In de functie van management assistent werk je aan secretariële, ondersteunende en administratieve taken voor de afdelingsmanager en het team. Je fungeert als ondersteuner voor de afdelingsmanager en het team. Tijdens afwezigheid van collega’s managementassistent nemen we elkaar zaken waar.
- Ondersteunen van het management op een professionele wijze;
- Schakelen tussen het management en/of aan de ene kant en collega's aan de andere kant;
- Verantwoordelijkheid nemen voor een soepel verloop van processen en werk uit handen nemen.
Dit doe je op een gemiddelde werkdag
- Je ondersteunt met plezier de manager/teammanagers op organisatorisch en secretarieel gebied, in de breedste zin van het woord;
- Je regelt naadloos het agendabeheer;
- Je verzorgt het e-mailbeheer vanuit de inbox van secretariaat;
- Diverse administratieve taken o.a. Verwerken van aanvragen Inhuur, NS business card en bestellingen;
- Je organiseert overleggen, verstuurt uitnodigingen, meldt bezoekers aan, boekt catering en draagt bij aan een vlot facturatieproces voor de gedane bestellingen en reserveringen;
- Vangt werkzaamheden op bij afwezigheid van collega’s.
Hier ga je aan de slag
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Het Juridisch bureau is een ambitieuze innovatieve juridische directie. We werken hard en met enthousiasme en recht uit het hart, de werksfeer is informeel en gezellig. De afdeling staf en innovatie ondersteunt het MT en ontwikkeld innovatieve tools. Je werkt intensief samen met 3 andere management assistenten.
Werklocatie: President Kennedylaan, 923, 1079MZ, AMSTERDAM
Dit breng je mee
Voor deze functie Management assistent juridische zaken beschik je over:
Eisen:
- Mbo-4/mbo+ werk- en denkniveau;
- Minimaal 3 jaar werkervaring in het ondersteunen van een afdelingsmanager/teammanager of als managementassistent;
- Aantoonbare ervaring of affiniteit met een gemeentelijke organisatie;
- Ruime kennis en ervaring van MS Office;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Wensen:
- Affiniteit met een juridische directie.
Aan competenties breng je mee:
- Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
- Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
- Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
- Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
- Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
- Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
- Een parttime baan van 32-36 uur per week;
- Een salaris van minimaal € 3113,- en maximaal € 4383,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
- Een uitzendcontract vanaf begin september 2025 tot het einde van 2025 mét mogelijkheid op verlenging!
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie.
- Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
- Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
- Je bouwt direct pensioen op;
- 8% procent vakantiegeld;
- Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
- Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen met m.shaawi@olympia.nl
€3113 - €4383 monthly