Bode Allround Facilitair Medewerker

Solliciteer op de website van de werkgever

De functie
Gemeente Hilversum is op zoek naar een Bode / Allround Facilitair Medewerker die wil meebouwen aan een professioneel, zakelijk en duurzaam team Facilitair. De afdeling Facilitair is ingericht als regie-organisatie. Dit houdt in dat we onze dienstverlening en leveranciers regisseren en daarmee verantwoordelijk zijn voor de aansturing en kwaliteit van de dagdagelijkse dienstverlening binnen het team van de Bodes / Allround Facilitair medewerkers. Het team bestaat op dit moment uit 3 bodes en 3 algemeen facilitair medewerkers. Je bent in deze functie verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen van A-Z en het verzorgen van de afhandeling van facilitaire meldingen in ons meldingenregistratiesystem TOPDesk.

Er wordt van je verwacht dat je een teamspeler bent, die sensitief en proactief is, die initiatief neemt als je mogelijkheden voor verbetering ziet in bestaande werkprocessen en je ervoor zorgt dat deze ideeën daadwerkelijk tot realisatie gebracht worden in samenwerking met je collega’s. Op deze manier draag je actief bij om de kwaliteit van dienstverlening voor onze interne klanten op een hoog serviceniveau te houden.

Beknopt de voornaamste werkzaamheden voor de Bode / Allround Facilitair Medewerker:

  • Verantwoordelijk voor het dagelijks operationeel gebruik van onze vergader- en evenement faciliteiten (waaronder o.a. het klaarzetten en opruimen van de zaal (incl. inrichting), catering en presentatiemiddelen voor en na vergaderingen of evenementen);
  • Verantwoordelijk voor de facilitaire ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen (deze vinden voornamelijk in de avonduren plaats);
  • Begeleiding van huwelijken (o.a. ontvangst van gasten en begeleiden naar de Trouwzaal, bedienen van de Audiovisuele middelen en uitgeleiden van gasten);
  • Verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten en evenementen, aanwezig zijn tijdens evenementen en het vastleggen van informatie in het reserveringssysteem TopDesk;
  • Als backup optreden van de planner en verdelen van binnengekomen evenementen en/of meldingen bij afwezigheid van de planner
  • Uitvoering van klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen en onderhoudswerkzaamheden in het meldingenregistratiesysteem TOPDesk;
  • Begeleiding van leveranciers in geval van onderhoud, schoonmaak, bevoorrading en andere voorkomende werkzaamheden. Indien nodig controleer je het opgeleverde werk.
  • Verantwoordelijk voor het (pro actief) op orde houden van onze gebouwen (schoon, heel en veilig);
  • Je bent onderdeel van bedrijfshulpverleningsorganisatie en geeft hierin het voorbeeld.
  • Het initiatief voor het doen van verbetervoorstellen is je niet vreemd. Je draagt actief bij aan het LEAN verbeterteam van de afdeling.
Uren:
20

Over de werkgever

Gemeente Hilversum
Als gemeente zetten we ons maximaal in voor onze inwoners en bedrijven. We zorgen voor een beter Hilversum waar signalen vroeg gehoord worden. We luisteren aandachtig naar vraagstukken die burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We antwoorden met één mond. Zodat niemand van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Medewerkers krijgen daarbij alle ruimte om actief verschil te maken.

Team Facilitair
Het team is onderverdeeld in drie afdelingen: Facilitaire Services (Soft Services), Huisvesting (Hard Services) en Informatiebeheer waarbij jij de Bode / AFM binnen de afdeling Services bent.

  • De afdeling Services zorgt voor de “soft” facilitaire dienstverlening. Denk hierbij onder andere aan schoonmaak, catering, binnen beplanting, drukwerk, kantoorartikelen, leaseauto’s, vergaderfaciliteiten en AV-middelen en het begeleiden van de Bodes / AFM.
  • De afdeling Informatiebeheer verzorgt de post-intake, scanproces en aanbieden van digitale post in zaaksysteem.
  • De afdeling Hard Services (Huisvesting) is verantwoordelijk voor de “hard” facilitaire dienstverlening. Denk onder andere aan al het huurdersonderhoud aan E/W installaties, beveiliging en technische beveiliging, meubilair, preventiemedewerker / ARBO middelen, BHV organisatie, facilitaire- en huisvestingsprojecten, verhuizingen en energie / duurzaamheid.
    Team Facilitair heeft een hoge uitbestedingsgraad waarbij de dienstverlening ingericht is met single service management contracten waarbij de ontwikkeling ingezet is naar multiservice dienstverlening. De Bode / AFM dienstverlening en informatiebeheer worden uitgevoerd door eigen medewerkers.
    Voor alle afdelingen geldt dat zij proces-verbonden zijn met één of meerdere teams/afdelingen binnen onze organisatie. Het team werkt nauw samen met team Vastgoed waar het fysieke vastgoedbeheer van alle gemeentelijke gebouwen is gecentraliseerd. Ook werken we nauw samen met team ICT welke de eerstelijns dienstverlening op IT en recordmanagement verzorgt. De servicedesk is integraal ingericht voor 1e lijns IT en Facilitaire klantvragen en wordt aangestuurd door de Teammanager van ICT.
Wat wij bieden

een baan voor 20 uur per week waarbij je op basis van het werkaanbod óók buiten kantoortijden ingezet kan worden (Parttime)
een baan per juli 2021 tot en met februari 2022 met kans op verlenging.
een baan binnen schaal 6 (aanloop) 7 (uitloop) op basis van je kennis en ervaring schalen wij je in
een baan op ons mooie stadhuis en stadskantoor in het centrum van Hilversum

Vaardigheden

Kennis en ervaring, je hebt

  • MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een facilitaire, hotellerie en/of evenementenrichting.
  • Kennis en (aantoonbare) ervaring in het uitvoeren van facilitaire diensten;
  • Kennis en (aantoonbare) ervaring in het begeleiden van evenementen van A-Z;
  • Kennis van LEAN Management of bereid dit op te leren;
  • Je bent in het bezit van BHV/ Ploegleider BHV of bereid dit te halen;
  • Kennis van Excel, Office 365, TEAMS en TOPDesk.

Daarnaast heb je:

  • Een goed gevoel voor humor.
  • Zin om in een leuk dynamisch facilitair team te werken in een gemeente met ambitie.
  • Een positieve instelling en positieve energie waarmee je werkzaamheden oppakt en tot een goed einde brengt.
  • Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en ben je klantgericht ingesteld.
  • Een goed gevoel voor teamverhoudingen en neem je actief deel aan overleggen en activiteiten.
  • Een daadkrachtige instelling en sta je stevig in je schoenen
  • Gevoel voor kwaliteit en ontzorgen van anderen
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit en flexibiliteit in (wisselende) werktijden

Dit betreft een parttime baan voor 20 uur per week. de maandag en de vrijdag zijn dagen welke je regelmatig ingezet zal worden
Duur: tot februari 2022 met kans op verlenging

Opleiding

mbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.100,-
tijdelijk
Solliciteer

Solliciteer op de website van de werkgever

Of solliciteer later
Contactgegevens

Daniel den Herder
0302567935
Utrechtla@startpeople.nl

Start People
P.J. Oudweg 61
1314CK,  Almere