Utrecht heeft jou nodig! Is het bieden van ondersteuning jouw expertise en lijkt het je leuk om in een enthousiast
en gezellig team te werken? Ben je secuur, kun je snel schakelen en leg je graag verbindingen tussen meerdere
partijen? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je bij de gemeente Utrecht! Lees gauw verder en solliciteer
direct op deze rol van managementassistent bij PMB!
- tijdelijke opdracht
- werken bij de gemeente Utrecht
- Randstad kijkt mee naar vervolgopdracht
- ondersteunende werkzaamheden, dynamische afdeling
- salaris naar ervaring
- fulltime
Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent.
Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, is het uiteraard belangrijk dat een proactieve houding meebrengt en
daarmee slimme verbeteringen voorstelt, zodat we blijven meebewegen met toekomstige ontwikkelingen. Je
brengt een flexibele houding mee in de breedste zin van het woord, waardoor je snel kunt schakelen tussen de
verschillende taken. Wanneer het druk wordt, blijf je georganiseerd werken en houd je het hoofd koel.
Samenwerken staat in deze rol centraal en daarom vinden we het belangrijk dat je ons voorbeelden kunt laten
zien van hoe jij samenwerkt in een team. Een goede dosis humor vinden wij belangrijk!
Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv terug te lezen:
- minimaal MBO werk- en denkniveau;
- ervaring als management assistent (of vergelijkbare functie);
- ervaring met de MS-office pakketten.
Als managementassistent binnen PMB ben je het visitekaartje van de afdeling en vorm je de verbinding tussen
directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Jij bent de collegiale duizendpoot en een
expert op het gebied van ondersteuning. Jouw werkzaamheden zijn zeer divers en kunnen soms op ad hoc basis
gevraagd worden. We beloven je alvast dat geen dag hetzelfde is bij PMB!
Een dag bij het secretariaat van PMB kan bestaan uit de volgende werkzaamheden:
- proactief de agenda van een of meerdere managers beheren;
- adequaat zorgen voor opvolging van gemaakte afspraken;
- bijeenkomsten organiseren en vergaderzalen met bijbehorende faciliteiten reserveren;
- verzoeken in de secretariaatsmailbox beheren en zelfstandig afhandelen;
- samen met collega’s zorgen voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werkgemakkelijk overgenomen kan worden;
- zorgen dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in iBabs komen te staan en dat deOutlookagenda en iBabs perfect op elkaar aansluiten;
- uitvoeren van administratieve zaken, zoals o.a. het aanmaken van een bestelling en hulp bieden bijfinanciën;
- ondersteunende HRM taken uitvoert, zoals ondersteuning bieden bij sollicitatieprocedures, als hetplannen en versturen van uitnodigingen via het recruitmentsysteem Ubeeo.
De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen
betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het secretariaat van het organisatieonderdeel PMB, wat
inclusief jou uit 6 collega’s bestaat. Je komt terecht in een enthousiaste en gezellige groep met leuke collega's
die samen het hart van PMB vormen. Binnen het team heerst er een fijne sfeer waar betrokkenheid, flexibiliteit,
collegialiteit en plezier erg belangrijk zijn.
Ben je enthousiast over de opdracht? Solliciteer dan nu met een cv en motivatiebrief.
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.