Vacatures bedrijfskunde Utrecht

De hoofdvestiging van het RIVM verhuist van Bilthoven naar Utrecht (Science Park). MEET Strukton bouwt het nieuwe onderkomen en zal het gebouw de komende 25 jaar exploiteren. Hiervoor heeft de Staat der Nederlanden met MEET Strukton in 2014 een DBFMO-contract gesloten. Contractpartij vanuit de Staat is het Rijksvastgoedbedrijf (RVB).
Op dit moment vinden de laatste werkzaamheden plaats. Binnenkort zal naar verwachting de sleuteloverdracht (BC) plaatsvinden. Het gebouw wordt conform de afgesproken outputspecificaties (OS) voltooid, waarna testen, validaties en certificeringen plaatsvinden. Op basis daarvan kan de Bouwcontract-overdracht (BC) worden aangevraagd en beoordeeld. Aanvullend zullen een aantal wijzigingen/aanpassingen op de OS worden doorgevoerd. Na goedkeuring van BC gaat de verhuizing van het RIVM ingepland worden. Het RIVM heeft al veel voorbereidingen getroffen voor deze verhuizing. De volgende fase vraagt om strakke regie, samenwerking over disciplines heen en de noodzaak om technische, organisatorische en bestuurlijke belangen met elkaar te verbinden.Behalve de transitie (het inregelen van de diensten, gebruik van het gebouw en functies en de verhuizing als zodanig) staan de volgende werkzaamheden op de rol:•Monitoren en bewaken, in samenwerking met MEET en RVB, van de afronding van de realisatie, verwezenlijking van de noodzakelijke wijzigingen na BC (VTW’s) en verwerking van de restpuntenlijst •Monitoren en bewaken van de opstart van de dienstverlening door MEET en afstemmen van de activiteiten van RIVM in relatie tot de werkzaamheden van MEET ten behoeve van de inhuizing
•Bewaken en coördineren van de integraliteit in besluitvorming en planning bij de transitie-activiteiten RIVM
Om deze doelen te bereiken wordt een programmamanager met ruime ervaring in complexe bouw- en transitieprojecten aangesteld die de noodzakelijke activiteiten voor de transitie coördineert en integraal aanstuurt.De programmamanager valt onder de voorzitter van de Stuurgroep Transitie. De Stuurgroep Transitie wordt voorgezeten door de plaatsvervangend Directeur Generaal van het RIVM. De programmamanager heeft een coördinerende rol in de afstemming tussen de Stuurgroep, het transitieteam en de lijnorganisatie.
Samen met RVB geeft het RIVM sturing aan de afronding van de nieuwbouw op bouwkundig vlak. Een aantal bouwwerkzaamheden om aan de OS te voldoen, zal na de oplevering moeten worden afgerond. Deze worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst (VSO). Het RIVM en het RVB zullen sturen op de uitvoering hiervan. Datzelfde geldt voor wijzigingen (VTW’s) die voor BC (of oplevering) niet kunnen worden gerealiseerd. De voorbereidingen op en de daadwerkelijke verhuizing van het RIVM wordt aangestuurd door een Stuurgroep Transitie en wordt uitgewerkt door een drietal transitiemanagers. Een regieteam in oprichting coördineert de totstandkoming van detailuitwerkingen in samenspraak met MEET en maakt afspraken over de exploitatie volgens de overeenkomsten in het afgesloten DBFMO-contract.
De programmamanager stuurt op de afspraken die zijn vastgelegd in de VSO, en monitort de voortgang op de wijzigingen na ingebruikname en voert regie op de transitieactiviteiten, bewaakt de integraliteit tussen bouw, opstart van de exploitatie, labs en bedrijfsvoering en zorgt voor duidelijke (voorbereiding van) besluitvorming, samenwerking en transparante rapportage.
De functie vervult een sleutelrol in de coördinatie tussen interne afdelingen en externe stakeholders zoals MEET Strukton en RVB, met als einddoel een zo spoedig mogelijke start van de verhuizing, na beschikbaarstelling van het nieuwe gebouw.De programmamanager werkt dagelijks samen met de transitiemanagers en het regieteam van het RIVM. En schakelt met de projectleider van het RVB en met de directeur RIVM van MEET Strukton.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
Afronding bouw
•Stuurt en bewaakt samen met het RVB de voortgang op de afspraken uit de VSO•Stuurt en bewaakt afronding lijst met (kleine) gebreken en eventueel nieuwe gebreken die tijdens de transitiefase naar boven komen
•Bewaakt afronding lopende VTW’s
•Bereidt samen met het RVB Bestuurlijk overleg voor tussen de Staat en MEET Strukton•Zorgt voor toeleiding van relevante beslisinformatie richting de stuurgroep en direct betrokken stakeholders t.b.v. bestuurlijk/politiek besluitvorming.

Verhuizen
•Coördineert de volledige transitie van bouw naar exploitatie
•Borgt dat besluiten structureel worden voorbereid en opgevolgd•Bewaakt de voortgang van de verhuizing op hoofdlijnen en stuurt actief bij op planning, financiën, risico’s en afhankelijkheden•Coördineert de voorbereiding van de Stuurgroep Transitie en zorgt dat besluitvorming consistent en transparant verloopt
•Stelt voortgangsrapportages en integrale overzichten op (planning, risico’s, financiële stand, contractafspraken)
•Identificeert knelpunten, signaleert afwijkingen en initieert escalaties waar nodig
•Bevordert een cultuur van samenwerking, vertrouwen en gezamenlijke verantwoordelijkheid
•Vertegenwoordigt RIVM in interne en externe overleggen over de transitie.