Gesloten vacatures secretaresse Utrecht

Word jij enthousiast van organiseren, verbinden en het verschil maken in een dynamische werkomgeving waar jouw overzicht en initiatief écht tellen?

Over het bedrijf

In deze functie krijg je de ruimte om jouw ervaring, ideeën en organisatietalent volledig in te zetten. Je werkt in een betrokken professionele en maatschappelijk betrokken organisatie die zich inzet voor goede, toegankelijke en kwalitatieve ziekenhuiszorg. Vanuit een informele maar deskundige werkomgeving werken collega's samen met ziekenhuizen aan ondersteuning, samenwerking en vernieuwing binnen de zorgsector.
Geen dag is hetzelfde: je schakelt moeiteloos tussen ondersteunen, coördineren en verbeteren, en je krijgt het vertrouwen om mee te bouwen aan een sterk en toekomstgericht secretariaat.

Over de functie

Als (coördinerend) secretaresse ben jij het organisatorische hart van het team. Jij zorgt voor rust, overzicht en structuur, waardoor collega's optimaal kunnen presteren. Je anticipeert, denkt vooruit en houdt de lijnen strak, zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen. In deze rol beheer je de agenda van de manager, plan je afspraken voor teamleden en organiseer en begeleid je teamoverleggen en andere bijeenkomsten, waarbij je zorgt voor agenda's, stukken en verslaglegging. Daarnaast bewaak je deadlines, actiepunten en gemaakte afspraken om een soepel verloop van werkzaamheden te garanderen. Je verzorgt ook communicatie richting leden.

Naast deze secretariële ondersteuning vervul je een coördinerende rol binnen het secretariaat, waarbij je samenwerkt met collega-secretaresses aan afstemming en continuïteit. Verder denk je mee over werkverdeling en draag je bij aan procesverbetering, samenwerking met andere ondersteunende medewerkers en de verdere professionalisering van het secretariaat, met aandacht voor digitalisering, rolduidelijkheid en optimalisatie van werkwijzen.

Wat bieden wij jou

• Een afwisselende en betekenisvolle functie in een maatschappelijke werkomgeving;
• Een dienstverband van 32 uur per week met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Marktconform salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering;
• Een aantrekkelijke pensioenregeling;
• Laptop, telefoon en vergoedingen voor reizen en thuiswerken;
• Hybride werken en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.

Wat vragen wij van jou

• Ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur in een complexe of bestuurlijke omgeving;
• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Proactief, servicegericht en verbindend;
• Heldere en prettige communicatie skills, zowel mondeling als schriftelijk;
• Digitaal vaardig en geïnteresseerd in procesverbetering;
• Flexibel, zorgvuldig en in staat om overzicht te bewaren.

Meer informatie