Vacatures office manager Hilversum

Opdracht

Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Dan is deze gecombineerde functie van secretaris én officemanager binnen het Trambedrijf iets voor jou.

Je ondersteunt zowel de teamleider (HR-verantwoordelijk) als de Strategisch Inhoudelijk Manager (SIM) binnen het Trambedrijf. Je vervult een centrale rol in de dagelijkse organisatie en bent een onmisbare schakel tussen inhoud, proces en bedrijfsvoering.

Wat ga je doen?

• Spin in het web: Je bent de spin in het web, vraagbaak, verbinder en organisator binnen het Trambedrijf;
• Radar voor het management: Je fungeert als radar voor het management, denkt mee en signaleert ontwikkelingen en gebeurtenissen en risico's die relevant zijn voor de organisatie;
• Voorbereiden en afhandelen: Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig voorbereiden en afhandelen van o.a. De management overleggen; de Management Tafel Tram en het Kernteam Trambedrijf en neemt actief deel aan deze overleggen. In de voorbereiding afstemming met diverse collega's in de organisatie met als doel een goede besluitvorming en bespreking te organiseren;
• Verslaglegging: Je verzorgt de verslaglegging, de archivering en bewaakt de acties;
• Organiseren van bijeenkomsten: Je organiseert en bereidt overige bijeenkomsten voor: BBOT sessies, introductie nieuwe medewerkers en teambijeenkomsten en voert diverse office management taken uit;
• Agenda en notuleren: Je stelt de agenda van diverse overleggen op en notuleert deze en werkt de besprekingen uit.

Verder ben je;

• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig en alert;
• Communicatief vaardig en in staat om ingewikkelde zaken bondig te verwoorden;
• Je kunt goed plannen en organiseren en hebt een goed gevoel voor tijd en oog voor detail;
• Accuraat en bezit je goede schriftelijke vaardigheden;
• In staat om op tijd te signaleren en vooruit te denken;
• Je hebt een professionele houding met oog voor de politieke context van het Trambedrijf;
• En in het bezit van een uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift.

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris;

Functiewensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen de overheid;
• Aantoonbare werkervaring als office manager;
• Kandidaat is beschikbaar op de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag, waarvan de dinsdag de vaste dag op de tramremise;;
• Aantoonbare werkervaring met MS Office.;