In januari 2025 is de aanpak Dienstverlening vastgesteld voor de komende jaren. Daarin is de ambitie uitgesproken om externe en interne dienstverlening van de provincie Utrecht te verbeteren. Deze uitvraag gaat over de interne dienstverlening. De wens is om binnen de keten dienstverlening van het domein Bedrijfsvoering, Informatievoorziening en Organisatie (BIO) de gebruikerstevredenheid te verhogen. Onderdeel daarvan is het principe van '1-loket', de ingang voor alle dienstverlenings gerichte vragen.
Om dit proces te ondersteunen is een Enterprise Service Management-tool (ESM) geselecteerd middels een aanbesteding. De gecontracteerde tool is Topdesk. Deze zal in 3 fases worden uitgerold, waarbij elke fase specifieke kenmerken heeft, en dat terwijl de winkel open blijft.
Fase 1: Initiële uitrol van de tool, incl. Generieke processen voor fase 2 en 3, uitfasering Assyst.
Fase 2: Uitrol binnen Facilitair, uitfasering Planon.
Fase 3: Implementatie van de tool voor de overige dienstverlenende processen binnen BIO op basis van de generieke processen uit fase 1. Te denken valt aan Financiën, Personeelszaken, Inkoop.
Als projectmanager ben je binnen de opdracht 'Implementatie Topdesk' verantwoordelijk voor het 'claimen' van benodigde resources bij Provincie Utrecht en het inplannen van stuurgroepen, werkgroepen, testsessies en opleidingen. Daarnaast houdt je de voortgang van actielijsten in de gaten en signaleert naar stuurgroep als voortgang aan de kant van Provincie Utrecht achterblijft. De projectmanager is de linking pin naar de leverancier. Je zal starten met een PID voor fase 1, inclusief de benodigde resources en planning op basis van gedefinieerde scope.
Binnen de scope van de implementatie vallen minimaal:
- Self Service Portal
- Producten en Diensten Catalogus
- Incident en Problem Management
- Inventarisbeheer en Asset Management
- Reserveringen van ruimtes, werkplekken en middelen
- Change en Release Management
- Kennisbeheer
- Rapportage en analyse
- Ruimtebeheer
- Evenementen
- Sleutelbeheer
- Life Cycle Management
- Bezoekersmanagement
- Werkorderbeheer, periodieke taken en werkroosters
- Service Level Management
- License Management
Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT)middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra middelen en/of kennis nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.
Jij bent een projectmanager ICT met uitgebreide ervaring binnen het (semi-)publieke domein. Je kunt werken binnen een programmastructuur en kunt complexe veranderingen realiseren. Je voelt je comfortabel als gesprekspartner voor zowel inhoudelijk deskundigen als behoeftestellers binnen de organisatie. Je krijgt mens en organisatie mee in de gewenste verandering binnen de bestaande processen. Je kent relevante ontwikkelingen en spelers binnen het werkveld van Topdesk. Je bent mondeling en schriftelijk in staat je projectplan te verwoorden en hierover verantwoording af te leggen (pIOFACh).
6 maanden - 16-24 uur - 0.67 fte
Dutch native or near native
- Aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met projectmanagement methodieken Prince-2/IPMA en Agile/Scrum aangevuld met aantoonbare kennis en/of certificering ITIL (v3 of v4);
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als ICT-projectmanager binnen de (semi-)overheid;
- Aantoonbaar afgeronde Informatietechnologie of Bedrijfskundige opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
- Minimaal 3 aantoonbare implementaties van ESM afgerond, incl. werkervaring in het implementeren van nieuwe processen en werkwijzen als gevolg van een nieuw systeem en het begeleiden van de;
- Verandering en adoptie door eindgebruikers (geef per implementatie een duidelijke omschrijving in het CV);
- Minimaal 2 aantoonbare succesvolle implementaties van Topdesk afgerond (geef per implementatie een duidelijke omschrijving in het CV);
- De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in compliance-eisen, kennis van AVG en informatiebeveiliging;
- Aantoonbare werkervaring, hoe niet-IT diensten (zoals HR, Facilities en Finance) via ESM beheerd kunnen worden;
- Aantoonbare werkervaring met selfserviceportalen, service catalogi en integraties met andere systemen.