Administratieve vacatures Leiden

Wil jij ervoor zorgen dat collega's beschikken over de juiste IT-middelen om hun werk goed te kunnen doen? Bij de KB, de nationale bibliotheek van Nederland, zoeken we binnen de afdeling IT Servicemanagement (ITSM) een parttime IT Besteller. In deze zelfstandige rol zorg je ervoor dat bestellingen van werkplekapparatuur, softwarelicenties en infrastructuurdiensten soepel verlopen: van aanvraag en offerte tot levering, registratie en factuurafhandeling.

Je bent de verbindende schakel tussen interne aanvragers, leveranciers, inkoop en IT. Dankzij jouw nauwkeurige werkwijze, proactieve opvolging en sterke relatiebeheer weten collega's precies waar ze aan toe zijn en ontvangen zij tijdig de producten en diensten die zij nodig hebben.

Over de functie
Binnen de afdeling IT Servicemanagement (ITSM) ben jij, onder andere voor de domeinen werkplek en infra, verantwoordelijk voor het operationele inkoopproces van IT-producten en -diensten. Je verwerkt aanvragen, vraagt offertes op, bewaakt goedkeuringen en zorgt ervoor dat bestellingen correct worden geregistreerd in AFAS en Topdesk. Daarnaast beheer je contractgegevens en ondersteun je bij licentiebeheer en de contractadministratie.

Je houdt overzicht over lopende aanvragen en verlengingen en laat niet los totdat een bestelling volledig is geleverd, verwerkt en bevestigd door de interne klant. Daarbij werk je nauw samen met leveranciers, contractmanagement, de inkoopafdeling, servicemanagers, domeineigenaren en product owners.

Wat ga je doen?
Als IT Besteller zorg je ervoor dat het volledige bestelproces voor IT-producten en -diensten efficiënt en zorgvuldig verloopt. Je bent eigenaar van het proces en bewaakt de voortgang van aanvraag tot tevreden interne klant.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verwerken en beheren van bestellingen en verlengingen voor hardware, softwarelicenties, werkplekmiddelen en infrastructuurdiensten.
• Opvragen, beoordelen en administratief verwerken van offertes.
• Registreren en beheren van contracten, bestellingen en facturen in AFAS.
• Verwerken en opvolgen van aanvragen en wijzigingen via Topdesk.
• Bewaken van leveringen en actief opvolgen van openstaande acties bij leveranciers en interne stakeholders.
• Ondersteunen bij licentiebeheer en contractbeheer volgens de CATS CM-methodiek.
• Controleren van facturen en afstemmen met financiën en leveranciers.
• Signaleren van afwijkingen in leveringen, contracten of facturatie en zorgen voor passende opvolging.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en het verder documenteren en borgen van werkwijzen.
• Aanleveren van managementinformatie over bestellingen, ontvangsten en contractafspraken.
• Ondersteuning van het servicemanagementteam.

Maak jij het mogelijk?
Deze functie vraagt om eigenaarschap, nauwkeurigheid en doorzettingsvermogen. Je werkt zelfstandig, bent communicatief sterk en houdt overzicht in een omgeving waar veel verschillende aanvragen en stakeholders samenkomen. Je vindt het leuk om zaken geregeld te krijgen en voelt je verantwoordelijk voor een correcte afhandeling.

Wat je meebrengt:

• Mbo+- of hbo-werk- en -denkniveau.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een inkoop-, contractbeheer- of administratieve functie binnen een IT-omgeving.
• Aantoonbare ervaring met AFAS of een vergelijkbaar ERP-systeem.
• Ervaring met Topdesk of een vergelijkbaar servicemanagementsysteem.
• Ervaring met operationele inkoopprocessen.
• Affiniteit met IT-producten en -diensten, zoals hardware, softwarelicenties en infrastructuur.
• Kennis van contractbeheer en/of bereidheid om te werken volgens de CATS CM-methodiek.
• Ervaring binnen een publieke, onderwijs- of non-profitorganisatie is een pre.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (minimaal C1-niveau).
• Vaardigheid in Microsoft Excel, PowerPoint en zakelijke correspondentie.

Daarnaast ben je iemand die eigenaarschap neemt en verantwoordelijkheid voelt voor het volledige proces. Je laat dossiers niet los totdat alles correct is afgehandeld en de interne klant tevreden is. In een dynamische omgeving weet je het overzicht te bewaren, ook wanneer meerdere aanvragen, leveranciers en deadlines tegelijk aandacht vragen. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, signaleert tijdig wanneer actie nodig is en wacht niet af. Dankzij je proactieve houding zorg je ervoor dat processen blijven doorlopen en knelpunten snel worden opgelost. Daarbij communiceer je gemakkelijk met zowel collega's als leveranciers en weet je duurzame werkrelaties op te bouwen die bijdragen aan een prettige en effectieve samenwerking.

Over de KB en het team
De KB is de nationale bibliotheek van Nederland. Samen met onze netwerkpartners zorgen we ervoor dat iedereen toegang heeft tot kennis, informatie en cultuur.

Je komt als IT Besteller te werken in de (formele) rol van servicemanager binnen de afdeling IT Servicemanagement (ITSM), onder leiding van het afdelingshoofd. Binnen het team werk je nauw samen met de service- en IT-procesmanagers en binnen de rest van de KB met domeineigenaren, product owners, financiën, contractmanagement en de centrale inkoopafdeling.

De rol kent veel zelfstandigheid. Je collega's zijn tegelijkertijd belangrijke stakeholders en opdrachtgevers. Daarom is het belangrijk dat je goed kunt schakelen tussen verschillende belangen en zelfstandig prioriteiten kunt stellen.

De komende jaren werkt de KB aan verdere professionalisering van haar IT-organisatie. Daardoor krijg je de kans om actief mee te bouwen aan processen, werkwijzen en dienstverlening.

Waar kun jij op rekenen?
Als je kiest voor de KB, dan kies je voor een maatschappelijk relevante organisatie waar jouw werk direct zichtbaar is in de dagelijkse dienstverlening.

Je kunt rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.458,- en € 4.634,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8).
• Een dienstverband voor 1 jaar met uitzicht op verlenging.
• Een goede werk- en privébalans met 42 verlofdagen (op basis van fulltime).
• 100% vergoeding van OV-reiskosten.
• Pensioenopbouw via pensioenfonds ABP (KB betaalt 70% van de premie).
• Een dertiende maand (8,33%).

Deze arbeidsvoorwaarden gelden voor een fulltime dienstverband van 40 uur per week. Voor deze vacature is een dienstverband van 24 uur per week aan de orde. Lees op

www.kb.nl/organisatie/vacatures-en-stages/uitstekende-arbeidsvoorwaarden

meer over onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Hoe solliciteer ik?
Wil jij bijdragen aan deze ontwikkeling? Stuur dan je cv en motivatie in via

het sollicitatieformulier

op de website. Heb je vragen over de functie? Neem contact op met Nena Lukic via

-

.

• De vacature staat open tot en met 1 juli 2026. Na een eerste selectie nodigen we passende kandidaten uit voor een online kennismakingsgesprek. Deze gesprekken vinden plaats op 2, 6 en 7 juli 2026. De eerste selectiegesprekken op locatie staan gepland in week 29. Vervolggesprekken plannen we in week 30.
• Tijdens de selectieprocedure bewaren we je gegevens. Uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen we deze op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Lees op

  www.kb.nl/privacy-avg/privacyverklaring-sollicitanten

  meer over onze privacyverklaring sollicitanten.