Gesloten vacatures secretaris Utrecht

Ambtelijke secretaris OR / Adviseur medezeggenschap

• Contracttype: Bepaalde tijd met intentie
• Domein: Strategie & bestuur
• Locatie: Huis voor de provincie (Utrecht)

Ben jij een stevige adviseur die onze OR helpt om in belangrijke personele en organisatorische vraagstukken invloed uit te oefenen in het belang van de collega’s die werken bij de provincie Utrecht? Reageer dat direct.

De Ambtelijk secretaris / adviseur medezeggenschap voor de Ondernemingsraad is de professionele adviseur die ervoor zorgt dat de Ondernemingsraad van de Provincie Utrecht een hoogwaardige gesprekspartner is voor de provinciesecretaris in de rol van WOR bestuurder. Onze OR bestaat uit 15 collega’s die zich vrijwillig inzetten voor de vertegenwoordiging van medewerkers uit de organisatie.

De taken zijn hoofdzakelijk adviserend van aard en deels ondersteunend.

Advisering

• Het leveren van inhoudelijke/strategische adviezen aan de OR over onderwerpen waarin de OR een rol heeft. Deze adviezen hebben effect op de middellange termijn c.q. Lange termijn;
• het analyseren van relevante ontwikkelingen en documenten binnen de organisatie ten aanzien van onderwerpen die voor de OR van belang zijn;
• het informeren over de te volgen procedures en wettelijke regelingen bij medezeggenschapsaangelegenheden en het bewaken van de naleving hiervan;
• het opstellen van voorbereidende notities ten behoeve van de behandeling van medezeggenschapstrajecten of advies- of instemmingsvragen waarover de OR zich wil uitspreken;
• het adviseren en ondersteunen van het DB en de commissievoorzitters in de uitoefening van de diverse rollen;
• het inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en opstellen van concept instemmingen en adviezen;
• het adviseren over en organiseren van scholing van de (leden van de) OR;
• adviseren over communicatie met de achterban.

Ondersteuning

• Het bijdragen aan de totstandkoming van de langetermijnplanning van Ondernemingsraad en commissies door middel van het opstellen van een lange termijnagenda;
• het bewaken, aansturen c.q. Rapporteren over correspondentie, toezeggingen en termijnen van de besluitvorming;
• de aansturing van de secretarieel ondersteuner zodat ook dat aspect voor de OR op rolletjes loopt.

De ambtelijk secretaris / adviseur medezeggenschap voor de Ondernemingsraad legt verantwoording af ten aanzien van de afgesproken werkzaamheden aan het dagelijks bestuur van de OR. Het dagelijks bestuur zorgt voor de functionele aansturing. De ambtelijk secretaris overlegt met de voorzitter of secretaris van de OR over te verrichten en verrichte werkzaamheden. Het ambtelijk secretariaat maakt onderdeel uit van het team Bestuur en Directie ondersteuning en Advies (BDA) dat onderdeel is van het domein Strategie & Bestuur. De adviseur medezeggenschap is verantwoording verschuldigd aan de teamleider BDA over de kwaliteit en kwantiteit van de werkzaamheden.

Wat bieden wij?

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen – vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.

Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van één jaar voor 28 tot 32 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris tussen de € 3.791,58 en € 5.340,57 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur per week (schaalniveau 10).
• Een Individuele Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris dat je onder andere kan inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris.
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar.
• Een goede pensioenregeling bij het ABP.
• Als je bij ons fulltime werkt, heb je een werkweek van 36 uur en heb je recht op 18 vakantiedagen. Je mag ook meer uur werken, je bouwt dan extra compensatieverlof op. Zo kan je bij een fulltime dienstverband tot wel 25,5 extra vakantiedagen opbouwen! Bij een parttime dienstverband is dit naar rato. Kijk voor meer informatie over uren en verlof op onze arbeidsvoorwaardenpagina .

Wie zoeken wij?

Wij zijn op zoek naar een stevige inhoudelijk adviseur die strategisch advies kan geven aan de Ondernemingsraad, waarbij wordt ingezet op het continue verbeteren van de kwaliteit van het medezeggenschapsproces en aandacht voor het versterken van de relatie tussen de OR en bestuurder.

