Gesloten administratieve en secretariële vacatures Zoetermeer

JS Consultancy is voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) op zoek naar een Programma Management Secretaris.
Binnen het SSC werken we aan de doorontwikkeling van onze organisatie en dienstverlening. Om die beweging verder te brengen, is het werk onderverdeeld in drie pijlers: Klant, Medewerker en Op orde. Elke pijler kent meerdere projecten die bijdragen aan de doelstellingen van het SSC en de domeinen die daaronder vallen, het Facilitair Bedrijf (FB), Financieel Diensten Centrum (FDC), Human Resource Management (HRM), Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC), Ontwikkeling en Support (O&S) en Strategie en Bedrijfsvoering (S&B)
Voor de ondersteuning van elk van deze pijlers zoeken we een Programma Management Secretaris. In deze rol werk je nauw samen met de stuurgroep (bestaande uit leden van het MT SSC) en de betrokken medewerkers. Je helpt bij de structurering, planning en voortgangsbewaking van de verschillende projecten binnen de pijler. Je zorgt voor heldere rapportages, agendavoering en het vastleggen van besluiten. Je bent de spil in de communicatie tussen de betrokken teams en zorgt ervoor dat de samenwerking soepel verloopt. Samen met de andere secretarissen draag je de verantwoording voor het SSC brede plan van aanpak, bewaking voortgang en onderlinge afhankelijkheden en rapportages.

De inhoud van de pijlers kort samengevat:
• Pijler Klantgericht – Het SSC is een stabiele, betrouwbare adaptieve dienstverlener
• Pijler Medewerker – Het SSC is een aantrekkelijk werkgever
• Pijler Op orde – Governance en bedrijfsvoering: Het SSC is binnen op orde om buiten betrouwbaar te
zijn; heldere en navolgbare inzet en resultaten

Wat ga je doen?
• Adviseren en ondersteunen van de stuurgroep en projectleiders in de uitvoering van de pijler
• Voorbereiden en notuleren van overleggen, inclusief bewaken van actiepunten
• In samenwerking met communicatie zorgen voor actieve communicatie en betrokkenheid van medewerkers binnen het SSC
• Plannen en coördineren van activiteiten binnen de verschillende projecten
• Opstellen van voortgangsrapportages en bewaken van deadlines
• Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over oplossingen
• Zorgen voor een goede informatievoorziening richting betrokkenen
• Bijdragen aan een goede samenwerking tussen de subteams binnen de pijler
• Afstemmen en waar nodig bijsturen in de samenwerking tussen de pijlers
• Adviseren over en voorbereiden van rapportage aan de medezeggenschap
• ‘Train het SSC’: wij willen van jou leren op het gebied van projectleiderschap, de omgeving betrekken,
formats, etc.