Over The Dutchman:
The Dutchman Duty Free is een internationaal handelshuis, gespecialiseerd in het leveren van premium producten aan de sectoren Duty-Free en Hospitality. Vanuit ons hoofdkantoor in Oisterwijk bedienen wij klanten over de hele wereld, ondersteund door een 24/7 online bestelportaal en een netwerk van accijnsvrije (bonded) magazijnen in zowel Nederland als de Verenigde Staten.
Om onze goederenstroom soepel te laten verlopen zoeken wij een ervaren Order- & Logistiek Coördinator die energie krijgt van structuur, nauwkeurigheid en internationaal contact. Jij bent de operationele spil tussen onze leveranciers, onze internationale vervoerders, onze accijnsvrije magazijnen en onze buitenlandse klanten.
De functie:
In deze rol beheer je twee samenhangende trajecten. In het inkooptraject zorg je dat goederen van onze leveranciers tijdig en volledig in onze accijnsvrije magazijnen aankomen. In het verkooptraject verwerk je de orders van onze klanten en zorg je dat deze correct vanuit het magazijn worden verzonden. Je werkt zelfstandig in Exact Online en in ons eigen B2B-portaal, in een internationale omgeving waarin je zowel Engels als Nederlands gebruikt. Je rapporteert rechtstreeks aan de financiële boekhouder en werkt nauw samen met onze verkopers.
Wat ga je doen:
Inkooptraject – van leverancier tot ons magazijn
• Inkooporders – inkooporders bij onze leveranciers plaatsen, bevestigen en opvolgen in Exact Online en levertijden bewaken.
• Coördinatie inkomende vracht – het transport van goederen van onze leveranciers naar onze accijnsvrije magazijnen in Nederland en de VS en afstemmen met vervoerders.
• Ontvangst & voorraad – controleren dat leveringen tijdig, compleet en correct binnenkomen, en zorgen dat ontvangsten juist worden ingeboekt.
• Contactpunt magazijnen – eerste aanspreekpunt tussen onze accijnsvrije magazijnen en The Dutchman: regelmatig contact over voorraad en voorraadverschillen, en issues tijdig en accuraat oplossen zodat alle verkooporders soepel bij de klant worden geleverd.
Verkooptraject – van klantorder tot verzending
• Orderverwerking – verkooporders van onze internationale klanten ontvangen, controleren en invoeren in Exact Online en in ons eigen bestelportaal, waarbij je zorgt dat elke order compleet en correct is.
• Magazijninstructies – picking-, verpakkings- en verzendinstructies opstellen en doorgeven aan onze accijnsvrije (bonded) magazijnen en de uitgaande zendingen naar de klant afstemmen.
• Documentatiebeheer – zorgen dat de exportdocumentatie tijdig en correct beschikbaar is, zodat alle verkooporders op tijd worden verwerkt en geleverd.
• Klantcommunicatie – klanten gedurende het hele proces op de hoogte houden van de status van hun order, in helder en professioneel Engels.
Overkoepelend
• Backoffice – de centrale backoffice-mailbox beheren en dagelijks bijhouden: inkomende mail opvolgen, verdelen en tijdig beantwoorden. Dit betekent soms ook intern doorzetten en opvolgen met de collega's, zodat geen enkele order of vraag blijft liggen.
• Samenwerking – nauw samenwerken met de financiële boekhouder en de verkopers om inkoop, voorraad, facturatie en klantverwachtingen op elkaar af te stemmen.
Administratie & nauwkeurigheid – order-, inkoop- en zendingsgegevens netjes bijhouden en meedenken over verbetering van ons inkoop- en verzendproces.
Jouw profiel:
• MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in logistiek, supply chain, internationale handel of een commerciële richting
• Een ervaren professional met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare order-, inkoop- of logistieke rol; je bent een zelfstandige, stevige kracht die zelf verantwoordelijkheid neemt en direct meedraait.
• Je hebt basiskennis van internationale logistiek en exportprocessen. Je begrijpt hoe zeevracht en containerboekingen verlopen en bent bekend met documenten zoals commercial invoices, packing lists en Bills of Lading. Ook heb je kennis van Incoterms en bij voorkeur van douane- en exportdocumentatie.
• Uitstekende beheersing van het Engels in woord en geschrift; goede beheersing van het Nederlands en eventueel een extra taal is een pré.
• Handig met ERP- / ordersystemen – ervaring met Exact Online is een sterke pré.
• Nauwkeurig, goed georganiseerd en in staat overzicht te houden over meerdere inkoop- en verkooporders tegelijk.
• Een proactieve teamspeler die internationaal contact leuk vindt en zelfstandig knopen durft door te hakken.
• Beschikbaar in de middag heeft de voorkeur: in verband met het tijdsverschil met onze klanten en magazijnen in de Verenigde Staten willen we de middag graag gedekt hebben.
• Affiniteit met (of nieuwsgierigheid naar) accijns-, bonded-warehouse- en douaneprocedures is een pré.
Wat wij bieden
• Een afwisselende, hands-on functie in het operationele hart van een internationaal handelshuis, met zowel inkoop- als verkoopverantwoordelijkheid.
• Een parttime dienstverband van 32 uur per week (in overleg is eventueel minder bespreekbaar), met flexibiliteit in de verdeling over de week.
• Een kleine, informele en ambitieuze organisatie met korte lijnen, snelle besluitvorming en ruimte voor eigen initiatief.
• Een moderne, volledig digitale manier van werken met ons online platform en Exact Online.
• Een aantrekkelijk, bovengemiddeld salaris. De salariëring is afhankelijk van jouw ervaring. Let op: er is geen (collectieve) pensioenregeling– dit is verdisconteerd in het hogere salaris, zodat je dit desgewenst zelf kunt aanwenden voor pensioenopbouw.
• Je werkt in eerste instantie vanuit ons kantoor in Oisterwijk; op termijn behoort (gedeeltelijk) thuiswerken tot de mogelijkheden.
• Ruimte om te groeien binnen ordermanagement, logistiek en internationale handel.
Praktische informatie:
• Uren: parttime, vanaf 32 uur per week (in overleg eventueel minder).
• Startdatum: 1 september 2026.
• Standplaats: Oisterwijk, Nederland.
- Werkplek: kantoor Oisterwijk; op termijn (deels) thuiswerken mogelijk.