De front office supervisor is medeverantwoordelijk voor het coördineren en optimaliseren van de dagelijkse operaties aan de frontdesk. Deze functie zorgt ervoor dat de kwaliteit van de service hoog blijft, met als resultaat een persoonlijke gastbeleving. Als aanspreekpunt voor zowel gasten als het team zorgt de front office supervisor voor een vlotte, efficiënte en gastvrije werking van de front office.
Dagelijkse werkzaamheden:
Check-in & check-out procedure met de gast: je bent verantwoordelijk voor een gastvrije ontvangst en zorgt voor een warm afscheid van elke gast, waarbij je ervoor zorgt dat hun verwachtingen worden overtroffen.
Begeleiden van het team: je coördineert en begeleidt het front office team, ondersteunt bij hun dagelijkse taken, motiveert hen en zorgt ervoor dat zij zich kunnen ontwikkelen in hun rol.
Informatie voorziening: je geeft de gast tips en advies om hun verblijf in onze stad zo aangenaam mogelijk te maken.
Beheer van VIP-gasten en speciale verzoeken: je zorgt ervoor dat VIP-gasten en speciale verzoeken zorgvuldig worden behandeld en dat hun verwachtingen altijd worden overtroffen.
Boeken tours / tickets / restaurants: je helpt de gast bij het boeken van datgene waar de gast om vraagt.
Telefoon: je beantwoordt de telefoon en/of schakelt door naar de juiste persoon binnen de organisatie.
Administratieve taken: je houdt administratieve taken bij omtrent het verblijf van onze gasten en het beantwoordt e-mails.
Coördineren van kamerverzoeken: indien gevraagd maak je aanpassingen in de kamer indeling om de gast zo veel mogelijk in de behoefte te kunnen voorzien.
Training en ontwikkeling: je traint het team en bewaakt de naleving van de interne kwaliteitsnormen en procedures.
Teamwerk en samenwerking:
In de rol van Front Office supervisor werk je samen met een team van receptionisten en receptie assistenten. Jullie worden aangestuurd door de Front Office Manager, maar werken op een zelfstandige basis op een respectvolle manier met elkaar samen. De verdeling in taken tussen Front Office medewerkers en receptie assistenten is aantoonbaar aanwezig, echter zorgen jullie, door goed samen te werken, voor een soepele en efficiënte check- in en check-out van onze gasten en bieden jullie de hulp die zij daarbij van ons mogen verwachten (onder andere bagage en vervoer).
Samen met de afdeling reserveringen zet je je in om onze gasten een zo passend mogelijke kamer te bieden en maken jullie indien de situatie hierom vraagt een aanpassing in de kamerindeling.
Naast teamwerk met collega’s binnen de afdeling vragen wij ook om teamwerk met overige afdelingen van ons hotel om de gast zo goed mogelijk te kunnen voorzien van kwaliteit en service en de verwachtingen te kunnen overtreffen. Dit betekent samenwerken en communiceren met overige operationele afdelingen, maar ook met externe leveranciers van bijvoorbeeld musea of tours.
Mogelijkheid om deel uit te maken van een, hecht team met een gemeenschappelijke passie voor het perfectioneren van de gastbeleving in ons hotel
Het ontwikkelen van jezelf en team door als spil van de organisatie te fungeren naar de gast en collega’s van andere afdelingen zoals Food & Beverage, Housekeeping en de afdeling technische dienst.
Sterke communicatie; intern en extern.
Kwalificaties en vaardigheden
Ervaring achter een receptie, bij voorkeur in een vergelijkbare rol.
De Nederlandse en Engelse taal uitstekend beheersen (in woord en in geschrift).
Ervaring met computerwerkzaamheden en pos systemen zoals Mews en Lightspeed is een pré.
Stressbestendig zijn en effectief kunnen handelen tijdens onverwachte situaties.
Goed zijn in plannen, prioriteiten stellen en multitasking.
Oog voor detail, netheid en hygiëne.
Bereid om flexibel te werken in dagen (ook in het weekend).
Werkomstandigheden:
De functie vereist flexibiliteit in werkdagen en in werktijden. Weekenden en feestdagen vallen hier ook onder, dit is afhankelijk van de behoeften van de operatie.
Bestand zijn tegen het werken achter een computer, maar tevens de mobiliteit hebben om koffers van en naar kamers te tillen.
Werkomgeving is aan de receptie balie / lobby en hotel.