Wil jij de spin in het personele web zijn op de polikliniek KNO en heb je affiniteit met HR-gerelateerde werkzaamheden? Dan is dit een functie voor jou!
Functie inhoudBen jij per maart/april 2027 de administratieve duizendpoot die energie krijgt van organiseren, plannen en regelen? Vind je het leuk om achter de schermen een onmisbare rol te spelen voor een grote en dynamische polikliniek? Dan maken wij graag kennis met jou!
Als Secretarieel Administratief Medewerker ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met personele en organisatorische processen binnen de polikliniek KNO te maken heeft. In deze functie heb je afstand tot de patiënten en verricht je dus geen baliewerkzaamheden. In plaats daarvan ben jij dé kracht achter de schermen en zorg je voor een soepel verloop voor onze medewerkers en ondersteun je de afdeling op een breed scala aan administratieve, secretariële en HR-gerelateerde werkzaamheden. Jouw focus ligt dus niet op patiënten, maar op je naaste collega's.
In deze rol ben je verantwoordelijk voor de personeels- en urenadministratie van een grote en diverse groep medewerkers, waaronder medisch specialisten, arts-assistenten, audiologen, paramedici en ondersteunende collega's. Je verwerkt personele mutaties, verlof- en verzuimregistraties, detacheringen, stages en roosterwijzigingen en bewaakt de voortgang van verschillende HR-processen. Daarbij werk je met diverse digitale systemen en zorg je ervoor dat de administratieve basis altijd op orde is.
Daarnaast ondersteun je de organisatie van onderwijs, vergaderingen en bijeenkomsten, coördineer je de planning van diverse activiteiten en ben je verantwoordelijk voor uiteenlopende facilitaire en organisatorische zaken. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat collega's kunnen vertrouwen op een goed georganiseerd secretariaat.
Ook beheer je een belangrijk deel van de inkoopprocessen van de afdeling. Van het bestellen van paperclips tot het begeleiden van investeringsaanvragen voor grotere aanschaffingen: jij zorgt ervoor dat alles administratief correct wordt verwerkt. Het aanmaken van inkoopordernummers, het afstemmen met leveranciers en interne afdelingen en het bewaken van de voortgang behoren daarbij tot jouw verantwoordelijkheden.
Je beheert alle poliklinische medische protocollen en werkwijzen in het kwaliteitsmanagementsysteem. Je zorgt ervoor dat deze documenten actueel, compleet en toegankelijk blijven voor medewerkers. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening op de afdeling.
Vanwege de aard van de werkzaamheden heb je regelmatig te maken met privacygevoelige informatie en vertrouwelijke personele aangelegenheden. Discretie, integriteit en zorgvuldigheid zijn daarom essentieel. Je begrijpt als geen ander dat vertrouwen de basis vormt van deze functie.
Kortom: een veelzijdige functie voor een administratieve professional die graag de touwtjes in handen heeft, energie krijgt van het ondersteunen van mensen en processen en een onmisbare rol wil vervullen binnen een dynamische polikliniek.
WerkomgevingWerken bij het Erasmus MC betekent werken in een state-of-the-art gebouw, met de nieuwste technieken en processen. We zijn de grootste werkgever van Rotterdam, met ruim 17.000 collega's. De afdeling KNO is groot en dynamisch: jaarlijks komen er zo'n 25.000 patiënten langs. Je werkt samen met KNO-artsen, audiologen, arts-assistenten, paramedici, doktersassistenten en andere secretarieel administratieve collega's. Het is een hecht en betrokken team waar samenwerking centraal staat.
Deze functie kent een bijzondere dynamiek. Ongeveer 12 uur per week werk je nauw samen met een collega, de overige uren werk je zelfstandig op het secretariaat. Dat vraagt om iemand die graag zelfstandig werkt, initiatief neemt, prioriteiten kan stellen en stevig in zijn of haar schoenen staat. Tegelijkertijd ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's die bij jou binnenlopen met vragen over personele zaken, processen en praktische organisatie.
ProfielDe ideale kandidaat voor deze vacature is een administratief talent met affiniteit voor HR-processen, personeelsadministratie en planning. Je bent communicatief sterk, nauwkeurig en leergierig. Bovendien vind je het fijn om zelfstandig te werken en kun je discreet met privacygevoelige informatie omgaan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:
- Je hebt een mbo-opleiding en hbo werk- en denkniveau.
- Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
- Zelfstandig, proactief en innovatief.
- Je ziet wat mensen nodig hebben, vaak nog voordat ze het vragen.
- Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
- Je bent stressbestendig en behoudt overzicht wanneer er veel tegelijk speelt.
Bekijk hier de voorwaarden voor indiensttreding bij Erasmus MC.
Wat bieden wij- Een tijdelijk contract van 6 maanden, met uitzicht op verlenging of een vast dienstverband.
- Een dienstverband voor 24 tot 28 uur per week.
- Een bruto maandsalaris tussen €2.771,- en €3.807,- (schaal 6) bij een 36-urige werkweek.
- Een cao-salarisverhoging van 3,5% per mei 2027.
- Een 13e maand die we in november uitkeren en reiskostenvergoeding. Bijvoorbeeld 100% OV-vergoeding voor het woon‑werkverkeer.
- Samen bespreken we jouw inzetbaarheid op de afdeling. Een goede werk-privébalans vinden we belangrijk.
- Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij betalen 70% van je pensioenpremie waardoor je netto salaris hoger uitvalt dan je misschien denkt.
- Sportfaciliteiten in het Erasmus MC. En heb je een lekke band? Onze fietsenmaker helpt je graag!
Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.
Meer informatieMaak van deze vacature jouw nieuwe baan! Solliciteer nu via de sollicitatiebutton. Het begint met doen.
Inhoudelijke vragen over de vacature? Ingrid Groenendaal beantwoordt deze graag op maandag of dinsdag via 010-7032481. Uiteraard kun je ook altijd vrijblijvend contact opnemen voor meer informatie over de functie.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.
Het salaris bedraagt €500