Vacatures assistent Utrecht

Standplaats: UTRECHT
Duur: 02-09-2025 - 01-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 19-08-2025

Project:

Coördinerend directie-assistent

Dit zijn wij

Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO. Dit is de plek waar provincies samenwerken aan grote landelijke thema's. Denk aan natuur, faunabeheer, stikstof, landbouw, klimaat, bereikbaarheid en de energietransitie. Dat doen we met verstand van zaken, gevoel voor politiek en jawel, liefde voor de inhoud.

Over het team

Je wordt onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, waar je deel uitmaakt van het team van managementondersteuners. In dit team vervul jij een coördinerende rol.

Wat ga je doen

Als coördinerend directie-assistent ondersteun je één of meerdere directieleden en zorg je dat alles soepel verloopt, ook in hectische tijden. Je beheert complexe agenda's en zorgt dat deze slim gepland zijn. Ook beheer je bestuurlijke stukken en besluitvormingsprocessen. Je bereidt directie- en managementoverleggen voor, houdt continu het overzicht en weet altijd wat er speelt. Daarbij werk je op het hoogste bestuurlijke niveau samen met ministeries, provincies en koepelorganisaties.

Steeds weer kijk je naar het verbeteren van onze manier van werken. Zie je dat iets slimmer of efficiënter kan? Dan kom jij met een voorstel. Je werkt aan het standaardiseren van processen, borgt de kwaliteit van onze ondersteuning en zorgt dat we klaar zijn voor de toekomst.

Naast deze ondersteuning heb jij nog een belangrijke en mooie rol: jij bent de verbinder binnen het team van managementondersteuners. Je helpt mee het team en de coördinatie hiervan op touw te zetten. Je stemt werkprocessen af, deelt je kennis en ervaring en zorgt voor duidelijke werkafspraken. Jij houdt het overzicht en zorgt dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Als iemand van het team vragen heeft dan ben jij het aanspreekpunt. En uiteraard organiseer jij de terugkerende teammomenten. Jij regelt het gewoon.

Dit breng je mee

Natuurlijk ben je betrouwbaar en integer. Je bent een kei in organiseren en plannen en kan meerdere ballen in de lucht houden. Je zoekt actief de samenwerking op en bent een echte verbinder. Dankzij jouw open en toegankelijke houding weten collega's je makkelijk te vinden. Je denkt graag in mogelijkheden en komt in actie.

Verder heb/ben je:
• Een afgeronde en relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële functie.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Aantal uur per week: 32 tot 36 uur
Verlengingsopties: 2 x 6 maanden
Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief).

Gezien de werkzaamheden en schaalindeling is het niet mogelijk voor ZZP'ers om zich in te schrijven op deze uitvraag.


Functie-eisen:

Eis 1:
Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

Eis 2:
De aangeboden kandidaat is akkoord:
A) Dat deze opdracht voor 32-36 uur per week wordt uitgevoerd;
B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;
C) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

Eis 3
A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document.
Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria.

Eis 4:
Een afgeronde en voor de opdracht relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau.

Eis 5:
Minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring in een secretariële functie, waarbij complex agendabeheer en verbinden binnen de organisatie een grote rol heeft gespeeld.

Eis 6:
Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).

Eis 7:
Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Wensen:
Shortlistcriterium 1:
Werkzaam geweest binnen een politiek dynamische omgeving, zoals ministeries, provincies of koepelorganisaties.
Shortlistcriterium 2:
Aantoonbare werkervaring met het coördineren van andere collega's.
Shortlistcriterium 3:
Aantoonbare werkervaring met voorbereiding van directie- en managementoverleggen.

Fase 2.
Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit.
Prijs maximaal 200 punten en Kwaliteit maximaal 800 punten
Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0
- Verbinder
- Gestructureerd
- Nauwkeurig
- Flexibel
- Pro-actief
- Stressbestendig
- Discreet en professioneel

B. Vaardigheden 300/200/100/0
- Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.
- Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.
- Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Vaardig in aansturen van collega's
- Complex agendamanagement

C. Kennis 300/200/100/0
- Opleiding en ervaring op het secretarieel vlak
- Ervaring met het werken binnen een overheidsorganisatie
- Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
- Ervaring met voorbereiding van directie- en managementoverleggen

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.