Bij Restoring Family Links help je mensen bij het opsporen van hun vermiste familieleden. Het Rode Kruis ondersteunt mensen die door conflict, migratie of rampen het contact zijn kwijtgeraakt. Als Assistent Teamleider zorg jij dat dit werk goed georganiseerd verloopt. Wil jij bijdragen aan het vinden en in contact brengen van familie? Dan is deze functie bij Restoring Family Links (RFL) misschien iets voor jou!
Niet weten waar je vader, moeder, broer of zus is. Dat is elk jaar voor duizenden mensen de harde realiteit. Zij zijn het contact met hun dierbare verloren als gevolg van een oorlog, conflict, natuurramp of migratie. Het Rode Kruis helpt met het zoeken naar vermiste familieleden en het herstellen van het contact. Met het internationale netwerk van het Rode Kruis kunnen we, als de situatie het toelaat, wereldwijd zoeken.
Restoring Family Links is een van de oudste diensten van het Rode Kruis en maakt deel uit van de afdeling Migratie en Restoring Family Links. In Nederland werken zes RFL-vrijwilligersteams in Utrecht, Amsterdam, Groningen, Arnhem Rotterdam en Eindhoven.
Voor RFL-team Midden in Utrecht zijn wij op zoek naar een Assistent Teamleider voor 8-12 uur per week, die de teamleider administratief ondersteunt en bijdraagt aan het goed functioneren van het team.
Wat doet het RFL-team?RFL-vrijwilligers voeren intakegesprekken met hulpvragers die op zoek zijn naar vermiste familieleden. Deze gesprekken vinden plaats op een Rode Kruis-locatie. Tijdens deze gesprekken wordt informatie verzameld voor een mogelijke zoekactie en worden de mogelijkheden van RFL toegelicht.
Vrijwilligers bieden daarnaast een luisterend oor, geven praktische zoektips en zorgen voor een zorgvuldige administratieve afhandeling van dossiers in het CRM-systeem.
Wat ga je doen als assistent teamleider?Als Assistent Teamleider RFL ondersteun je de teamleider bij alle administratieve en organisatorische werkzaamheden van het RFL team Midden. Samen zorgen jullie ervoor dat processen soepel verlopen en verdelen jullie de taken. Jullie zijn een belangrijke schakel tussen hulpvragers, vrijwilligers en het team. Waar de focus van de teamleider ligt op de inhoud en de kwaliteit en de aansturing van het team ligt de focus van de Assistent Teamleider op de administratieve processen. Jullie ondersteunen elkaar en vervangen elkaar bij afwezigheid. De teamleider is eindverantwoordelijk.
De werkzaamheden vinden voor en deel plaats op de woensdagmiddag van 13.00 - 17.00 uur. Dan is het spreekuur en vergadert het team. De overige werkzaamheden kun je vanuit huis doen, verdeeld over de week.
Je taken betreffen: planning & communicatie, administratie & coördinatie, en ondersteuning spreekuur. Ze bestaan onder andere uit:
- Inplannen van intakegesprekken met hulpvragers.
- Koppelen van vrijwilligers aan dossiers.
- Versturen van herinneringsberichten aan hulpvragers en/of hun begeleiders.
- Beheren van de teamtelefoon: beantwoorden, beoordelen en afhandelen van binnenkomende telefoontjes en whatsappberichten.
- Beheren van de RFL-team Midden mailbox: controleren, beantwoorden en/of doorsturen van e-mails van hulpvragers, beroepskrachten en instanties.
- Uitvoeren van overige ondersteunende administratieve werkzaamheden.
- Zorgdragen voor een correcte administratieve afhandeling in het CRM-systeem.
- Signaleren van knelpunten en deze terugkoppelen aan de teamleider.
- Vervangen van de teamleider bij afwezigheid.
Wij zoeken een betrokken en enthousiaste vrijwilliger die plezier heeft in administratief werk en die affiniteit heeft met het werk van het Rode Kruis.
Je herkent jezelf in het volgende:
- Je hebt ruime ervaring met administratief werk en werkt gestructureerd.
- Je kunt goed overweg met het Microsoft Office 365-pakket; ervaring met een digitaal registratiesysteem is een pré.
- Je werkt servicegericht, zorgvuldig en hebt oog voor detail.
- Je bent communicatief vaardig, geduldig en beschikt over een empathisch vermogen.
- Je bent proactief, denkt in oplossingen en kunt zelfstandig werken.
- Je woont in regio Midden (provincie Utrecht of Flevoland).
- Zinvol, leerzaam en maatschappelijk relevant vrijwilligerswerk.
- Trainingen om je goed voor te bereiden op je werkzaamheden.
- Onbeperkte toegang tot het online e-learningplatform van het Rode Kruis.
- Samenwerking in een goede sfeer met een betrokken team van vrijwilligers en beroepskrachten.
- Een prettige werkomgeving met een internationaal en mensgericht karakter.
- Reiskostenvergoeding op declaratiebasis.
- Het inwerken kost geruime tijd en daarom vragen we om minimaal één jaar beschikbaar te zijn.
- Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) is verplicht voor deze functie en wordt vergoed door het Rode Kruis.