Management vacatures Arnhem

Als event coördinator bij het NIPV zorg jij ervoor dat kennis tot leven komt tijdens sterke en professioneel georganiseerde kennisevents. Je bent van begin tot eind betrokken en houdt moeiteloos overzicht over planning, inhoud en uitvoering. Samen met collega’s, opdrachtgevers en leveranciers maak jij van elk event een soepel en prettig georganiseerde bijeenkomst. Geen dag is hetzelfde en jouw inzet zorgt ervoor dat deelnemers met nieuwe inzichten en energie naar huis gaan.

Bij het NIPV organiseren wij graag onvergetelijke events. Deze staan in het teken van kennisoverdracht met een onafhankelijk karakter en zijn altijd van een kwalitatief hoog niveau. Totaal organiseren wij gemiddeld ruim 80 events per jaar. De NIPV-locatie in Arnhem is geschikt voor events tot 220 personen inclusief 12 subzalen. Ook organiseren we regelmatig events buiten de deur. De meeste events vinden plaats op maandag t/m vrijdag, een enkele in het weekend. Als eventcoördinator weet je wat er nodig is voor de organisatie van een vlekkeloos event. Je bent proactief, denkt altijd meerdere stappen vooruit en werkt in nauwe samenwerking met het team events, communicatieadviseurs en opdrachtgevers. Het eventteam bestaat uit 5 personen en maakt deel uit van het communicatieteam.

Jouw werkzaamheden als event coördinator bestaan onder andere uit:

• Coördineren van de geprogrammeerde evenementen: fysiek, hybride en online.
• Overtuigend adviseren en afstemmen met opdrachtgever over de wijze van uitvoering.
• Contacten initiëren en onderhouden met opdrachtgevers, leveranciers en sponsoren.
• Bewaken van inkoop, voortgang en uitvoering volgens afspraken en begroting.
• Samenwerken met communicatiecollega’s over communicatietraject van het event. Van aankondiging tot evaluatie.
• Aanwezig zijn op de evenementen; hosting, ontvangst, vraagbaak en regelaar.
• Diverse middelgrote en grote events zelfstandig uitvoeren.

Elke dag zetten we ons in voor de publieke veiligheid. We ontwikkelen passende en professionele antwoorden op actuele veiligheidsvraagstukken die ontstaan door bijvoorbeeld geopolitieke spanningen, de energietransitie en klimaatverandering. Op deze en andere thema’s verbinden en versterken we de professionals in het veiligheidsdomein via onderzoek, onderwijs, informatie en brede ondersteuning. Daarnaast hebben we een unieke positie als het gaat om de ontwikkeling en het beheer van crisismanagementsystemen en het coördineren en faciliteren van de landelijke brandweerspecialismen.

Een veilige samenleving maken we samen. Crises worden steeds complexer en vragen om actuele kennis en sterke professionals. Bij het NIPV brengen we onderzoek en praktijk bij elkaar met goed georganiseerde kennisevents. De team Kennisevents, een team van vijf collega’s binnen Beleid en Communicatie, speelt hierin een sleutelrol. Wij organiseren jaarlijks zo’n 80 events, van kleinschalige sessies tot grote bijeenkomsten door het hele land. Samen met het communicatieteam zorgen we ervoor dat kennis niet alleen wordt gedeeld, maar ook blijft hangen.

Binnen het NIPV vinden wij het belangrijk dat alle medewerkers communicatief vaardig, klantgericht, gedreven en betrokken zijn. Voor de functie van eventcoördinator zijn naast deze competenties ook pro‑activiteit, flexibiliteit in taken en werktijden, sterke samenwerkingsvaardigheden, stressbestendigheid en het vermogen om meerdere projecten tegelijkertijd naast elkaar te draaien van groot belang. Je werkt secuur en hebt een scherp oog voor details.

Verder beschik je over:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in de eventbranche.
• HBO werk en denkniveau.
• Ervaring met het organiseren van grotere en kleinere events.
• Ervaring met externe locaties, waar je alleen en/of in teamverband complexe events neer hebt gezet.
• Een rijbewijs en een auto.
• Affiniteit met het veiligheidsdomein (pré).
• Een flexibele houding met betrekking tot je beschikbaarheid, met name op de woensdag en vrijdag. Overige werktijden zijn in overleg.

• Een uitdagende functie voor minimaal 24 en maximaal 24 uur per week binnen een stimulerende, collegialeenondernemende omgeving.
• Dit werk doe je voor de duur van één jaar.
• Je salaris pastbinnende CAO Rijk. Je functie valt in schaal 8 (min. € 3.246,16 - max. €4.340,57 - bruto per maand o.b.v. 36 uur). Het salaris wordt bepaald op basis van ervaring en competenties.
• Daarnaast ontvang je een flexibel in te zetten individueel keuzebudget (IKB) van 16,5% van je jaarsalaris.
• Bij een fulltime dienstverband ontvang je 144 uur wettelijk verlof aangevuld met 64 uur IKB-verlof.
• Ruime vergoeding woon-werkverkeer à € 0,23 per kilometer en kom je met het openbaar vervoer dan wordt dit voor 100% vergoed.
• Je ontvangt een thuiswerkvergoeding van € 2,45 per dag.

• Dan volgt een sollicitatiegesprek met een selectieteam (en eventueel aansluitend met de adviescommissie) op 9 juni tussen 9 en 13 uur.
• Bij het tweede gesprek sluit een HR‑collega aan om de arbeidsvoorwaarden te bespreken.
• Zet jij je handtekening daarna onder het voorstel? Dan heten we je van harte welkom bij NIPV.

Heb je nog vragen over de vacature? Deborah van Eijck, Projectleider Kennisevents, helpt je graag verder. Je kunt haar bereiken via deborah.vaneijck@nipv.nl en/of via tel. Nr. 06-53647729.

Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure dan kun je contact opnemen met Nils Jepsen, vianils.jepsen@nipv.nl of +31641821638.