Gesloten vacatures backoffice medewerker Den Haag

Wij zoeken een Backoffice Medewerker in Den Haag die ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Maar deze rol is meer dan alleen uitvoerend: de functie is in ontwikkeling en jij krijgt de kans om mee te bouwen, processen te verbeteren en je functie deels zelf vorm te geven.

We zoeken iemand voor 32 tot 40 uur, van maandag tot en met vrijdag.

In deze veelzijdige functie ben je medeverantwoordelijk voor het soepel en accuraat verlopen van administratieve en organisatorische processen rondom opleidingen, trainingen, examinering en finance. Je werkt nauw samen met collega’s (intern) en klanten (extern) en zorgt ervoor dat alle processen correct, tijdig en volgens afspraak worden uitgevoerd. Jouw taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:

• Organiseren, coördineren en administratief verwerken van opleidingen, trainingen en examens;
• Beheren van het volledige inschrijfproces: verwerken van aan- en afmeldingen, bevestigen van deelname en bijhouden van deelnemerslijsten;
• Opstellen, controleren en coördineren van de uitreiking van diploma’s en certificaten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor kandidaten, klanten en interne collega’s voor vragen over opleidingen, examendata en inschrijvingen;
• Bijhouden, actualiseren en archiveren van opleidings- en examenadministratie in de daarvoor bestemde systemen;
• Verzorgen van correspondentie zoals uitnodigingen, bevestigingen, facturen en informatie;
• Ondersteunen bij de planning van locaties, materialen en examinatoren/docenten;
• Signaleren van knelpunten in het proces en proactief aandragen van verbeteroplossingen;
• Bijdragen aan het optimaliseren van werkprocessen, inclusief het up-to-date houden van handleidingen en werkinstructies;
• Verzorgen van secretariële en facilitaire ondersteuning, zoals agendabeheer en reserveren van trainingsruimtes;
• Verwerken van financiële administratie in Exact online;
• Registreren en opvolgen van klantvragen, inclusief het bewaken van doorlooptijden en het terugkoppelen van antwoorden;
• Samenwerken met sales, docenten en consultants om een vlekkeloze klantreis te garanderen;
• Ondersteunen bij rapportages en overzichten voor het management.

Kortom: een veelzijdige rol waarin jij écht het verschil kunt maken!

De organisatie richt zich al decennialang op het elke dag slimmer en beter maken van de proces- en maakindustrie. Dat is waar hun oorsprong ligt en waar zij groot mee zijn geworden. Binnen de sector staan zij al bijna 70 jaar bekend om hun kwaliteit en vakmanschap, en die sterke reputatie willen zij de komende jaren verder uitbouwen.

Met ambitieuze groeiplannen werken zij eraan hun merk nog krachtiger in de markt te positioneren. Voor deze volgende fase zijn zij op zoek naar een medewerker Backoffice die, samen met het bestaande team, zorgt dat alle backofficeprocessen soepel en professioneel verlopen.

Het pand is makkelijk te bereiken met de auto en met OV stopt de metro vlakbij!

Wie zoeken wij?

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur ervaring binnen de opleidingssector en/of zakelijke dienstverlening;
• Je werkt accuraat, gestructureerd en met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
• Ervaring met Exact online;
• Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking;
• Je bent communicatief vaardig, klantgericht en houdt van regelen.
• Den Haag of in de nabije omgeving, zoals Rijswijk, Leidschendam, Voorburg of Delft.

Wat krijg je ervoor terug?

• Een mooi salaris tussen de €2.600 en €3400,00 o.b.v. 40 uur;
• 26 vakantiedagen per jaar;
• Een mobiliteitsbudget én de mogelijkheid om een (elektrische) leasefiets aan te schaffen, ook voor privégebruik;
• Een goede pensioenregeling via Nationale Nederlanden;
• Een laptop van de zaak;
• Alle ruimte voor het volgen van opleidingen of trainingen die jou verder brengen;
• De kans om je rol zelf mede vorm te geven in een organisatie in beweging;
• Flexibiliteit om thuis te werken wanneer het werk daarom vraagt.
• Een vast contactpersoon binnen Olympia;