1. Draagt zorg voor een tijdige en correcte uitvoering van de documentaire informatievoorziening, door:
- het signaleren van klantvragen en knelpunten in de documentaire informatiebehoefte en het doen van voorstellen deze op te lossen;
- het effectief toepassen van de (specifieke) informatiesystemen, methoden en werkinstructies;
- het genereren en aandragen van gegevens ten behoeve van tussentijdse rapportages.
- het beheren en uitvoeren van een verantwoorde efficiënte en effectieve rappellering.
2. Voert archiefwerkzaamheden uit ten behoeve van het beheer van documenten die behoren tot het dynamisch of semi-statisch archief, door:
- het uitvoeren van de taken behorende bij het Vervangingsbesluit MIVD;
- het vormen, herordenen, schonen en completeren van dossiers;
- het uitvoeren van een pro-actief selectiebeleid in de dynamische registratie- en archiveringsfase op basis van vastgestelde basisselectiedocumenten;
- het afstemmen van de dossiervorming van het papieren archief met die van het archief van de digitale documenten en gegevensbestanden en het houden van toezicht hierop;
- het toegankelijk maken van het archief door het ontsluiten van de archiefbescheiden en het aangeven van hoofd- en neveningangen middels een dossierinventaris;
- het uitlenen van archiefbescheiden (incl. Uitleenadministratie);
- het treffen van waarborgen voor de authenticiteit en integriteit van bestanden en documenten;
- het schonen en na-documenteren van alle dossiers, zowel fysiek als digitaal en het klaarmaken van de afgehandelde dossiers voor archivering en vernietiging conform de Archiefwet;
- het overbrengen van archiefbescheiden uit het dynamische c.q. Semi-statisch archief naar het semi-statisch respectievelijk statisch archief;
- het selecteren van archiefdossiers in een te bewaren en te vernietigen deel d.m.v. Het koppelen van het werkproces aan de te bewerken dossiers en documenten aan de hand van de Generieke Selectielijst MIVD (GS-MIVD);
- het verantwoorden van de te vernietigen dossiers in een verklaring, tevens proces-verbaal van vernietiging en;
- het op vernietigingsjaar ordenen van archiefdossiers die op termijn vernietigbaar zijn en deze met magazijnlijst aan de archivaris van de MIVD overdragen.
Kennis/Opleidingseisen:
a) Kennis van:
- vigerende (wettelijke) regelgeving, o.m. Wiv, Wvo, Archiefwet, Awb, Beleidsregels MinDef, aanwijzingen SG en onderdelen van het Defensie Beveiligingsbeleid;
- de opbouw en werkwijze van het Ministerie van Defensie, de MIVD en de AIVD en de ketenpartners.
b) Inzicht in:
- beleid en regelgeving inzake documentaire informatievoorziening binnen Defensie en.
c) Vaardigheid in:
- het werken met geautomatiseerde bestanden en gegevensverwerking;
- voortgang kunnen bewaken.
Vereist:
- MBO opleiding of gelijkwaardig werk- en denkniveau;
- goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- ervaring binnen Defensie;
- ruime ervaring met archiefbeheer en documentaire informatievoorziening.
Competenties:
- flexibiliteit
- samenwerken
- stressbestendigheid
- communiceren
- klantgerichtheid
- plannen en organiseren
- initiatief
Salarisniveau
schaal 7Minimum salaris:
€2.900 bruto per maandMaximum salaris:
€4.000 bruto per maandContractduur
Betreft een tijdelijke stoel tot 01-01-2027Aantal uren per week
38Plaats
Zoetermeer, Zuid-HollandOverige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%. Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.
De organisatie Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD)Het ministerie van Defensie is een operationele en uitvoerende organisatie. Hoofddoel is het gereed stellen en beschikbaar houden van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel in nationaal als internationaal verband.
De Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) is onderdeel van het ministerie van Defensie. De dienst ondersteunt bij het gereedstellen van de eenheden en bij militaire missies en vredesoperaties. Hiervoor verwerven we wereldwijd inlichtingen en veiligheidsinformatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De MIVD speelt zo een cruciale rol bij de besluitvorming door de militaire leiding en de politieke top.
Werk je bij de MIVD, dan doe je werk dat er echt toe doet. Je draagt bij aan het beschermen van de Nederlandse belangen en de nationale veiligheid. Bovendien werk je in een zeer dynamische omgeving. We doen er alles aan om te zorgen dat je op jouw vakgebied up-to-date blijft, bijvoorbeeld door middel van opleidingen en kennisuitwisseling met onze partnerdiensten.
Omdat je bij de inlichtingen- en veiligheidsdienst werkt en met gevoelige informatie te maken krijgt, kun je de inhoud van je werk niet met je vrienden en familie bespreken. Maar wel met je collega's. Daarom bouw je een bijzondere band op met hen. Er heerst een sterke onderlinge verbondenheid die er mede voor zorgt dat de meeste mensen lang bij de organisatie blijven werken. En allemaal werken we aan hetzelfde doel: de fysieke en digitale veiligheid van 17 miljoen Nederlanders.
Binnen de MIVD zijn er diverse (contra-)inlichtingenteams waarin je nauw samenwerkt met analisten, bewerkers en collega's van verwerving. Er zijn teams die gespecialiseerd zijn in een land of regio, maar er zijn ook teams die zich bezighouden met thema's als terrorisme of cyber. In welk team jij aan de slag gaat, is afhankelijk van jouw kennis en kwaliteiten. Samen bespreken we dus wat het beste bij je past. Dat betekent niet dat je altijd in het zelfde team blijft werken; het is goed mogelijk dat je af en toe wisselt van team.
BijzonderhedenWees terughoudend met het bekendmaken dat u voor de MIVD wilt werken. Dit levert mogelijk risico's voor u op.
Een veiligheidsonderzoek is onderdeel van de sollicitatieprocedure.
Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook aan je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden bepaalde eisen gesteld.
De vacature wordt zowel intern als extern defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten
De functie leent zich niet voor thuiswerken i.v.m. Het gerubriceerde karakter van de informatieverwerking.
Contact
- Dedicated HR
- info.sollicitatie@mindef.nl
- Dedicated HR
- info.sollicitatie@mindef.nl
Het salaris bedraagt €2900 - €4000