Voor onze directe eindklant in omgeving Arnhem, zijn wij op zoek naar een Adviseur Informatiemanagement.
- Start: zo spoedig mogelijk
- Eind: 28 februari 2027, met optie tot verlenging
- Inzet: 16 - 32 uur per week
- Tarief: marktconform
- Locatie: hybride
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die de klant hieraan stelt (o.a. Ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.
De opdrachtgever werkt in multidisciplinaire teams; voor elke opdracht die ze uitvoeren werken we met een Integraal Projectmanagement Model - team (IPM-team). De vijf disciplines binnen dit team zijn Projectmanagement, Projectbeheersing, Omgevingsmanagement, Technisch management en Contractmanagement. De discipline Projectbeheersing valt onder de verantwoordelijkheid van de manager Projectbeheersing. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.
De werkzaamheden- Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
- Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
- Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot informatiebeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
- Introduceren en implementeren van nog niet gebruikte functionaliteiten binnen het MS SharePoint platform Connect).
- Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
- Het jaarlijks actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
- Borgen overdracht projectarchief conform vigerend Kaderinstrument.
- Informatieverstrekking ten behoeve van projectverantwoording DIM.
- Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. Afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
- Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die de klant hieraan stelt (o.a. Ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
- Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. Autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
- Begeleiden van (nieuwe) gebruikers bij bestaande of nieuwe functionaliteiten in Connect ofGRIP.
- Hbo opleiding.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen en het afstemmen met andere disciplines op het gebied van ICT en Informatiemanagement.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een Document Management Systeem (DMS) en begeleiden van organisaties in digitaal archiveren.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van een platform voor Systems Engineering en Informatiebeheer.
- Aantoonbare ervaring met het inrichten van de Grip applicatie ter ondersteuning van het System Engineering proces en informatiebeheer.
- Ervaring met het inrichten van recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- Ervaring met het opstellen van (afdelings-/project specifieke) jaarplannen, beleidsstukken en adviezen op het gebied van digitaal archiveren.
- Aantoonbare ervaring in het begeleiden en coachen van medewerkers tav MS 365 en SharePoint.
- Kennis van (grootschalige) projecten op infrastructureel of watermanagement gebied.
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, toepassingsmodel metadata).
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
- Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen).
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
- Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen).
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers. - Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
- Nauwkeurigheid.
- Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt).
- Proactieve instelling.
Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners.
Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:
- Volledige voor- en achternaam;
- Woonplaats;
- Beschikbaarheidsdatum;
- Hoeveel uur per week;
- Eigen medewerker of freelance;
- Vakantie;
- Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
- NEN44001-Certificering: Ja/Nee.