Administratieve vacatures Alphen aan den Rijn

In het Spaarne Gasthuis vinden we: ménsen maken het verschil. We zorgen goed voor onze patiënten, maar ook voor elkaar. Wij zijn collegiaal, oprecht en hebben respect voor ieders expertise en talent. Jij krijgt bij ons ruimte en vertrouwen voor eigen verantwoordelijkheden, en we staan open voor jouw ideeën

Deze functie is ingedeeld in schaal 45 van de Cao Ziekenhuizen en bedraagt minimaal € 3.164,- en maximaal € 4.261,- bij een volledig dienstverband van 36 uur per week afhankelijk van werkervaring.

• Een functie waarbij jij de mogelijkheid krijgt om veel te leren en te groeien.
• 8,33% eindejaarsuitkering en 8,33% vakantiegeld.
• Prima bereikbaarheid; met de auto ben je vanuit Amsterdam en Leiden binnen een half uur op het werk. Kom je met het ov? De bus stopt voor de deur!
• Korting op verschillende verzekeringen
• Fiscaal voordeel op de aanschaf van een nieuwe fiets.
• Toegang tot onze introductie-app waardoor je snel kennis maakt met het ziekenhuis
• Wij vinden jouw ontwikkeling en vitaliteit belangrijk daarom kan je als medewerker gebruikmaken van ons portaal FIT werkt.

Als junior secretaresse raad van bestuur werk je samen met drie ervaren collega-secretaresses binnen het bestuurssecretariaat. Samen zijn jullie het eerste aanspreekpunt voor de raad van bestuur, de secretarissen en in- en externe partijen.

Jij werkt ondersteunend aan de raad van bestuur en leert het vak in de praktijk, met goede begeleiding van je collega’s. Door onderlinge afstemming kunnen jullie elkaar vervangen bij ziekte, vakantie of piekdrukte.

Als junior secretaresse ondersteun je bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het bestuurssecretariaat. Je ontvangt collega’s en externe contacten en zorgt voor een gastvrij en professioneel welkom. Je voert administratieve werkzaamheden uit, beheert (mede) de inbox van de raad van bestuur en ondersteunt bij agendabeheer.

Daarnaast help je bij de planning, voorbereiding en facilitering van kompasgesprekken en ondersteun je bij het organiseren van interne en externe evenementen. Je houdt vakantieoverzichten bij, verzorgt bestellingen en helpt bij het regelen van attenties, cadeaus en jubilea. Ook draag je bij aan het beheren, schonen en optimaliseren van (digitale) archieven en voer je aanpassingen door op het intranet. Tot slot pak je diverse ad-hoc werkzaamheden op, waarbij je stap voor stap steeds meer verantwoordelijkheid krijgt. Jij bent een leergierige en servicegerichte junior secretaresse die graag wil groeien in het vak. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het leuk om te ondersteunen in een dynamische omgeving. Je hebt een open, professionele houding en schakelt gemakkelijk met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie. Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.

Je bent collegiaal, denkt mee en pakt werkzaamheden proactief op. Je zoekt een afwisselende functie waarin je kunt leren, samenwerken en jezelf verder kunt ontwikkelen binnen een organisatie die maatschappelijk van grote waarde is.

Je begrijpt dat werken binnen het secretariaat van de raad van bestuur vraagt om flexibiliteit en onderlinge afstemming. Je denkt mee over de planning en bent bereid om, waar nodig, extra inzet te tonen tijdens vakantieperiodes of bij afwezigheid van collega’s. Tegelijkertijd is er volop ruimte om je werk af te stemmen op jouw persoonlijke situatie, zoals werktijden in de ochtend. Binnen het team zoeken jullie samen naar oplossingen die voor iedereen werken.

• Hbo werk- en denkniveau met relevante opleiding
• Je hebt beginnende ervaring in een secretariële functie in een relevante sector
• Je bent leergierig en voelt je aangetrokken tot werken in een bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
• Goede kennis Office 365 en digitaal vaardig.

Heb je vragen naar aanleiding van deze vacature, neem dan contact op met één van de secretaresses of met Miriam Ribberink (adjunct secretaris raad van bestuur) via telefoonnummer 023-2242854.

Je kunt solliciteren via onderstaande link vóór 28 april.