Vacatures secretaresse Hilversum

Wat ga je doen?

Als secretaresse bij de afdeling oogheelkunde heb je een afwisselende functie. Samen met de managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de oogartsen en artsen in opleiding bij vragen over administratieve, secretariële en organisatorische zaken. Je werkt nauw samen met de managementassistent en ondersteunt haar waar nodig. Tijdens afwezigheid nemen jullie elkaars werkzaamheden waar, zodat er continuïteit is in de dagelijkse gang van zaken. Welke taken tot jouw vaste takenpakket gaan behoren, bepalen we in onderling overleg en dat hangt mede af van de kwaliteiten die je meebrengt.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Administratieve verwerking van bestellingen.
• Opleidingsregistratie van de aios en de bijbehorende administratie.
• HR-mutaties, ziek- en betermeldingen.
• Ondersteunen van de opleiders.
• Overige algemene secretariële werkzaamheden.

Wat neem je mee?

Je bent toegankelijk, collegiaal en communicatief sterk. Als teamspeler kun je goed samenwerken, maar je weet ook zelfstandig je taken op te pakken. Je werkt proactief en flexibel en vindt het prettig om de mensen voor wie je werkt te ontzorgen. Dit geeft je werkplezier en energie. Daarnaast ben je een organisatietalent en werk je altijd stipt en nauwkeurig.

• Diploma van een secretariële opleiding op mbo-niveau, aangevuld met werkervaring op het gebied van secretariële en organisatorische managementondersteuning in een complexe organisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
• Je kunt prima overweg met alle MS Office-pakketten en het werken in een digitale omgeving (Teams).
• Je bent in staat om onder hoge tijdsdruk te werken en houdt van reuring en een beetje stress op zijn tijd.
• Je bent bereid om al je uren op kantoor te werken. De indeling van de 16 uur is flexibel en kan in goed overleg met de afdeling worden afgesproken.

Daarnaast zorg je als secretaresse voor structuur, accuratesse en overzicht in je werk. Je zoekt alles tot op de bodem uit met je can do- mentaliteit. Je weet op de juiste manier om te gaan met vertrouwelijke informatie en kunt de juiste prioriteiten stellen. Jouw enthousiasme vertaalt zich in een dienstverlenende en servicegerichte houding.