Ben jij het professionele, gedreven en enthousiaste visitekaartje van onze organisatie? Dan zijn we op zoek naar jou!
Functie inhoud
In deze veelzijdige functie ben je de rechterhand van de secretaris en ondersteun je het bestuur op organisatorisch, administratief en logistiek vlak. Je organiseert zelfstandig bijeenkomsten zoals het Bestuur Stafconvent, het afdelingshoofdenoverleg en het overleg met de Raad van Bestuur. Je reserveert vergaderruimtes, regelt catering en ICT-voorzieningen (zoals MS Teams), verstuurt tijdig de vergaderstukken en notuleert de vergaderingen. Op vergaderdagen ben je fysiek aanwezig. Je ontvangt hier deelnemers, controleert de techniek en zorgt dat alles gereedstaat. Na afloop laat je de ruimte weer netjes achter.
Je dagelijkse werkzaamheden bestaan verder uit:
- Beheer van de e-mailbox van het Stafconvent.
- Beheer van de agenda van de secretaris en het Bestuur Stafconvent.
- Voorbereiden van conceptagenda's en uitnodigen van sprekers.
- Opstellen en bijhouden van de jaarplanning.
- Maken en bijhouden van actie- en takenlijsten voor werkoverleggen.
- Bijhouden van de intranetpagina van het Stafconvent (je krijgt hiervoor een korte training).
Werkomgeving
Het Erasmus MC staat voor een gezonde bevolking en excellente zorg door onderzoek en onderwijs. Baanbrekend werken, grenzen verleggen en voorop lopen in onderzoek, onderwijs en zorg is wat we doen. Bij Erasmus MC zetten we ons in voor een gezonde samenleving en excellente zorg. Hier werken bevlogen professionals die met kennis, daadkracht en hart voor de zorg bouwen aan de gezondheid van morgen.
Je werkt voor het Stafconvent van het Erasmus MC, het orgaan dat alle afdelingshoofden, medisch specialisten, universitaire (hoofd)docenten, stafmedewerkers en onderzoekers met een vaste aanstelling vertegenwoordigt. Het Stafconvent heeft een bestuur, bestaande uit themavoorzitters en een Dagelijks Bestuur dat de dagelijkse coördinatie verzorgt. In deze functie ondersteun je zowel het bestuur als het Dagelijks Bestuur en werk je nauw samen met de secretaris van het Stafconvent, die ook jouw directe leidinggevende is.
Vanwege uitbreiding van de werkzaamheden breiden we ons team uit. Als secretaresse ondersteun je samen met een collega (werkzaam voor 24 uur) en de secretaris het (Dagelijks) Bestuur Stafconvent. Je standplaats is Na 14, waar ook de kantoren van de Raad van Bestuur zich bevinden. Je werkt 28 uur per week, waarbij je twee keer per maand op dinsdag tot 18:30 uur beschikbaar bent in verband met vergaderingen.
Profiel
- Minimaal 4 jaar ervaring als secretaresse binnen een grote, complexe organisatie zoals een universitair medisch centrum, overheidsinstelling of gemeente.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Sterke ICT-vaardigheden en ervaring met onder andere MS Office, MS Teams en Ibabs (of vergelijkbare vergadertools).
- Flexibiliteit ten aanzien van werktijden: je bent beschikbaar voor enkele avondvergaderingen per maand.
- Ervaring met bestuurlijke ondersteuning is een plus, net als het gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en vertrouwelijkheid.
Wat bieden wij
Een uitdagende functie binnen het grootste Universitair Medisch Centrum (UMC) van Nederland met hoge ambities op het gebied van zorg, onderwijs en onderzoek. Deze functie is beschikbaar per 1 december 2025.
- Je ontvangt een contract voor 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
- De functie biedt ruimte voor ontwikkeling en doorgroei naar een zwaardere functie binnen het Stafconvent, mits aantoonbare geschiktheid en bewezen prestaties.
- Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.020,- tot maximaal € 4.041 (schaal 7) bij een volledige werkweek van 36 uur.
- Uitstekende secundaire voorwaarden, zoals een 13e maand die al in november uitgekeerd wordt en een persoonlijk reiskostenbudget.
- Een pensioenverzekering bij het ABP. Wij nemen circa 2/3 van de maandelijkse bijdrage voor onze rekening waardoor je netto meer overhoudt dan je misschien denkt.
- Bijzondere voordelen, zoals een fysiotherapeut en een fietsenmaker van de zaak. Er is bovendien ook een sportclub waar je na werktijd aan je conditie kunt werken.
Alle arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao Universitair Medische Centra.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie is niet gewenst.