Management Assistent

mag 251111-JAS-003. Royal Schiphol Group

Voor de Royal Schiphol Group zijn wij op zoek naar een Management Assistant.

Als Management Assistant voor de MT-leden binnen Schiphol zorg je voor een adequate ondersteuning van het managementteam van de afdeling Finance.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor:

• Proactieve ondersteuning bij het agendabeheer van managementteamleden;

• Secretariële taken zoals het organiseren van teambijeenkomsten, trainingen en evenementen, en - in overleg - overige administratieve werkzaamheden;

• Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken, en het organiseren van dienstreizen;

• Fungeren als back-up van de Assistant van de Director Finance en indirecte ondersteuning bij diverse administratieve en organisatorische taken;

• De onboarding van nieuwe collega's, waaronder het aanvragen van passen en het ondersteunen van de inhurende manager om een soepel proces te waarborgen;

• Ontzorgen is hier het sleutelwoord;

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en weet zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.

In deze dynamische rol als Management Assistant krijg je de kans om intensief samen te werken met collega's binnen én buiten de afdeling. Je kunt jouw creativiteit en organisatietalent volop inzetten, met veel ruimte voor eigen inbreng bij het opzetten en coördineren van bijvoorbeeld teamevents.
Daarnaast biedt deze functie je een steile leercurve, waarin je snel nieuwe vaardigheden ontwikkelt en groeit in je professionaliteit.

• Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt, en doet dit op een proactieve manier.

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands, en beheerst het Engels op redelijk goed niveau.

• Je hebt een goed gevoel voor sfeer en weet hier op een integere en juiste manier mee om te gaan.

• Je bent een belangrijke motor en smeerolie voor het draaiende houden van de hele afdeling.

• Je maakt zaken bespreekbaar als emoties oplopen, en durft collega's aan te spreken of hun gedrag te spiegelen.

• Je helpt collega's graag, bent oplossingsgericht en creatief, maar weet ook prioriteiten te stellen in je eigen werkzaamheden.

• Je bent een echte teamspeler, want je maakt deel uit van een team van Management Assistants binnen Schiphol Finance.

• Je bent proactief en zelfstandig, waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt.

• Je signaleert tijdig urgente zaken, attendeert je manager hierop en pakt waar nodig initiatieven zelfstandig op.

• Je staat stevig in je schoenen, kunt goed werken onder druk en haalt juist plezier uit deze dynamiek.

• Je hebt ervaring met Microsoft 365, inclusief toepassingen als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, SharePoint en Teams.

• Je beschikt over een mbo-/hbo-werk- en denkniveau.

• Je bent flexibel, stressbestendig en houdt van een dynamische werkomgeving.

Voor deze rol wordt verwacht dat je, met het oog op de inwerkperiode, in het begin van de opdracht regelmatig op kantoor aanwezig bent.
De gesprekken staan gepland voor dinsdag 25 november en woensdag 26 november. Houd hier alvast rekening mee.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Je hebt ervaring met Microsoft 365, inclusief toepassingen als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, SharePoint en Teams.

  2. Je beschikt over een mbo-/hbo-werk- en denkniveau.

  3. Je bent flexibel, stressbestendig en houdt van een dynamische werkomgeving.

  4. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  5. Heb je de komende maanden vakantie gepland?
  6. Hoeveel uur ben je beschikbaar?
  7. Per wanneer ben je beschikbaar?
  8. Voor deze opdracht is het verplicht om je woonplaats, postcode en geboortedatum door te geven. Staan deze in je CV? Anders hier doorgeven.