Voor deze samenwerkingsorganisatie van vier gemeenten in Noord-Groningen zijn wij op zoek naar een ervaren directie assistent die snel kan schakelen en het leuk vindt de functie zelf deels in te richten. Deze organisatie staat aan de vooravond van een nieuwe organisatiestructuur. Hierdoor gaat de nieuwe directeur steeds meer de samenwerking met de gemeentes oppakken én is daarom op zoek naar een ervaren directie assistent die wel openstaat voor een uitdaging!In deze functie ondersteun je het bestuur, de directeur/secretaris en het managementteam door het voorbereiden, coördineren en regisseren van bestuurlijke besluitvorming en bijbehorende informatiestromen. Je zorgt ervoor dat besluitvormingsprocessen soepel, overzichtelijk en voorspelbaar verlopen en neemt daarbij uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit handen. Je fungeert als spil tussen bestuur, directie en de aangesloten gemeenten en bewaakt de voortgang en samenhang van informatie- en besluitvormingsprocessen. Met jouw proactieve, diplomatieke en bestuurlijk sensitieve werkwijze lever je niet alleen praktische ondersteuning, maar ook procesmatige en adviserende ondersteuning op tactisch niveau, waardoor de directie en het managementteam optimaal worden ontzorgd. Wat voor werkzaamheden je nog meer kunt verwachten?
- Jij zorgt voor de (complexe) secretariële en organisatorische ondersteuning: onder andere het beheren van bestuurlijke agenda's, het inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen, de sparringspartner zijn van het MT en bestuur, het opstellen van besluitlijsten en het coördineren van de stukkenstroom richting het bestuur, managementteam etc.
- Jij adviseert over procedures, fungeert als poortwachter van de secretaris/ directeur en/of het bestuur.
- Jij fungeert als primair aanspreekpunt voor bestuurders, externen en de directie.
- Jij zorgt onder andere ook voor de overige operationele facilitaire taken op kantoor.
- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een relevante opleiding in bestuurskunde, managementondersteuning of een vergelijkbare richting;
- Ruime ervaring binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving;
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden en aantoonbare kennis van bestuurlijke communicatie;
- Inzicht in besluitvormingsprocessen en informatiestromen binnen een gemeentelijke of gemeenschappelijke regeling (GR);
- Sterke competenties in organiseren, plannen, analyseren en procesmatig werken;
- Vaardig in het werken met MS Office, Teams, digitaal vergaderen en documentmanagementsystemen;
- Bij voorkeur basiskennis van informatieveiligheid, privacy (AVG) en de Archiefwet, en ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke gremia;
- Zeer goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, diplomatie en professionaliteit;
Deze samenwerkingsorganisatie in Scheemda is een dynamische en professionele organisatie die vier gemeenten in Noord-Groningen ondersteunt bij IT-vraagstukken en digitale besluitvorming. Als regisseur van digitale systemen voor publieke organisaties werken zij eigentijds, nuchter en transparant: doordacht en stabiel, met oog voor kwaliteit en samenwerking.
Je komt terecht in een betrokken en collegiale werkomgeving met circa 50 medewerkers, waar ruimte is om je te ontwikkelen, ideeën te delen en elkaar verder te helpen. Samenwerken is hier vanzelfsprekend en er liggen continu nieuwe vraagstukken en ontwikkelingen klaar om samen aan te pakken.
Ben jij nieuwsgierig geworden naar aanleiding van de vacature? Solliciteer direct of neem contact met ons op bij eventuele vragen! Wat bieden wij jou? Voor deze organisatie zoeken wij een ervaren directie assistent mét bestuurlijke sensitiviteit. Afgelopen januari startte een nieuwe directeur die de organisatie en de gemeenten intensief gaat aansturen, waarvoor een stevige directieassistente wordt gezocht die snel kan schakelen en bij voorkeur ervaring heeft binnen gemeenten of een complexe bestuurlijke omgeving. Op dit moment is er via Secretary Plus een interim assistant aan de slag om de boel draaiende te houden totdat er iemand is gevonden die voor vast in dienst wilt komen! Wat nog meer belangrijk is?- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een relevante opleiding in bestuurskunde, managementondersteuning of een vergelijkbare richting;
- Ruime ervaring binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving;
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden en aantoonbare kennis van bestuurlijke communicatie;
- Inzicht in besluitvormingsprocessen en informatiestromen binnen een gemeentelijke of gemeenschappelijke regeling (GR);
- Sterke competenties in organiseren, plannen, analyseren en procesmatig werken;
- Vaardig in het werken met MS Office, Teams, digitaal vergaderen en documentmanagementsystemen;
- Bij voorkeur basiskennis van informatieveiligheid, privacy (AVG) en de Archiefwet, en ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke gremia;
- Zeer goed ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, diplomatie en professionaliteit;
€3700 - €4800 monthly