Administratieve vacatures Schiedam

Organisatie Stichting Koninklijke Nederlandse Kinderpostzegels

Al 100 jaar versterkt Kinderpostzegels de veerkracht van kinderen. Maar weet je ook wat wij doen met de financiering die we ontvangen? Wij werken samen met tientallen partners in Nederland, het Nederlands Koninkrijk, West-Afrika en Azië. Hier implementeren we impactvolle programma’s die ervoor zorgen dat ieder kind het beste uit zichzelf kan halen.

In verband met het vertrek van één van onze collega’s, is onze directeur Sofie per direct op zoek naar een Directie Assistent met een “sparkle”.

Wie zijn wij?

Kinderpostzegels is dé goededoelenorganisatie met en voor kinderen. Wij staan voor gelijke kansen voor ieder kind. Heel veel kinderen staan met 10-0 achter in het leven. Door problemen thuis, armoede en eenzaamheid kunnen zij niet het beste uit zichzelf halen. Kinderpostzegels is er voor deze kinderen. Wij zorgen voor impactvolle programma’s die de veerkracht van kinderen versterkt, dichtbij en ver weg. En waarbinnen kinderen zélf denken, doen en meebeslissen. Zo maakt Kinderpostzegels 365 dagen per jaar het verschil met en voor kinderen.

In deze brede functie ligt de focus op het ondersteunen van onze bezige bij directeur Sofie en haar mede MT leden Sanne, Oscar en Titia. Je houdt je dagelijks onder andere bezig met het uitvoeren van diverse administratieve taken, het beheren van de inkomende en uitgaande communicatie en met inhoudelijke en procesondersteuning. Je zorgt voor een gestructureerde, efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving voor directie en MT en ziet alle belangrijke zaken van de organisatie voorbij komen. Dit doe je uiteraard niet alleen, dat doe je samen met je collega’s Suad (Administratief Medewerker) en Kim (HR Adviseur) binnen het team Directieondersteuning. Je bent in staat om meerdere taken tegelijkertijd te beheren en prioriteiten te stellen. Ook ondersteun je het MT bij diverse processen, waaronder de Planning en Control (P&C) cyclus en beleidsvoorbereiding.

Daarnaast:

• Bewaak en beheer je de agenda van Sofie, inclusief het plannen en coördineren van afspraken, vergaderingen en evenementen;


• Je fungeert als aanspreekpunt voor externe contacten en zorgt voor een professionele en efficiënte communicatie;


• Je organiseert en coördineert relevante documenten en processen die bijdragen aan de strategische besluitvorming en de uitvoering van beleid;


• Je ondersteunt bij het opstellen en onderhouden van diverse interne protocollen en procedures;


• Je fungeert als secretaris voor de Raad van Toezicht (RvT), de Audit Commissie (AC), het Management Team (MT) en de Ondernemingsraad (OR).

Hoe ziet een dag als Directie Assistent eruit? Je begint de dag op kantoor, met een praatje bij het koffieapparaat om de voelsprieten in de organisatie te houden. Vervolgens staat de stand‑up van het team Directieondersteuning op het programma, waar iedereen kort vertelt waar ze mee bezig zijn. Daarna duik je de mailbox van jezelf én van Sofie in, om te kijken of er nog mails zijn die de aandacht nodig hebben. Na een uurtje overleg je met collega Oscar over het komende overleg met de Audit Commissie: welke documenten moeten van tevoren aangeleverd zijn, en waar vindt het overleg plaats? Tijdens de lunch maak je met een collega een wandeling door het mooie Leiden, of haal je een broodje in onze kantine. In de middag hou jij je bezig met het inplannen van interviews ten behoeve van het opzetten van het leiderschapsprogramma binnen Kinderpostzegels. Dit doe je in nauw overleg met je collega’s Suad en Kim. Ten slotte heb je nog een overleg met Sofie, om de planning van de komende weken te bespreken, en te kijken of er nog geschoven moet worden met afspraken.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau met 3-5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in de (jeugd)sector of bij een goededoelenorganisatie;


• Je hebt sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;


• Je bent discreet en integer;


• Kennis van en ervaring met strategische processen (bijvoorbeeld P&C-cyclus) is een pré.

Wat biedt Kinderpostzegels?

Een professionele werkomgeving met volop ontwikkelkansen. We werken doelgericht en wendbaar en zijn continu in beweging. Dit mag je verder van ons verwachten:

• Een salaris, afhankelijk van kennis en werkervaring, tussen de € 3.309 en € 4.943 (schaal 9) op basis van een fulltime dienstverband (36 uur);


• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens CAO Jeugdzorg (een goede pensioenregeling, eindejaarsuitkering en opleidingsmogelijkheden);


• Contract voor één jaar met de intentie tot een langdurige samenwerking;


• Maximaal 36 uur per week in een flexibele, zelfstandige werkomgeving;


• De standplaats voor deze functie is Leiden, wij hanteren een hybride werkbeleid.

Wij streven naar een inclusieve en diverse werkomgeving, waarin iedereen zich thuis voelt. Als je je veilig, gezien en gehoord voelt, kun je zijn wie je bent. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het inzetten en verder ontwikkelen van ieders kwaliteiten.