Projectsecretaris HTT010 (9) 28 u/w

Standplaats: Halvemaanpassage 90 (Timmerhuis). De opdracht zal conform het huidige Covid-19 beleid niet vanuit een gemeentelijk kantoor kunnen worden uitgevoerd. Dit kan veranderen indien het beleid wordt aangepast.
Duur: 6 maanden, start 01-01-2022
Optie tot verlenging: Ja, 1x 6 maanden
Reageren voor: 24 november 2021

Waar ben jij van?
Jij bent van structuur en houdt van uitdagingen. Als de hectiek rond jouw afdeling losbarst, weet jij als geen ander om rust te bewaren. Wil jij werken voor de mooiste gemeente van het land? Grijp dan nu je kans!

Jouw functie
Als Projectsecretaris hulpteamtoeslagen 010 ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen bij het beheren en administreren van verschillende opdrachten naast elkaar. Het werk wat je doet is zeer divers en afwisselend. Van agendering en verslaglegging van relevante overleggen, het beheer van actie en besluitenlijsten, tot het regelen van een locatie en de organisatie van een bijeenkomst. Binnen de afdeling heb je per taak één aanspreekpunt. Je zult als Projectsecretaris meer op zoek gaan naar de overeenkomsten. Welke aspecten houden we apart van elkaar en waar kun je elkaar juist vinden? Hoe nemen we de medewerkers mee in deze ontwikkeling maar ook interne en externe partners? Hoe wordt dit gecommuniceerd? Wat is daar allemaal voor nodig om dat te bereiken? Dit zijn vragen waar jij je mee bezig zal houden. Dus een denker en een doener in één.

Dit ga je doen:
- Gevraagd en ongevraagd advies geven aan de teammanagers over dit proces van
- Interne en externe bijeenkomsten organiseren op beleidsniveau maar ook voor medewerkers en wellicht ketenpartners. Hierbij stel je een memo op van de belangrijkste zaken;
- Opstellen van relevante projectdocumenten;
- Ondersteuning bij planning. Je houdt besluitvormingsmomenten in de gaten;
- Inlichten van belanghebbenden. Je bent verantwoordelijk voor de communicatie;

Om bovenstaand te bereiken is het van belang dat je ervaring hebt met organisatieveranderingen en verander opgaves. Je bent daarbij instaat om helder op papier te zetten wat nodig is om de verandering goed te laten verlopen.

Jouw profiel
Je bent een creatieve denker en je bent goed in zowel schriftelijk, als schetsend informatie uitwerken. Je bent proactief en onderzoekend ingesteld. Je kunt adviseren over de impact van de samenvoeging van teams op het werkproces en afstemming van werkwijze. Jij wordt omschreven als iemand die leergierig is en energie krijgt van het zoeken naar gezamenlijk belang. Als het nodig is stel je tijdig de hulpvraag of weet je meedenkkracht om je heen te organiseren. Je bent instaat om verschillen te overbruggen door het gezamenlijk belang te vinden en te benadrukken en hiermee de verbinding tussen de diverse partijen te versterken. Je hebt een goed ontwikkeld analytische blik die ook goed weet dat veranderingen in werkwijze en processen emoties oproepen bij de ontvanger. Hiernaast ben je flexibel inzetbaar en in staat te schakelen tussen verschillende soorten taken, kortom je bent een onmisbare speler binnen een projectteam!

Eisen
- Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
- Je hebt minimaal zes maanden werkervaring als projectsecretaris binnen een gemeentelijk organisatie opgedaan in het afgelopen jaar;
- Je hebt minimaal zes maanden werkervaring met de hulpvraag Toeslagen affaire 010 opgedaan in het afgelopen jaar;
- Je hebt minimaal zes maanden werkervaring met het opstellen van in- en externe communicatieplannen over organisatieveranderingen opgedaan in het afgelopen jaar;
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en schrift.

Wensen
- Je hebt als projectsecretaris minimaal zes maanden werkervaring binnen de G4;
- Je hebt minimaal zes maanden werkervaring met bestuur besluitvorming opgedaan in het afgelopen jaar;
- Je hebt als projectsecretaris minimaal zes maanden werkervaring met het organiseren van evenementen.

De afdeling
Binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) is een directie Maatschappelijke Ontwikkeling in de Wijk (MOW) ingericht. In deze directie zijn 43 integrale wijkteams jeugd en volwassenen werkzaam en zij vormen samen met de vraagwijzers het hart van de organisatie en worden verdeeld over 4 rayons. Voor de directie MOW, Rayon Zuid Binnen zijn wij op zoek naar een enthousiaste en ervaren managementassistent.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven.

In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers.
Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

CV
Het CV is in het Nederlands opgesteld, maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.

Data voor verificatiegesprek
De verificatiegesprekken zullen worden gehouden in week 48-2021. Inschrijver dient de beschikbaarheid van de aangeboden kandidaat/kandidaten in deze periode te waarborgen.