Als secretaresse ben je het organisatorische en administratieve aanspreekpunt voor het Hartfalenteam. Je zorgt voor overzicht, continuïteit en een goede afstemming tussen artsen, poli, verpleegkundigen en andere betrokkenen. Je houdt je onder andere bezig met:
- Agendabeheer voor stafartsen, waaronder plannen en coördineren van afspraken, signaleren en oplossen van knelpunten, reserveren van vergaderruimtes en online meetings en het inplannen van dienst- en supervisieroosters.
- Plannen en organiseren van diverse overleggen (zoals cardiomyopathie en cardiogenetica overleggen, hartfalen-, LVAD en harttransplantatiebesprekingen, cardio oncologie overleg, indicatie en regionale overleggen en werkbesprekingen met artsen, verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten), zowel fysiek als via Teams, inclusief het beheren van verzendlijsten.
- Roosterplanning, onder andere voor LVAD- en harttransplantatiediensten (4–6 maanden vooruit) en supervisieroosters voor de afdeling en hartfalenverpleegkundigen en het tijdig uitvragen en verwerken van beschikbaarheid.
- Administratieve ondersteuning, zoals bijhouden van verlof en afwezigheid, afstemming met de polikliniek bij, ondersteuning bij ziekmeldingen en registratie in AFAS en planning van stage en voortgangsgesprekken met AIOS en fellows.
- Organisatorische en faciliterende taken zoals onboarding van fellows, PhD’s en (tijdelijk) personeel, organisatie van patiëntendagen en teamactiviteiten, facilitaire coördinatie en notuleren van werkbesprekingen met bewaking van actiepunten.