Heb jij een afgeronde MBO-4 opleiding, ben je leergierig, enthousiast en op zoek naar een inspirerende werkomgeving waar je met medewerkers uit verschillende landen te maken krijgt?
Lijkt het jou leuk om informatie uit te zoeken, collega's te ondersteunen en te schakelen met ambassades wanneer informatie incompleet of niet correct is? Dan is deze rol bij Ministerie van Buitenlandse Zaken als HR-Officer Ambassade medewerkers misschien wel wat voor jou?
Vanuit Nederland ben jij het aanspreekpunt voor de ambassade medewerkers in het buitenland met betrekking tot de registratie en administratie van indiensttredingen, doorstroom en uitdiensttredingen van lokale medewerkers.
Wat ga je doen?Het team bestaat uit o.a. uit HR-administrateurs, payroll administrateurs en diverse HR-Specialisten, in totaal ongeveer 35 bevlogen collega's die je graag wegwijs maken binnen het LM team en Buitenlandse Zaken. Bij de afdeling Lokale Medewerkers werken ze via het principe van zelf organisatie. Dit betekent dat er geen hiërarchie is binnen de afdeling. Je krijgt je eigen takenpakket en jou werk maakt het werk van jou collega's lichter zodat die tijd hebben voor een aantal lopende grote projecten. Binnen BZ waarderen we het als eigen initiatief wordt genomen en kan je je functie naar eigen inzicht vorm geven. Bij BZ hechten we belang aan vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.
Als HR Officer bij het cluster Lokale Medewerkers (LM) heb je onder andere de volgende taken:
- Je zorgt er voor dat de registraties van lokale medewerkers, werkzaam bij de Nederlandse ambassades in het buitenland, tip top in orde zijn;
- Je ondersteunt de senior-collega's uit jouw team en neemt werk uit hun handen. Denk hierbij aan het controleren van de informatie in het HR systeem en het digitale archief of schakelen met ambassades wanneer informatie incompleet of niet correct is;
- Je bent de belangrijkste schakel tussen de mutaties van lokale medewerkers en de ambassades. Je zorgt ervoor dat de mutaties tijdig en correct worden verwerkt;
- Je bent bereikbaar voor de operationeel managers van de posten om het eerste aanspreek punt te zijn voor hun vragen.
- Het is handig in deze baan als je nauwkeurig kan werken, goed administratief onderlegt bent en ervaring hebt met Excel.
Wat de rol van HR Officer zo leuk maakt is de diversiteit aan landen waarmee je bezig bent en uitzoekwerk dat daar bij hoort. Ben jij nauwkeurig en wordt jij warm van HR administratie, controleren en archiveren? Dan is deze functie iets voor jou!
Nadat je voldoende bent ingewerkt op kantoor en je dus zelfstandig kunt werken bestaat de mogelijkheid om, zoals dit voor de hele Rijksoverheid geldt, hybride te werken wat in principe betekent 50% thuis en 50% op kantoor. Bij het thuiswerken zoeken we elkaar op en houden contact met elkaar. Ook onder normale omstandigheden heb je de vrijheid om thuis te werken. Wil je toch naar kantoor komen, dan vind je jouw werkplek in het centrum van Den Haag, waar je tijdens de lunch met een collega even lekker buiten kan gaan wandelen of lunchen.
Wat beloven wij jou?- Een interessante HR functie bij een overheidsorganisatie;
- Mogelijkheid tot thuiswerken;
- Je wordt beloond met een salaris conform CAO Rijksoverheid, schaal 8 (min. € 2817,71 / max. € 3782,52 bruto per maand o.b.v. 36 uur);
- Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Reiskostenvergoeding: OV volledig vergoed en eigen vervoer vanaf € 0,07 per km;
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
- Normaal gesproken een werkplek in de binnenstad van Den Haag;
- Een maandelijkse korting van €10,00 op je sport abonnement via Bedrijfsfitness Nederland bij een van de 3500 aangesloten sportscholen.
- Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops;
- Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband;
- Vriendelijke & bevlogen collega's;
- Je hebt minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding en werk- en denkniveau;
- Je kan je zowel schriftelijk als mondeling goed uitdrukken in de Nederlandse en Engelse taal;
- Je bent administratief sterk en registraties, controles en archiveren in verschillende software systemen schrikken je niet af;
- Je bent nauwkeurig en je begrijpt de voordelen van werken met deadlines / doorlooptijden. Ook bij hoge werkdruk behoud je het overzicht en weet je je prioriteiten te stellen;
- Je kunt goed samenwerken en met je proactieve houding denk je mee en lever je toegevoegde waarde aan het team;
- Je hebt affiniteit met informatisering en informatiemanagement (functioneel beheer, workflow systemen en digitalisering);
- Je hebt een dienstverlenende instelling en je kunt je inleven in de klant in het buitenland;
- Klantgericht handelen en communiceren is jou op het lijf geschreven, en ook met "lastige" klanten kun je goed om gaan.
- Proactief
- Accuraat
- Analytisch
- Teamplayer
- Leergierig
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
Extra informatie over Nederland Wereldwijd en Directie Wereld Wijd Werken (3W)
Voor Nederland wereldwijd is een shared service organisatie die gepositioneerd is binnen BZ. 3W biedt ondersteuning aan alle medewerkers van de Rijksoverheid die voor korte of lange duur in het buitenland of in het Caribisch deel van het Koninkrijk verblijven voor de uitoefening van de internationale functie. 3W biedt producten en diensten aan op het gebied van voorlichting en voorbereiding van de medewerker en gezinsleden, verhuizingen, vergoedingen, keuringen en vaccinaties, dienstreizen, diplomatieke paspoorten en visa, rechtspositie lokaal personeel, salarisadministratie lokaal personeel en post- en goederenvervoer, .
3W bestaat uit 2 afdelingen: Dienstenverlening en Relatiemanagement (DRM) en Personeel Buitenland (PB). De afdeling PB bestaat uit 3 clusters met gezamenlijk bijna 85 medewerkers. Het LM-cluster (Lokale Medewerkers) ondersteunt (Plv) Ambassadeurs en Operationeel Managers op de post als het gaat om de rechtspositie van de lokale medewerkers op de post. Kernbegrippen voor werken binnen 3W zijn: interdepartementaal, digitaal en met de klant centraal.
Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Lisanne van den Eeckhout of Rianne Veerling op via 0352-071582 of stuur een e-mail via .