Krijg jij energie van ontzorgen? Kijk je steeds vooruit en ben je goed in (complex) agendabeheer in een ambtelijke en dynamische context? Krijg jij er energie van om samen met collega managementassistenten te werken aan een excellente dienstverlening en de optimalisatie daarvan? Dan ben jij onze nieuwe managementassistent!
In samenwerking met Hoogheemraadschap van Delfland zijn wij op zoek naar een Managementassistent voor 36 uur per week voor 1 jaar, met de mogelijkheid tot overname.
Wat ga je doen?Jij verzorgt een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers. Onder jouw verantwoordelijkheden vallen o.a.:
- Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers.
- Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in de het administratiesysteem te plaatsen.
- Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer.
- Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop; bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen. Op het gebied van HRM; In-, door en uitstroom medewerkers/inhuur opvoeren in HRM-systeem (ADP)
- Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorgdraagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.
- Samenwerken met collega's aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.
De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Als managementassistent bij Delfland werk je veel samen met de andere managementassistenten en zorgen jullie samen voor een optimale dienstverlening!
Wat beloven wij jou?- Een afwisselende baan bij een overheidsorganisatie met kans op een structurele functie;
- Je wordt beloond met een marktconform salaris van €2.757- / €3.548- schaal 7, conform CAO Waterschappen;
- Een reiskostenvergoeding van 0,21 cent per km over de hele kilometers van de woning naar de standplaats (retour);
- Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Pensioenopbouw na 8 gewerkte weken;
- Een thuiswerkvergoeding van €3,00 per dag en een eindejaarsuitkering;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra's zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.
Wat vragen we van jou?Als managementassistent ben het eerste aanspreekpunt voor een afdelings-of programmamanager en je bent daarom goed georganiseerd, zorgvuldig en representatief. Naast samenwerken kun jij ook prima zelfstandig werken en weet jij je werk ook op afstand (thuiswerken) goed te organiseren. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.
Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis & ervaring;
- Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistente.
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
- Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.
- Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
- Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.
Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). Vanuit deze afdeling werk je voor een/meerdere afdelingsmanagers/programmanagers. Naast jou zijn er nog 17 managementassistenten werkzaam binnen FZO. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Als afdeling staan jullie voor een zorgvuldige, integere en optimale dienstverlening!
Is je interesse gewekt?Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Eline Mink op via 035-207 15 82 of stuur een e-mail via eline.mink@driessen.nl.