Vacatures secretaresse Haarlem

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van schakelen op hoog niveau? Houd jij graag het overzicht en kun jij goed vooruitdenken? Dan zijn we op zoek naar jou! Als bestuurs- en directiesecretaresse (m/v) vervul jij namelijk een onmisbare rol ter ondersteuning van onze Raad van Bestuur en directie. Daarnaast ben jij intern ook hét gezicht van de organisatie en weten collega’s jou makkelijk te vinden met vragen over bijvoorbeeld evenementen die jij organiseert. Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Dan maken we graag kennis met jou!

Als bestuurs- en directiesecretaris/secretaresse ben je het centrale aanspreekpunt en de steunpilaar voor de Raad van Bestuur en directie. Je zorgt voor structuur, continuïteit en een soepele informatie- en besluitvorming. Je bent de enige bestuurs- en directiesecretaris/secretaresse binnen Prodeba, wat betekent dat je zelfstandig werkt. Daarnaast signaleer je wat nodig is en handel je proactief, met oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

• Je bent het eerste aanspreekpunt en tussenpersoon voor de Raad van Bestuur en directie, zowel telefonisch als per e-mail;
• Je beheert en bewaakt de agenda’s van de Raad van Bestuur en directie, waarbij je prioriteiten en urgentie zorgvuldig afweegt;

• Je richt je op het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en het bewaken van actiepunten en deadlines;
• Je houdt je bezig met het redigeren en verwerken van correspondentie, verslagen, notities en rapportages;
• Je beheert de gezamenlijke bestuurs- en directiesecretariaat mailadressen en handelt de inkomende en uitgaande communicatie af;
• Je onderhoudt de in- en externe contacten namens bestuur en directie;
• Je draagt zorg voor een zorgvuldig (digitaal) archief- en documentatiesysteem;
• Het verrichten van deskresearch en bijdragen aan notities en het jaarverslag;
• Je plant, organiseert en coördineert bijeenkomsten en evenementen, inclusief logistiek, afstemming en evaluatie. Hierbij kun je denken aan evenementen zoals ons kerstfeest, strategie bijeenkomsten en kantoorborrels.

• Een salaris tussen € 3.036,66 en € 4.338,69 bruto o.b.v. 36 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring;
• Je krijgt 8,33% vakantiegeld en ruim 5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband. Dus genoeg ruimte om op te laden en te genieten;
• Een opleidingsbudget van 1,5% van je jaarsalaris dat je kunt inzetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling via bijvoorbeeld de Prodeba Academy;
• Een keuzebudget van 8,33% van je jaarsalaris dat je kunt gebruiken voor extra verlofdagen, extra opleidingsbudget of je kunt het laten uitbetalen;
• Een laptop en telefoon;
• Een mooie regeling voor het leasen van een fiets naar keuze;
• Uitgebreide onboardingsdag met alle nieuwe collega's;
• Budget voor een teambuildingsactiviteit met het hele team;
• Traditiegetrouw een kerstfeest waarbij partners van harte welkom zijn;
• Altijd een verrassing op je verjaardag!

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding;
• Je hebt ruime ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur in een soortgelijke functie;
• Je hebt ervaring met Google Workspace;
• Je bent voltijd 32-36 beschikbaar (minimaal 4 dagen) en flexibel t.a.v. Vergaderingen van de cliëntenraad die in de avonden plaatsvinden;
• Je bent communicatief sterk, flexibel en proactief;
• Je kan goed zelfstandig werken en bent betrouwbaar;
• Je werkt nauwkeurig en weet secuur om te gaan met betrouwbare informatie;
• Het is een pré als je in het bezit bent van een diploma van de opleiding tot ervaringsdeskundige.

Bij Prodeba kom je te werken in een krachtige en vooruitstrevende omgeving, waar passie en nabijheid centraal staan in de zorg die we bieden en de omgeving die we creëren. De cultuur is open, direct, innovatief, mensgericht en (positief) kritisch met ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Prodeba denkt vooral in mogelijkheden.

Zie jij jezelf aan de slag gaan als bestuurs- en directiesecretaris/secretaresse? Solliciteer dan snel via de sollicitatiebutton! Heb je nog vragen over de vacature, bel dan gerust met Chantal van Gent, via 06-33016938.

• Ervaring in een secretariële functie
• 32-36 uur beschikbaarheid
• Flexibiliteit

• Individueel keuze budget
• 5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband
• Lease a bike