Eventmanager Griffie/Griffiemedewerker

ft. 25482

Provincie Gelderland

Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Opdracht

Vanwege langdurige ziekte van de eventmanager/griffiemedewerker bij de griffie zijn we op zoek naar tijdelijke vervanging. De griffie is een team met zeer betrokken, enthousiaste en deskundige collega's. We zijn er om het democratisch proces te ondersteunen en staan klaar voor alle Statenleden en fractievolgers. Wij zijn deskundig, toegankelijk, vernieuwend, toegewijd en integer.

Samen met de griffier, de plv. Griffier, drie Statenadviseurs, een junior Statenadviseur, een communicatieadviseur, een office/informatiemanager, een griffiemedewerker en een functioneel beheerder zetten we alles op alles om Provinciale Staten (PS) met haar 55 Statenleden en de 15 fracties continu in positie te brengen. Als griffie opereren wij onafhankelijk in het politiek gevoelige, complexe krachtenveld en netwerk van de provincie.

Samen met de office/informatiemanager, functioneel beheerder en de griffiemedewerker, vormt de eventmanager/griffiemedewerker het ondersteuningsteam van de griffie.  

De eventmanager/griffiemedewerker:

• is eindverantwoordelijk voor alle organisatorische zaken van de verschillende vergaderingen en evenementen van Provinciale Staten en de griffie (regelen locatie/zalen, catering, aanspreekpunt facilitaire dienst, opstellen van een draaiboek);
• is het aanspreekpunt voor de sprekers bij in- en externe evenementen/bijeenkomsten;
• coördineert diverse evenementen, zoals het Provinciespel, Provinciale Staten trekken de streken in, Opening statenjaar, IPO jaarcongres (in overleg met statenadviseur), Bezoeken aan HdP (w.o. Gemeentebezoeken);
• is verantwoordelijk voor het hele proces rond de wisselingen statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers;
• is managementondersteuner van de griffier;
• verzorgt, samen met het ondersteuningsteam, de (digitale) stukkenstroom van en naar Provinciale Staten;
• ondersteunt bij alle overige voorkomende administratieve en organisatorische zaken bij de griffie.

Daarnaast werkt de eventmanager/griffiemedewerker nauw samen met de griffiemedewerker en functioneel beheerder en vervangen ze elkaar bij afwezigheid en/of piekmomenten.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Je bent inzetbaar vanaf 12 januari 2026 tot en met 11 juli 2026 voor minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week verdeeld over 5 werkdagen. De werkdagen in het Huis der Provincie zijn op de maandag en woensdag, de overige dagen kan (als de agenda dit toelaat) vanuit huis of een andere locatie worden gewerkt. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden.

2. Je beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar. 

3. Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring bij of voor een overheidsorganisatie met het organiseren van vergaderingen en evenementen in een politieke setting. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. 

Gunningscriteria kwaliteit (wensen) totaal 100 punten
4. Je beschikt aantoonbaar over werkervaring bij of voor een griffie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

5. Je beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

6. Je beschikt over een minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie, aan te tonen met het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar.

Competenties te toetsen in interview
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

1. Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
2. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld én je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
3. Nauwkeurigheid: Je bent zorgvuldig en werkt secuur. Je vindt kwaliteit belangrijk en probeert fouten te voorkomen. Je behoudt overzicht en voert je taken uit op een georganiseerde manier.
4. Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.
5. Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. Je bent inzetbaar vanaf 12 januari 2026 tot en met 11 juli 2026 voor minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week verdeeld over 5 werkdagen. De werkdagen in het Huis der Provincie zijn op de maandag en woensdag, de overige dagen kan (als de agenda dit toelaat) vanuit huis of een andere locatie worden gewerkt. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden.

  2. Je beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding. Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het afstudeerjaar. 

  3. Je hebt minimaal 3 maanden werkervaring bij of voor een overheidsorganisatie met het organiseren van vergaderingen en evenementen in een politieke setting. Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet. 

  4. Je beschikt aantoonbaar over werkervaring bij of voor een griffie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

  5. Je beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

  6. Je beschikt over een minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie, aan te tonen met het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar.

  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?

  8. Per wanneer ben je beschikbaar?