Als personal assistant ben je de drijvende kracht achter het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van de directrice. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, houdt overzicht in een dynamische omgeving en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Met jouw ervaring en proactieve houding weet je prioriteiten te stellen en snel te anticiperen op veranderingen. Je werkt nauw samen met een divers en hecht team, waarin samenwerking en professionaliteit centraal staan.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Beheren van de agenda: zorgen voor een efficiënte planning en het afstemmen van afspraken met verschillende stakeholders;
- Voorbereiden van vergaderingen: verzamelen van vergaderstukken, opstellen van agendapunten en regelen van technische ondersteuning;
- Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie: beheren van e-mailcorrespondentie en controleren van brieven op volledigheid en leesbaarheid;
- Gastvrouw zijn: ontvangen van bezoekers en zorgen voor een professionele en gastvrije ervaring.
- Ondersteunen bij afwezigheid: bieden van secretariële en administratieve ondersteuning aan andere directieleden en het afdelingshoofd;
- Alle overige voorkomende, secretariële ondersteunende werkzaamheden.
Onze opdrachtgever zoekt een zeer proactieve en ervaren personal assistant die moeiteloos schakelt in een dynamische omgeving en daarbij uitstekende ondersteuning biedt. Daarnaast beschik jij over de volgende competentie;
- Minimaal hbo-werk- en -denkniveau.;
- Minimaal 5 jaar ervaring in een bestuurlijke omgeving;
- Aantoonbare ervaring als personal assistant;
- Uitgebreide kennis van het volledige Office-pakket;
- Ervaring met iBabs is een pre, maar geen vereiste;
Welkom bij onze organisatie, een overheidsinstantie met een hart voor de gemeenschap en gevestigd in het bruisende Rotterdam. Hier werken we met passie aan uiteenlopende projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van de stad en haar inwoners. Met een team van 70 professionals bieden we ondersteuning op het gebied van bestuurlijke en juridische zaken, communicatie, ICT en informatiemanagement. Onze werkplek is een inspirerende omgeving met een prachtig uitzicht waar je elke dag met plezier naartoe komt.
Het team
Je komt terecht in een team van vier collega's die bekendstaan om hun diversiteit, samenwerkingscultuur en expertise. We hechten veel waarde aan mentorschap en professionele groei, waardoor je altijd kansen krijgt om jezelf te ontwikkelen. Samen zorgen we ervoor dat de algemeen directeur, de directie en het afdelingshoofd optimaal worden ondersteund, wat ons werk essentieel maakt voor de organisatie.
Onze opdrachtgever zoekt een zeer proactieve en ervaren personal assistant die moeiteloos schakelt in een dynamische omgeving en daarbij uitstekende ondersteuning biedt. Daarnaast beschik jij over de volgende competentie;
- Minimaal hbo-werk- en -denkniveau.;
- Minimaal 5 jaar ervaring in een bestuurlijke omgeving;
- Aantoonbare ervaring als personal assistant;
- Uitgebreide kennis van het volledige Office-pakket;
- Ervaring met iBabs is een pre, maar geen vereiste;
€3500 - €4300 monthly