Senior Managementassistent

Geplaatst: 04-09-2024 Sluitingsdatum: 21-09-2024

Organisatie: Hogeschool Utrecht
Standplaats: Utrecht
Functietype: Ondersteunend / Staf
Opleidingsniveau: MBO
Dienstverband: Tijdelijk
Aanstellingsomvang: min. 0.6 fte, max. 0.8 fte
Salarisschaal: max. 8 (€3.184,53 - €4.208,14)
Opleidingssector: Stafdienst (algemeen)

Functie-inhoudWat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht

In jouw nieuwe functie als managementassistent bij het Instituut voor Media van Hogeschool Utrecht ben jij samen met je team de spil die alles draaiende houdt. Van het plannen van afspraken en het bewaken van de voortgang van projecten tot het organiseren van evenementen en het administratief ondersteunen van de opleidingsmanager, jij regelt het allemaal! Je geniet van de variatie in je werkzaamheden en het vele contact met collega’s, docenten en andere betrokkenen.

Bij jou komt alles samen!

Als duizendpoot en dienstverlener pur sang houd jij je bezig met een breed scala aan taken. Je doet dat aanvullend aan de werkzaamheden van de andere ondersteuners. Denk hierbij aan veelzijdige werkzaamheden zoals:

• Agendabeheer;
• Onderhouden van onze relaties binnen en buiten de HU;
• Plannen van overleggen met teams;
• Afhandelen van een goede, nette correspondentie;
• Bestellingen plaatsen en afhandelen;
• Mede-organiseren en ondersteunen van evenementen en meetings incl. Catering;
• Regelen van zaken rondom startende, jubilerende of vertrekkende collega’s.

Wij bieden jou
Bij ons krijg je de mogelijkheid om te werken in een bruisende onderwijsomgeving bij een van de oudste van de vier journalistieke bacheloropleidingen in Nederland. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden om te komen werken bij de HU:

• Je krijgt in eerste instantie een jaarcontract (D4) met een omvang van 0,6-0,8 fte. Interne sollicitanten behouden hun huidige contractvorm.
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met een maximum salaris van € 4208,14 bij een voltijd-aanstelling.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding van €37,50 netto per maand bij een voltijd-aanstelling.
• Een NS Business Card zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal, gericht op ontplooiing als onderzoeker en als docent;
• Bij een fulltime dienstbetrekking bestaat de mogelijkheid om meer dan 53 dagen verlof op te nemen en je krijgt 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. En bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel
Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:

• minimaal beschikt over een mbo-diploma en minimaal twee jaar ervaring hebt als ondersteuner (helemaal mooi als dat in het hoger onderwijs is/was) op organisatorisch en secretarieel gebied;
• goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden hebt;
• goed uit de voeten kunt met Office- en eventueel andere programma’s en digitaal vaardig bent. Nieuwe systemen maak je je snel eigen;
• Je hebt een pragmatische en flexibele werkhouding. Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij de volgende competenties meebrengt:
• je bent klantgericht, accuraat en hebt een goed geheugen;
• je werkt zelfstandig en (pro)actief, begrijpt waar complexe of vertrouwelijke zaken tact en overleg vragen en weet de juiste zaken tot prioriteit te maken;
• je bent stressbestendig, flexibel maar ook vastberaden en kunt goed meekomen in een levendige organisatie als de onze.

Jouw ontwikkelingsperspectief
Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers. Wij werken intensief samen met de beroepspraktijk en met elkaar. Hier komt alles samen. Want hoe meer wij samen optrekken, hoe beter we in staat zijn om onze studenten en professionals te leren werken aan oplossingen voor de vraagstukken van nu. De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst.

De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort. We bieden hoger beroepsonderwijs aan op drie niveaus: associate degree, bachelor en master. En recent is daar een niveau bijgekomen, namelijk dat van het professional doctorate. Met ons onderzoek hebben we (regionale) impact én creëren we een omgeving waarin we studenten opleiden tot professionals die in staat zijn hun beroepspraktijk te innoveren.

Over ons instituut en onze opleidingen
Het Instituut voor Media (IvM) bestaat uit de opleidingen Communication and Multimedia Design (CMD) (1000 studenten), School voor Journalistiek (SvJ) (1200 studenten en de internationale master Data-driven Design (DDD) (50 studenten). We werken veel samen met werkveld, andere opleidingen en lectoraten. Daarnaast bieden we een breed Leven Lang Ontwikkelen-pakket aan voor professionals in de creatieve industrie. Er is sprake van een dynamische en veranderlijke omgeving waar we op informele, directe en betrokken wijze met elkaar overleggen en ja: best ook hard werken.

Over de werkplek
Onze thuisbasis is de Heidelberglaan 15 op het Utrecht Science Park. Net als andere collega’s werk je hier vanaf een flexibele werkplek tussen docenten en andere ondersteunende medewerkers. Dat betekent dat je werkt in een prettig, productief en professioneel organisatieklimaat. We hechten aan de informele omgang die we met elkaar hebben, maar ook aan correcte en diplomatieke formele communicatie waar dat gewenst is met contacten binnen en buiten de hogeschool.

Solliciteren
Hogeschool Utrecht haalt ontwikkeling en inspiratie uit verscheidenheid aan gender, kleuren en culturen. Iedereen die zich herkent in het profiel en graag deze rol zou komen vervullen, is van harte welkom om te reageren.

Ben je enthousiast geworden?
Dan kun je tot en met 20 September as. Uitsluitend online solliciteren. Wil je eerst meer informatie over deze functie, neem dan contact op met Nancy Hartgring, Opleidingsmanager IvM via Nancy.Hartgring@hu.nl of via 06 18498696. Wil je meer informatie over het sollicitatieproces, neem dan contact op met Judith Beuse, recruiter, 06-41310860 en via judith.beuse-dijkstra@hu.nl.

We hebben onze eerste gesprekken gepland in week 38 en week 39. Wat ons betreft kun je direct starten, we bepalen samen wat jouw startdatum wordt.

Meer informatie over werken bij Hogeschool Utrecht is verder te vinden op www.werkenbijhu.nl.

Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG maken deel uit van de sollicitatieprocedure. #J-18808-Ljbffr