Gesloten vacatures secretaresse Utrecht

Home » Senior secretaresse in hartje Utrecht

Senior secretaresse in hartje Utrecht

Jaarcontract, intentie aansluitend omzetten in contract onbepaalde tijd

Sardes ondersteunt al meer dan 30 jaar onderwijs, opvang en overheid met onderzoek, advies en procesbegeleiding. We zijn een toonaangevende speler in het educatieve veld die vernieuwende ontwikkelingen aanjaagt, begeleidt en evalueert. Ons doel is het leveren van duurzame oplossingen voor educatieve vraagstukken, het verbeteren van kansengelijkheid en het verhogen van de kwaliteit van educatieve instellingen. Betere kansen bieden aan kinderen en jongeren die het risico lopen om achterop te raken in het onderwijs. Dat is waar wij voor staan.

Wat ga je doen als onze senior secretaresse?

Wij zoeken een ervaren secretaresse die uitblinkt op drie gebieden: Planning, secretariële organisatie en servicegerichtheid. Iedere werkdag is anders in deze dynamische functie. Je bent goed in het regelen van zaken, zodat collega’s hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Als het visitekaartje van Sardes ben je verantwoordelijk voor alle secretariële processen, in het bijzonder die van de directeur van Sardes. In een professionele werkomgeving kun je jouw brede kennis en vaardigheden op dit gebied goed inzetten. Je verwelkomt gasten, beheert de agenda, stelt planningen op en zorgt er samen met je collega’s voor dat de administratie klopt. Ook denk je proactief mee over verbeterprocessen en hoe zaken handiger of efficiënter kunnen worden georganiseerd op het secretariaat. Samen met je directe collega zorg jij voor een soepel verloop van alle activiteiten. Kortom: je bent een energiek en toegewijd secretarieel talent.

• Ondersteuning van Sardes-collega’s bij planning, secretariële en projectondersteuning.
• Communicatie: beantwoorden van e-mails en telefoon.
• Fungeren als aanspreekpunt en receptie voor collega’s en bezoekers.
• Samenwerken met collega’s van facilitair en secretariaat.
• Beheren van het archief.
• Bewaken en afhandelen van het offerteproces, van opdrachtverzoek tot archivering.
• Plannen van afspraken en agendabeheer van de directeur. Je zorgt dat afspraken helder en eenduidig zijn. Je communiceert en overlegt met de directeur over beantwoording van e-mails en of andere agendazaken.
• Verslagen/notulen maken van bijeenkomsten voor de directeur en soms ook voor andere collega’s.
• Monitoren van de jaarplanning van Sardes en de directeur.
• Bijdragen aan de verbeterprocessen rondom het secretariaat.

Wat breng je mee?

• MBO-plus / HBO werk- en denkniveau en een secretariële opleiding.
• Enthousiasme en gedrevenheid voor een goedlopend secretariaat.
• Ervaring met het werken in de office-ondersteuning.
• Goed thuis in administratieve en secretariële vaardigheden.
• Een loyale personal assistant die zich voor langere tijd aan ons wil binden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Eigenaarschap, klantgericht en proactief.
• Goede organisatorische vaardigheden.
• Vaardigheden om samen te werken met collega’s.
• Digitale administratieve vaardigheden; kennis van Excel is een pré.
• Affiniteit met de sector (Onderwijs en Kinderopvang).

Wat kun je van ons verwachten?

Je gaat werken bij een bevlogen organisatie met een uitdagende missie. Samen werken we aan gelijke kansen voor kinderen en jongeren. Want ieder kind heeft het recht om zijn of haar talenten optimaal te benutten, ongeacht de thuissituatie. Uiteindelijk komt het de samenleving als geheel ten goede wanneer alle talenten goed benut worden, iedereen mee kan doen en niemand aan de zijlijn hoeft te staan.

Sardes is onderdeel van Stichting CAOP, jouw formele werkgever. Onder Stichting CAOP vallen Sardes, Kennisland en CAOP. Samen zetten we ons in voor een samenleving waaraan iedereen kan deelnemen en bijdragen. Een samenleving waarin je gezien wordt, kansen krijgt en waarin we streven dat iedereen van vooruitgang voordeel heeft.

• Een uitdagende functie met veel zelfstandigheid en vrijheid in een interessant werkveld.
• Een werkplek bij Sardes in hartje Utrecht (boven de Bijenkorf) met een dynamische groep mensen.
• 32-urige werkweek verspreid over 4 of 5 dagen.
• Het salaris bedraagt, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 2.838,- en maximaal € 4.061,- (schaal 7 CAO-CAOP) bruto per maand op basis van een 38-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met de intentie deze aansluitend om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.
• Een vakantietoelage van 8 % op jaarbasis.
• Een Individueel Keuzebudget van 9,56 % op jaarbasis.
• Een goede pensioenregeling bij het ABP.
• Een NS Businesscard voor trein, metro, bus en tram die je ook privé kunt gebruiken.
• Een netto internetvergoeding en een bijdrage in de ziektekosten.
• Een mentor die jou het eerste jaar wegwijs maakt binnen onze organisatie.
• Een ruime keuze aan scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden waaronder een online leerplatform.

Meer informatie en solliciteren

Meer informatie over de functie van senior secretaresse kun je verkrijgen bij Rianne Heijmans op telefoonnummer 030-232 6200. Voor vragen over de procedure kun je terecht bij Sanneke Zegwaard van de afdeling HRM, telefoonnummer 070-376 5784.

Stuur ons uiterlijk zondag 15 september een motivatie en je cv via onze sollicitatiepagina. Een integriteitscan maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Voor een referentiecheck wordt vooraf toestemming gevraagd.

Stichting CAOP en Sardes staan middenin de samenleving en werken dagelijks aan maatschappelijke uitdagingen. Wij willen dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt binnen onze organisatie. We geloven dat verschillen bijdragen aan een betere samenwerking en een beter eindresultaat. Daarom zetten wij ons in voor een diverse en inclusieve werkomgeving waarin iedereen het beste tot zijn recht kan komen.

#J-18808-Ljbffr