Verder heb je;

• HBO/WO werk- en denkniveau;
• brede kennis van en ervaring met wet- en regelgeving ten aanzien van medezeggenschap en personeelsbeleid (o.a. WOR, Arbo);
• vaardigheid in het tot stand brengen van en in het inhoudelijk toelichten van adviesproducten en –processen richting de OR;
• inzicht in het functioneren van het openbaar bestuur, de overheidsorganisatie (incl. De politieke afhankelijkheden) en de betreffende besluitvormingsprocessen;
• kennis en inzicht in de organisatiestructuur en organisatorische verhoudingen binnen de organisatie en binnen de overheid;
• vaardigheid in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen (inclusief de daarbij benodigde informatie) en signaleren en benoemen van de te voorziene problemen;
• vaardigheid in het opbouwen/onderhouden van netwerken;
• buiten de kaders kunnen denken en creatieve oplossingen kunnen vinden;
• goede kennis van de Nederlandse taal, woord en geschrift;
• ervaring in een soortgelijke rol in een grote organisatie, bij voorkeur bij de overheid.
• Adviesvaardigheden en omgevingsbewustzijn (waaronder bestuurs- en politieke sensitiviteit);
• plannen en organiseren, voortgangsbewaking en zelfontwikkeling;
• een zelfstandige, accurate, analytische, stressbestendige en onafhankelijke houding;
• sociale vaardigheden zoals klantgerichtheid, samenwerken, initiëren, tact, inlevend en probleemoplossend vermogen en je kan omgaan met tegengestelde belangen en vertrouwelijke informatie;
• respect en waardering voor de ander, gericht op een goede relatie met alle partijen waarmee de OR zijn werk doet.

Wie zijn wij?

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Domein Strategie en Bestuur

Domein Strategie en Bestuur zorgt er voor dat bestuur en directie kwalitatief, inhoudelijk, organisatorisch en strategisch gesteld staan om de doelen van de provincie te realiseren in nauwe samenwerking met onze partners. Alle bijdragen vanuit Strategie en Bestuur zijn gericht op het behoud en versterken van onze reputatie als een betrouwbare, toegankelijke en deskundige overheidspartner. De basis om deze partner te kunnen zijn is een zorgvuldig democratisch proces.

Als domein kennen we een aantal kerntaken:

• Uitvoering van interbestuurlijk toezicht.
• Advisering over bestuurlijke aangelegenheden en relatiebeheer bestuurlijke partners.
• Coördinatie op strategievorming, activiteiten Europa en Public Affairs.
• Corporate Communicatie.
• Strategische advisering en ondersteuning van het bestuur en directie.
• Leveren van expertise en ontwikkeling van opgave, programma-, project- en procesmanagement.

Team Bestuurs- en Directieondersteuning en advisering (BDA)

Team BDA is gepositioneerd bij het domein Strategie en Bestuur. Het team ondersteunt en adviseert het bestuur en de directie van de organisatie. Wij voeren kerntaken uit rond de besluitvormingsprocessen van Gedeputeerde Staten (GS), de directie en ondernemingsraad, adviseren de gedeputeerden, regelen het vervoer voor het bestuur, voeren de regie over het integriteitsbeleid en dragen zorg voor evenementen en organiseren jongerendebatten. Er zijn binnen het team een aantal clusters die zeer zelfstandig werken, zoals de bestuursadviseurs, het bestuurssecretariaat van GS, bureau integriteit, de directieondersteuning, de ondersteuning van de ondernemingsraad en de chauffeurs van GS. In totaal werken er aan dit zeer diverse takenpakket ruim 20 professionals.

Ben je geïnteresseerd?

Ben je geïnteresseerd? Reageer dan uiterlijk 10 april 2026. Wacht niet tot de sluitingsdatum met solliciteren. Als we enthousiast zijn gaan we graag eerder in gesprek!

We vinden het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om naar vermogen te werken. In het kader van de participatiewet nodigen we daarom juist ook kandidaten met een registratie in het doelgroepenregister van harte uit om naar deze functie te solliciteren.

Wij vragen van iedere nieuwe medewerker een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Integriteit komt terug in het sollicitatiegesprek.

Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

Of met de vacaturehouder Gemma Vink, teamleider Bestuur en Directie Ondersteuning via telefoonnummer: 06 40 97 08 58 of per mail: gemma.vink@provincie-utrecht.nl.

Of voor informatie over de sollicitatieprocedure neem contact op met Henny Willems, adviseur werving en selectie; 06 38 57 32 85 of via mail naarmatchpoint@provincie-utrecht.nl.

Automatisch passende vacatures ontvangen?

Schrijf je in voor onze job alert en wij houden je op de hoogte per email.

#J-18808-Ljbffr