Wil jij ervaring opdoen met een gemeentebreed programma over dienstverlening? En daadwerkelijk verbeteringen doorvoeren binnen de diensten?
Het Platform Dienstverlening beheert het platform dat nodig is voor het gemeentebreed registreren van zaken en contacten. Er worden nieuwe (platform) functionaliteiten ontwikkeld en geïmplementeerd. Dit alles gebeurt in nauwe samenwerking met verschillende partijen zoals de verschillende diensten binnen de gemeente Den Haag (de business), de andere teams binnen de afdeling Online Dienstverlening (zoals het team MijnDenHaag.nl en het team Open formulieren), de interne I&A organisatie en externe leveranciers. Hierbij wordt zoveel mogelijk Agile Scrum gewerkt.
Als projectmedewerker ben jij de spil binnen het programma in het analyseren, verbeteren en stroomlijnen van de verschillende voortbrengingsprocessen (zoals Demand, Test, Development en Releasemanagement) binnen de gemeente, leveranciers en het platform.
Wat ga je doen?
Jij zorgt ervoor dat processen helder in kaart worden gebracht én dat de samenwerking tussen alle partijen soepel verloopt. Daarbij speel je ook een belangrijke rol in het opzetten en versterken van de beheerorganisatie, zodat documentatie duidelijk is, kennis wordt gedeeld en iedereen transparant kan samenwerken.
Jouw taken:
- (Voortbrengings)processen en werkwijzen inzichtelijk maken: je brengt de (voortbrengings)processen en werkwijzen en de betrokken partijen overzichtelijk in kaart, inclusief de informatiestromen en eventuele knelpunten.
- Verbeteroverleggen: je zit regelmatig aan tafel om verbeteringen door te spreken en zorgt dat acties goed worden opgepakt en opgevolgd.
- Feedback: je luistert naar collega's en stakeholders en vertaalt hun input naar concrete verbeteringen en oplossingen in de (voortbrengings)processen en werkwijze. Je zorgt er ook voor dat dit wordt verwerkt in de relevante communicatiemiddelen zoals Wiki, Sharepoint etc.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Documentatie & kennisdeling: jij zorgt dat er een duidelijke, toegankelijke beheerorganisatie staat, met bijvoorbeeld Wiki-pagina's waarin (voortbrengings)processen en werkwijzen helder zijn vastgelegd.
- Stakeholdermanagement: je betrekt actief alle relevante partijen, haalt feedback op en zorgt dat iedereen zich kan vinden in de voorstellen en veranderingen.
Kortom: als projectmedewerker ben je een echte verbinder met oog voor zowel de grote lijnen als de details. Je weet hoe je processen slimmer maakt, mensen betrekt en samenwerking naar een hoger niveau tilt.
Wat vragen wij?
Je herkent je in deze competenties:
- Analytisch denkvermogen: je neemt informatie snel op en kunt adviseren en handelen op tactisch en operationeel niveau. Hierdoor ben je in staat om op basis van analyses en ervaringen verbetervoorstellen te formuleren.
- Plannen en organiseren: je kunt snel schakelen tussen verschillende taken en tegelijkertijd zorg je dat administratieve taken op orde zijn. Dit vereist een goed vermogen om te plannen en prioriteiten te stellen. Je bent pro actief, hebt een hands-on mentaliteit en werkt oplossingsgericht.
- Samenwerken: je vindt het fijn om in een team te werken aan een gezamenlijk doel. Je bent namelijk afhankelijk van je collega's om je eigen werk goed te kunnen doen. Daarom gaat het je goed af om met gedrag van verschillende mensen om te gaan.
- Klantgerichtheid: je kunt goed de behoeften en verwachtingen van stakeholders centraal stellen en hen op een respectvolle, empathische manier ondersteunen. Het draait om het leveren van passende oplossingen, proactief handelen en het creëren van tevredenheid.
- Communicatieve vaardigheden: je kunt helder en effectief informatie, ideeën en gevoelens overbrengen, zowel mondeling als schriftelijk. Dit omvat ook actief luisteren, feedback geven en ontvangen en het aanpassen van je communicatie aan je gesprekspartner. Je gaat lastige gesprekken niet uit de weg.
En je neemt mee:
- Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
- Kennis van en affiniteit met (ICT) voortbrengingsprocessen en procesoptimalisatie.
- Groot leervermogen en motivatie om je de taken snel eigen te maken.
Wie zijn wij?
Programma Platform Dienstverlening wordt uitgevoerd onder leiding van een programmamanager, onder aansturing van vertegenwoordigers van het Gemeentelijk Managementteam: directeuren van Bedrijfsvoering, Publiekszaken en Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zij worden geadviseerd door o.a. De managers van SZW en DPZ en de betrokken business partners vanuit de domeinen en I&A.
Meer weten
Voor meer informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Daniëlle Tammeling, Projectmanager Platform Dienstverlening via (06) 221 94 687 of via de mail danielle.tammeling@denhaag.nl
Voor vragen over het doen van een interne tijdelijke opdracht en het wervingsproces kun je contact opnemen met Helga van Leeuwen, matchmaker tijdelijke opdrachten via (06) 3113 1528 of helga.vanleeuwen@denhaag.nl