Graag motivatiebrief toevoegen m.b.t de eisen
Opdrachtomschrijving
De adjunct griffier is binnen de griffie breed inzetbaar en moet daartoe soepel kunnen schakelen tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau, zowel qua ondersteuning als advisering. Het accent van de functie ligt evenwel op advisering en ondersteuning van de (overige door de raad ingestelde) commissie(s) en bij afwezigheid van de griffier of op haar verzoek ook van de raad, zowel op tactisch als strategisch niveau.
Ook behoort het begeleiden van projecten en het managen van processen over specifieke portefeuilles van de raad en de griffie(r) en het beheer en onderhoud van voor de raad relevante netwerken en relaties tot zijn taak. Hiertoe behoort ook het schakelen met de griffies van Lisse en Teylingen over de gezamenlijke auditklankbordgroep. Daarnaast is de adjunct griffier een belangrijke sparringpartner voor de griffier. De adjunct griffier legt voor de uitvoering van deze taken verantwoording af aan de griffier.
Samengevat bevat de functie de volgende taken:
Procedurele ondersteuning (operationeel, tactisch):
Verlenen van advies en bijstand aan de (voorzitter van de raadscommissie(s) en de overige door de raad ingestelde commissies;
Opstellen besluitenlijsten van de commissie(s);
Verlenen van advies en bijstand aan de raadsleden over de inzet van raadsinstrumenten en de begeleiding bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, agenderingsvoorstellen, moties, amendementen en raadsvragen op verzoek van de griffier;
Raads- en commissieleden ondersteunen bij het achterhalen van relevante informatie.
Combinatiefunctie HR21.
Aanspreekpunt voor inwoners en organisaties in Hillegom en klankbord van de voorzitter(s), de leden van de raadscommissie(s), de auditcommissie, de raad, de collega’s van de werkorganisatie HLT samen;
Inhoudelijke ondersteuning en procesmanagement (tactisch, strategisch):
Managen van processen, projecten en het beheren en onderhouden van relaties en netwerken van de raad en de griffie;
Advisering over bevoegdheden van de raad, gewijzigde wet- en regelgeving en de vertaling daarvan naar raadsnotities, raadsbesluiten en raadsprocedures;
Advisering over en ondersteuning van de kindergemeenteraad en werkbezoeken;
Advisering in diverse overleggen over de rol van de raadscommissie en de raad aangaande specifieke beleidsdossiers;
Secretaris van de auditcommissie
Advisering over de P&C cyclus
Advisering in diverse overleggen van de auditcommissie over de haar rol van werkgroepen / overleggen HLTsamen-breed;
Functie-eisen:
Grote gevoeligheid voor politiek-bestuurlijke verhoudingen,
Uitstekende communicatieve en schrijfvaardigheden en organisatorische kwaliteiten.
teamgericht en bereid ook in de avonduren te werken.
Kunnen omgaan krachtenveld van politiek, bestuur en ambtelijke organisatie.
Gemakkelijk kunnen schakelen in de communicatie met mensen in verschillende rollen en posities en van verschillende denkniveaus.
In contacten met inwoners is de communicatie duidelijk, open en toegankelijk.
Werk- en denkniveau is tenminste HBO
Affiniteit en ervaring met besluitvorming binnen het lokale bestuur en oog voor een zorgvuldig verloop van besluitvormingsprocessen
Omgaan met ICT-systemen