Agendabeheer, plannen en organiseren: als managementassistent ben jij de onmisbare schakel voor onze managers!
Wil jij jouw talent voor plannen en organiseren inzetten binnen een omgeving waar grote projecten samenkomen? Als managementassistent ondersteun jij de programmadirecteur (CID) en de afdelingsmanager (Zuid). Jij zorgt dat agenda's strak geregeld zijn en vergaderingen vlekkeloos verlopen, zodat de managers zich volledig op de inhoud kunnen richten.
Wat ga je doen?
Je werkt in het secretariaat samen met drie collega's en bent een zichtbaar en belangrijk aanspreekpunt binnen de portefeuille.
Jouw belangrijkste taken:
- agendabeheer en het plannen van afspraken;
- inkomend telefoonverkeer behandelen;
- vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden (uitnodigingen, zaalreservering, faciliteiten, stukken verzamelen);
- zorgen voor huisvestings- en P&O-zaken (bijvoorbeeld in- en uitdiensttreding);
- aanspreekpunt zijn voor diverse facilitaire zaken binnen de portefeuille.
Wat vragen wij?
Agendabeheer is jouw tweede natuur: jij plant, bewaakt en organiseert met plezier en houdt het overzicht voor onze managers. Je communiceert makkelijk met verschillende partijen, van managementteam tot werkvloer en staat stevig in je schoenen. Ook in de hectiek blijf je kalm, denk je vooruit en verzin je oplossingen. Je ziet zelf wat er moet gebeuren, springt bij waar nodig en gaat integer en discreet om met vertrouwelijke informatie.
Daarnaast breng je mee:
- mbo-4 of hbo werk- en denkniveau;
- ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en het snel oppakken van nieuwe systemen;
- flexibiliteit en een proactieve, servicegerichte houding;
- uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
Wie zijn wij?
De portefeuille Gebiedsontwikkeling en Projecten is eindverantwoordelijk voor de realisatie van de gebiedsontwikkelingen in de stad. Wij zijn de plek waar beleid en realisatie samenkomen. Daarbij opereren we in een dynamische omgeving met tal van stakeholders en soms uiteenlopende belangen, waar ontwikkelingen elkaar snel opvolgen en de bestuurlijke context een belangrijke rol speelt. Binnen de portefeuille Gebiedsontwikkeling en Projecten, werken ca. 130 medewerkers aan meer dan 300 projecten, die als doel hebben om van Den Haag een mooie en duurzame stad te maken.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
-
- Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.