Utrecht heeft jou nodig! In de rol van flexibel inzetbare Bestuursassistent bij de gemeente Utrecht word je deel van het kloppend hart van onze dynamische afdeling Bestuursondersteuning. Je krijgt de unieke kans om een cruciale bijdrage te leveren aan het bestuurlijke proces. Je vaardigheden worden hier niet alleen gewaardeerd, maar krijgen ook de ruimte om verder te groeien in een omgeving waar professionaliteit en positiviteit vooropstaan.
Ben je klaar om deze uitdaging aan te gaan en samen met collega’s frisse energie door onze afdeling te laten stromen? Wij zoeken proactieve teamspelers die met hun expertise en unieke kijk op zaken bijdragen aan een sterker Utrecht. Kom jij ons team versterken?
Dit is je werkAls flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.
Hieronder benoemen we de vier belangrijkste competenties voor deze functie en hoe deze tot uiting komen in jouw dagelijkse werk.
Organisatorisch talent: Je houdt overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Je plant en beheert de agenda’s van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Daarbij zorg je dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.
Communicatieve vaardigheden: Je bent een stevige en verbindende gesprekspartner tussen bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en pas je je toon moeiteloos aan de doelgroep aan.
Proactief handelen: Je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig mailverkeer af, met oog voor urgentie.
Stressbestendigheid: Je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer.
Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van ons college en een goed functionerend secretariaat. Op jou kunnen we bouwen!
Dit is je werkplekDe gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken in een hecht team van bestuursassistenten waar je je welkom en gewaardeerd voelt. Je bent een sleutelfiguur binnen de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier dynamische teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W.
Je nieuwe werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Dit is jouw inbrengBij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. We zijn op zoek naar een dienstverlenende collega die accuraat is, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief is ingesteld.
Jij hebt een gezond gevoel voor humor en bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurders en de omgeving te managen. Daarnaast houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, daarbij ben je politiek sensitief.
Concreet heb jij:
Hbo werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding of door een stevige portie ervaring in dit werkveld.
Ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuur(der). Ervaring binnen een gemeente of semi-overheid is een pre, maar geen harde eis.
Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Teams).
Je werkt in ieder geval op woensdag of vrijdag.
Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:
Een 32- tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.359,- en € 4.811,- op basis van 36 uur (schaal 9). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken;
Uitstekende verlofregelingen.
Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.
Dit is handig om te wetenEnthousiast geworden om als Bestuursassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar wel vóór 21 februari a.s.
Wanneer we meer dan 50 kandidaten hebben ontvangen voor deze vacature sluiten we de vacature eerder af, wacht dus niet te lang met het insturen van je sollicitatie. Wij staan open voor iedereen en hechten veel waarde aan diversiteit binnen ons team. Daarom nodigen we kandidaten met een biculturele achtergrond van harte uit om te solliciteren.
Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Manuela Geurts, Teamleider Bestuursassistenten, 06 48 626 735 292 7291. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar Charlie Sett ( Recruitment coördinator): charlie.sett@utrecht.nl.
Bij ons hoef je geen traditionele sollicitatiebrief te schrijven. We willen je juist leren kennen door jouw antwoorden op drie specifieke vragen. Hiermee krijg je de kans om te laten zien wat jou motiveert en hoe jij met uitdagende situaties omgaat.
De vragen zijn:
Motivatie: Wat motiveert jou in een functie waarin je voortdurend schakelt tussen verschillende mensen, taken en verantwoordelijkheden?
Werken in een veeleisende omgeving: Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je hebt gewerkt met veeleisende personen of in een omgeving waar alles snel moest worden opgepakt? Hoe zorgde je ervoor dat je het overzicht behield en prioriteiten stelde?
Nauwkeurigheid in het werk: Kun je beschrijven hoe je ervoor zorgt dat je werk altijd zorgvuldig en nauwkeurig wordt uitgevoerd, zelfs onder hoge druk? Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin jouw nauwkeurigheid het verschil maakte?
Schrijf je antwoorden in een korte en duidelijke tekst (max. 150 woorden per vraag) en voeg deze toe aan je sollicitatie. Zo maken we meteen kennis met jouw motivatie, aanpak en vaardigheden!
Kom je vervolgens op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.
AcquisitieAcquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.
#J-18808-Ljbffr€3359 - €4811 monthly