Voor de gemeente Wijk bij Duurstede zijn wij op zoek naar een bestuurssecretaresse, een centrale rol met een afwisselend takenpakket binnen de gemeente. Met jouw ondersteuning kunnen het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers zich focussen op de uitvoering van hun primaire taken. Naast je werk als bestuurssecretaresse neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam. Hier zorg je voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.
Bij deze relatief gemeente werken 150 medewerkers voor 24.000 inwoners aan een fijne plek om te wonen en werken. Korte lijnen met onder andere het bestuur maken het werk interessant. Jouw dubbelrol in ondersteuning én coördinatie maakt het nog interessanter.
- Je beheert en bewaakt de agenda’s van de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris.
- Je bepaalt (mede) waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en adviseert hierover.
- Je leest mee in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en agendaplanning.
- Je bereidt de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder‑overleggen voor, samen met de bestuurssecretaris, de bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
- Je beheert de gezamenlijke mailbox en zet informatie en acties uit naar het college of andere medewerkers.
Naast de secretariële ondersteuning van het collega, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, vervul je een coördinerende rol binnen het secretariaatsteam met de volgende taken:
- Je zorgt voor duidelijkheid in de rol‑ en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen.
- Je uniformiert en professionaliseert werkwijzen en processen.
- Je bewaakt de bezetting en werkverdeling en signaleert op tijd de knelpunten.
- Je bent de schakel tussen verschillende afdelingen en je zorgt dat afspraken en verantwoordelijkheden helder zijn.
- Je neemt initiatieven om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.
- Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo‑bacheloropleiding in de richting (directie)secretaresse of managementassistent.
- Je hebt meer dan 5 jaar recente ervaring als bestuurssecretaresse of managementassistent bij een gemeente.
- Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het coördineren van een secretariaatsteam.
- Je hebt werkervaring met het adviseren over prioriteiten aan burgemeester, wethouders en directeur.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met het:
- uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teams
- voorbereiden van vergaderingen in iBabs
- samenwerking met de directie en de gemeentesecretaris
- Je bent beschikbaar voor een gesprek met de gemeente op donderdag 18 december.
Wijk bij Duurstede, hybride werken niet mogelijk
Wij biedenDe functie is per direct (uiterlijk maandag 5 januari) beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 4 maanden, met een optie tot verlenging. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.
Ja, ik ben geïnteresseerd!Reageer vóór vrijdag 12 december 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl of klik op Solliciteer. Ons referentienummer is 25658. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.
Ik zoek toch iets anders!Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.
#J-18808-Ljbffr