Als secretarieel administratief medewerker ben je een onmisbare schakel binnen de afdeling Cardiothoracale Chirurgie. Je werkt nauw samen met de secretaresse van het afdelingshoofd en ondersteunt de hoogleraar en stafleden in hun dagelijkse werkzaamheden. Er is geen patiëntencontact. Jouw focus ligt volledig op organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning. Je taken zijn afwisselend en vragen om scherpte, accuratesse en flexibiliteit. Je houdt overzicht, denkt 2 stappen vooruit en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Denk hierbij aan:
- Agendabeheer voor de hoogleraar klinische besliskunde in cardiothoracale interventies, de opleider en de stafleden Cardiothoracale Chirurgie.
- Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het reserveren van ruimtes.
- Correspondentie en e-mailafhandeling in het Nederlands en Engels.
- Ondersteuning bij administratieve processen en personeelsgerelateerde procedures.
- Beheer en actualisatie van protocollen in het KMS systeem.
- Organiseren en faciliteren van overleggen, bijeenkomsten en events met interne en externe partners.
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van actiepunten.
Je krijgt veel ruimte om je werk zelfstandig in te richten en om processen slimmer en efficiënter te organiseren. Goede ideeën worden gewaardeerd en initiatief wordt aangemoedigd.