Als managementondersteuner speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken binnen onze organisatie. Je biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan leidinggevenden zoals Afdelingshoofden, Teamleiders of Programmanagers. Jij bent degene die zorgt dat alles vlekkeloos verloopt, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.
Dit doe je op een gemiddelde werkdag:
- Je beheert complex de agenda en inbox van je manager;
- Je regelt en bereidt vergaderingen, sessies, beoordelingsgesprekken, teamuitjes en heidagen voor;
- Je verwerkt offertes, bewaakt facturatie en onderhoudt contact met externe leveranciers;
- Je boekt vergaderruimtes en regelt alle faciliteiten daaromheen;
- Je ondersteunt bij vacatureprocedures en plant sollicitatiegesprekken in;
- Je verzorgt aanvragen voor toegangspassen, werkmiddelen en applicaties voor nieuwe collega’s;
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s en beantwoordt praktische vragen;
- Je houdt documenten bij en verzamelt stukken voor vergaderingen in IBABS;
- Je regelt facilitaire zaken zoals catering, bloemen en cadeaubonnen;
- Je helpt teamleden met administratieve en facilitaire vragen op kantoor.
Ben jij klaar om de spin in het web te zijn en onze organisatie naar een hoger niveau te tillen? Solliciteer dan nu en maak deel uit van een team dat streeft naar de beste resultaten voor onze stad!
Waar ga je werken?We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Onze Directie, Verkeer en Openbare Ruimte (V&OR), staat voor de bereikbaarheid, veiligheid, inrichting en de kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam. V&OR werkt aan een stad die bereikbaar is op alle niveaus: internationaal, nationaal, regionaal, stedelijk en lokaal. Daarbij wordt gestuurd op het beste resultaat voor de gebruiker tegen de laagste maatschappelijke kosten en risico’s. Dit doen wij met collega’s binnen en buiten de gemeente, waarbij het resultaat voor de stad centraal staat. V&OR werkt ‘van buiten naar binnen’, gebruikmakend van de inzichten van de Amsterdammers, het bedrijfsleven en de wetenschap én die van collega directies en stadsdelen.
Werklocatie: Weesperplein, 8, 1018XA, AMSTERDAM
Wie ben je?- Je hebt minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding in een relevante richting;
- Je hebt ervaring als managementassistent, personal assistant, officemanager of secretaresse;
- Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om zelfstandig te plannen en prioriteiten te stellen;
- Je hebt een goede beheersing van MS Office, MS Teams en andere tools voor agendabeheer en kantoorautomatisering;
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je hebt een proactieve en oplossingsgerichte instelling;
- Je hebt de bereidheid om drie dagen per week op kantoor te werken (Weesperplein 8, Amsterdam).
Aan competenties breng je mee:
- Plannen
- Omgevingsbewustzijn
- Klantgerichtheid:
- Samenwerken
- Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36uur per week;
- Een salaris van minimaal €2.700,- en maximaal €3.831,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
- Een uitzendcontract van een jaar mét een mogelijkheid op verlenging!
- Je bouwt direct pensioen op;
- Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
- Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
- Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
- 8,33 % vakantiegeld;
- Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
- Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.
Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl
€3000 - €4300 monthly