Gesloten vacatures secretaresse Utrecht

Bij gemeente Wijk bij Duurstede ondersteun je vanuit je centrale rol bestuurs- en/of MT-leden en zorg je dat hun werkdag soepel en overzichtelijk verloopt.

De gemeente Wijk bij Duurstede bestaat uit 24.000 inwoners en er werken 150 medewerkers. Werken bij deze gemeente betekent dat je weet met en voor wie je werkt en waar je het resultaat van je werk in de praktijk tot stand ziet komen. De focus ligt op korte lijnen, hard werken en ruimte om je talenten in te zetten. We zijn op zoek naar een bestuurssecretaresse die een centrale en verbindende rol vervult binnen de gemeente.

• Je verricht verschillende secretariële en organisatorische werkzaamheden voor 2 bestuurs- en/of MT-leden, zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.
• Processen lopen soepel doordat jij het overzicht behoudt in een dynamische omgeving, je moeiteloos schakelt tussen werkzaamheden en je tegelijk meerdere agenda’s beheert.
• Je beheert en bewaakt proactief de agenda’s van de bestuurs- en/of MT-leden.
• Je bepaalt en adviseert over prioriteiten in het telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken.
• Je biedt optimale ondersteuning en zorgt voor proactieve agendaplanning door mee te kijken in mailboxen.
• Je bereidt de wekelijkste collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen voor, samen met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
• Je beheert de gezamenlijke mailbox en binnenkomende informatie en zet acties uit naar het college of collega’s.

• Je hebt een afgeronde mbo-4-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse of managementassistent binnen een overheidsorganisatie.
• Als wenselijk wordt genoemd:
• een mbo-4-opleiding richting (directie) secretaresse / managementassistent afgerond
• 5 of meer jaar ervaring in de afgelopen 12 jaar als bestuurssecretaresse of managementassistent
• ervaring als bestuurssecretaresse of managementassistent binnen een gemeente
• ervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs

Wijk bij Duurstede

De functie is per direct beschikbaar voor 32 tot 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 4 maanden, met een optie tot verlenging voor 2 keer 4 maanden. De inzet van een zelfstandige (zzp’er) is niet mogelijk.