UWV Eindhoven is op zoek naar een secretaresse voor de divisie Sociaal Medische Zaken. Ben jij het type dat graag collega's ontzorgt door proactief te ondersteunen? Lees dan verder en reageer!
In deze functie lever je proactieve ondersteuning aan de districtsmanager om de gestelde doelstellingen te realiseren. Daarin neem je werk van de districtsmanager uit handen.
Je verwerkt in- en uitgaande mail en post en je verzorgt zelfstandig of op basis van (summiere) aanwijzingen de correspondentie. Je beheert de agenda van de districtsmanager. Dit houdt o.a. in dat je afspraken (her)plant en prioriteert en je zet terugkerende afspraken planmatig en proactief uit in de tijd. Daarin signaleer je zaken die met voorrang behandeld moeten worden en zet je zelf proactief de noodzakelijke acties uit. Je ontvangt binnenkomende telefoongesprekken en je handelt deze zoveel mogelijk zelf af.
Je stelt tevens agenda’s van diverse overlegvormen op, notuleert bij vergaderingen, bewaakt de actiepunten en rappelleert indien nodig. Ook verricht je ondersteunende administratieve werkzaamheden o.a. op het gebied van HRM, communicatie, archivering, voorraadbeheer en het bestellen van kantoorartikelen.
Op regelmatige basis lever je een bijdrage aan het organiseren van interne ‘evenementen’, zoals symposia, themadagen en (kennis)uitwisselingsdagen. Je regelt hierbij locaties, regelt sprekers, faciliteert de organisatie.
Kortom: je bent de ‘oren en ogen’ van de districtsmanager waarbij je te allen tijde prudent omgaat met vertrouwelijke informatie waar je mee te maken krijgt. Je hebt en onderhoudt een breed netwerk binnen de organisatie en je benut dat om zaken voor elkaar te krijgen.
Als secretaresse val je hiërarchisch onder de districtsmanager SMZ. Met haar heb je een intensieve samenwerking. Daarnaast zal je veel samenwerken met meerdere managers SMZ, HR business partner, manager Business Control & Kwaliteit en de secretaresses van de afdelingen. SMZ Midden & Oost Brabant heeft kantoren in Eindhoven, Tilburg en Den Bosch. Jouw standplaats wordt kantoor Eindhoven. Daarnaast is het wenselijk als je op regelmatige basis ook werkt vanuit de kantoren Den Bosch en Tilburg.
UWV biedt naast een uitdagende baan uitstekende arbeidsvoorwaarden, zoals een goed salaris, een dertiende maand, een keuzeplan arbeidsvoorwaarden, een goede pensioenvoorziening en aantrekkelijke regelingen voor opleiding en ontwikkeling.
Je functioneert minimaal op Havo/Mbo-niveau en daarbij heb je een afgeronde secretaresse opleiding. Je hebt aantoonbare ervaring in het verrichten van secretariële en organisatorische ondersteuning.
Je kent op hoofdlijnen de organisatie van UWV en je hebt globale kennis van de wetgeving en organisatie van de Sociale Zekerheid en de plaats van UWV hierin.
Van elke UWV medewerker verwachten wij dat je je klantgericht opstelt, goed kan samenwerken en je resultaatgericht te werk gaat. Je bent een secretaresse die goed weet te plannen en te organiseren en de voortgang goed kan bewaken. Tevens kan je goed luisteren, ben je sensitief, creatief en doortastend. Kwaliteit heb jij hoog in het vaandel staan, je ziet verbanden en je bent communicatief en sociaal vaardig.