Ben jij een organisatorisch sterke ondersteuner met gevoel voor verhoudingen en die onmiddellijk ziet wat er gedaan moet worden?
Voor de afdeling Algemene Zaken zoeken we een spin in het web die zowel secretariële werkzaamheden als andere administratieve taken van verschillende aard kan uitvoeren. We zoeken een collega die van nature scherp is, anticipeert op wat nodig is en moeiteloos schakelt met directeuren binnen een bestuurlijke omgeving. Je werkt direct voor de directie van Dienst Stadsbeheer. Dat maakt je werk dynamisch en uitdagend, want er gebeurt veel. Klinkt dit als jouw nieuwe baan? Lees dan verder en reageer!
Wat ga je doen?
Je ondersteunt één of meer directeuren in hun dagelijkse werk en zorgt dat hun dag soepel verloopt. Je bewaart het overzicht secuur, denkt snel en handelt hiernaar. Je beheert hun agenda en bereidt overleggen voor. Hiervoor verzorg je onder meer de uitnodigingen, reserveer je ruimten/faciliteiten, verzamel en verspreid je relevante stukken en coördineer je de dagelijkse gang van zaken. Een sterke taal- en schrijfvaardigheid vinden we heel belangrijk, omdat je je informatie (telefonisch en schriftelijk) verstrekt aan in- en externe relaties. Ook inkomende en uitgaande (papieren en digitale) stukken en post handel je af.
Verder heb je een belangrijke representatieve functie, want je onderhoudt interne én externe contacten die van belang zijn voor de Dienst, de directeuren en de bedrijfsonderdelen. Ten slotte houd je de directeuren scherp door te attenderen op belangrijke en soms spoedeisende zaken en je biedt waar nodig een luisterend oor. Jij begrijpt wat er moet gebeuren, vaak nog voordat het wordt gevraagd.
Wat vragen wij?
Je bent heel klantgericht en sociaalvaardig, assertief, integer en proactief. Je snapt de werkzaamheden van de directie en de consequenties die hun dagelijkse activiteiten meebrengen. Je bent een enthousiaste en dienstverlenende collega. Je bent bestuurlijk sensitief en begrijpt hoe je tactvol en professioneel schakelt met directeuren, wethouders en externe partijen. In de waan van de dag houd jij je staande, want je bent bestand tegen stress. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en werkt discreet. Je gaat nauwkeurig te werk, kan prioriteren als geen ander en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
Werken in teamverband past goed bij jou, maar je werkt ook gemakkelijk zelfstandig. Uiteraard zijn jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden uitstekend. Tenslotte beschik je over een goed organisatievermogen.
Daarnaast herken je jezelf in de volgende punten:
- minimaal 5 jaar aan relevante, aantoonbare secretariële ervaring;
- minimaal een afgeronde mbo-opleiding binnen het vakgebied;
- een grondige gebruikerskennis van de diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
Wat bieden wij?
Een veelzijdige en leuke baan in het hart van het fysieke domein in een gezellig en hardwerkend team waar een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en inlevingsvermogen. Alles in een prettige werksfeer en een fijne samenwerking. Er is ruimte is voor jouw ervaring en goede ideeën, graag zelfs! En er zijn mogelijkheden om je te ontwikkelen en door te groeien, binnen de afdeling of elders binnen de organisatie.
Ook kun je rekenen op:
- een minimaal 28-urige tot 36-urige werkweek verdeeld over minimaal vier werkdagen, waarbij fysieke aanwezigheid tijden de werkuren zoveel mogelijk gewenst is.
- een salaris van minimaal €2.754,- en maximaal €3.908,- bruto per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek.
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
Wie zijn wij?
Dienst Stadsbeheer (DSB) is verantwoordelijk voor het uiterlijk van de stad, zorgt voor de duurzame verbetering van de buiten ruimte en draagt bij aan een leefbare en veilige omgeving. We formuleren beleid en regels, beheren en onderhouden de buitenruimte, richten de buitenruimte in en handhaven. Zo stimuleren wij de overgang naar duurzame energie, houden de straten en stranden schoon, laten het verkeer soepel doorstromen, zorgen voor het vele groen in Den Haag, en letten op de kwaliteit van water, bodem en riool.
Je komt te werken in het team Directie Ondersteuning van het bedrijfsonderdeel Algemene Zaken. Algemene Zaken ondersteunt de directie en andere bedrijfsonderdelen binnen DSB bij de uitvoering van hun taken. De afdeling bestaat uit circa 25 collega's. Op deze afdeling houden collega's zich bezig met ondersteuning van de directie op diverse fronten, zijn collega's expert op het gebied van Leren & Ontwikkelen, eventplanning, STiP, klachtbehandeling, OR, coördinatie huisvesting en wagenparkbeheer. Wij zijn hands on, dynamisch en een gezellige afdeling waar meerdere keren per jaar een uitje of teambuildingdag wordt georganiseerd.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
- Wacht niet met solliciteren, wanneer we een geschikte kandidaat hebben gevonden sluit de vacature.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.