Als Directiesecretaresse en Planner bij Veilig Thuis Amsterdam-Amstelland ben je de rechterhand van de directeur. Jij zorgt ervoor dat haar werkdag soepel en gestructureerd verloopt. Je beheert een complexe agenda, houdt de mailbox bij en bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor. Daarbij houd je het overzicht, denk je proactief mee en schakel je snel en doeltreffend waar nodig. Je communiceert helder en professioneel met zowel interne collega’s als externe partners.
Naast deze secretariële taken ben je – samen met een collega – verantwoordelijk voor het opstellen van de dienstroosters voor zo’n 120 medewerkers. Je houdt hierbij rekening met beschikbaarheid, bezetting en individuele wensen. Valt er onverwachts iemand uit? Dan zorg jij voor een snelle en passende oplossing. Je houdt van plannen en puzzelen en denkt altijd in mogelijkheden.
Je werkt binnen het team Versterken en Ontwikkelen, dat het primaire proces ondersteunt en valt onder de adjunct-directeur.
Op een gemiddelde werkdag:
- Beheer je de agenda en mailbox van de directeur en eventueel ook van de adjunct-directeur.
- Bereid je vergaderingen voor en notuleer je indien nodig.
- Ben je hét aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
- Stel je roosters op en houd je ze actueel.
- Regel je vervanging bij ziekte, verlof of uitval.
- Signaleer je knelpunten in de planning en draag je actief bij aan oplossingen.
Bij Veilig Thuis Amsterdam-Amstelland werk je voor een organisatie die zich inzet voor een veiligere samenleving. In een ondersteunende rol draag je indirect bij aan het stoppen van huiselijk geweld en kindermishandeling. De organisatie waardeert diversiteit en samenwerking en biedt een dynamische werkomgeving waarin persoonlijke ontwikkeling gestimuleerd wordt. Het team waarin je komt te werken is ondersteunend aan het primaire proces en valt onder leiding van de adjunct-directeur.
Werklocatie: Valckenierstraat, 4, 1018XG, AMSTERDAM
- Je hebt een afgerond mbo-diploma op niveau 4;
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als directiesecretaresse;
- Of: je hebt ervaring met het maken van complexe dienstroosters, bij voorkeur met Ortec of een vergelijkbaar programma;
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (pré).
Aan competenties breng je mee:
- Klantgerichtheid
- Samenwerken
- Plannen
- Initiatief
- Een parttime/fulltime baan van 24 en 36 uur per week;
- Een salaris van minimaal €3.052,- en maximaal €4.298,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
- Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
- Je bouwt direct pensioen op;
- Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
- Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
- 8,33 % vakantiegeld;
- Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
- Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl
€3052 - €4298 monthly