Gesloten vacatures secretaris Utrecht

Standplaats: UTRECHT
Duur: 07-07-2025 - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 27-06-2025

Functie
De sr. secretaris fungeert als verbindende schakel tussen de epics en de verschillende bestuursorganen (VT, BT, OR, Strategieteam, Portfolioboard). De functie ondersteunt het managementteam (MT) bij strategische besluitvorming en de bewaking van governanceprocessen. De secretaris fungeert als klankbord voor MT-leden.

Kerntaken

•

• Adviseren en ondersteunen van het MT en de HR-manager bij strategische besluitvorming en governance.


• Rechterhand van de HR manager: gevraagd en ongevraagd ondersteuning en voorbereiding van afspraken in het kader van de P&C cyclus en externe overleggen ism de PA.


• Coördineren en bewaken van HR beleids- en besluitvormingsprocessen, inclusief agendering, procedurebewaking en follow-up.


• (ism epicowners/productowners/opstellers) Procesbegeleiding van de stukken voor de tafels, zodat deze zonder rework en zonder frustratie geagendeerd kunnen worden.


• Kennis van HR-onderwerpen om in de procesbegeleiding van stukken vanuit een helicopterview feedback te kunnen geven op de inhoud en samenhang irt de tafels.


• Opstellen van plannen en rapportages en redactie van stukken naar de tafels.


• Bewaken van de MT archivering (linking pin tussen Agile documenten / portfoliomanagement/Teamsstructuur/HR brondocumenten/governance vereisten/archiefwet).


• Bewaken van de compliance van de afdeling.


• Afdelingsoverstijgende samenwerking met betrekking tot beleidsvoorbereiding en/of borging.


• Coördineren van inhoudelijke actiepunten van manager HR en zorgen voor implementatie.


• Stakeholdermanagement met interne collega's en afdelingen productowners, epicowners en projectmedewerkers.




Kennis en vaardigheden

•

• Organisatiesensitiviteit


• Ervaring met Microsoft Office-programma's.


• Goede schrijfvaardigheid


• Sterke communicatieve vaardigheden


• Kennis/ervaring met governance en boardroomdynamics


• Interesse / affiniteit met Agile werken


• Inzicht in financiële processen en besluitvorming.


• Klantgerichtheid en samenwerkingsgericht.




Aanvullende informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De 'WKA' heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico's voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.


Functie-eisen:
Microsoft Office
Communicatief
HR
Ondersteunend

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.