Vacatures administratief medewerker Leiden

Standplaats: ROTTERDAM
Duur: zsm - 15-03-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 29-08-2025

De duur van verlengingen zijn nader te bepalen. De totale duur van de opdracht is niet langer dan twee jaar. De startdatum is z.s.m., maar niet later dan 15-09-2025.

Het Team: De afdeling Vlootservices zorgt ervoor dat de voertuigenvloot beschikbaar zijn en blijven voor de exploitatie onder de afgesproken condities. De dienstverlening van Vlootservices bestaat uit het: (correctief-, preventief en verzorgend) onderhouden, reviseren en modificeren van bussen, trams en metro's. Hiervoor is de afdeling Vlootservices verdeelt over vier onderafdelingen: Vlootservices Metro, Vlootservices Tram, Vlootservices R&M en Vlootservices Bus. De TAM is gekoppeld aan één of meerdere onderafdelingen.

Het profiel: De TAM coördineert en voert administratieve werkzaamheden uit. Maar het betreft wel een functie met veel afwisseling. De TAM zit niet de hele dag alleen achter de computer; de TAM houdt zich ook bezig met werkzaamheden in de werkplaats. Denk hierbij aan het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn, het opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel. Daarnaast ontvangt de TAM bezoekers en zorgt de TAM voor een correcte archivering en documentatie. De TAM werkt veel samen met de monteurs en leidinggevenden binnen de onderafdeling. De TAM overlegt en werkt nauw samen met de planner- werkvoorbereiders en de onderhoudsspecialisten ten behoeve van de technische ondersteuning in materialen en administratieve processen. De TAM voert uit, ontlast en coördineert de administratie binnen één van de modaliteiten van Vlootservices. De TAM registreert data correct, ondersteund in de onboarding van nieuwe in- en externe medewerkers, verzorgt management rapportages en zorgt ervoor dat uitvoerenden worden ontlast van administratieve taken.

De functie: Je taken bestaan uit o.a.:

• Adequate registratie van de uitgevoerde werkzaamheden in SAP teneinde de werkuitvoering te bewaken.

• Uitgevoerde gereed melding van werkzaamheden in SAP teneinde de uitvoering van de werkprocessen te controleren.

• Uitgevoerde controle van financiële gegevens in SAP teneinde de rechtmatigheid van de boekingen te bewaken.

• Adequate opstelling van inkoopaanvragen en bewaking van facturen voor de onderafdeling VS teneinde het inkoopproces te optimaliseren.

• Adequate secretariële ondersteuning van het management binnen de gestelde kaders en afspraken en globale aanwijzingen.

• Juiste en tijdige uitgevoerde behandeling van (post)stukken, documentatie en het beheer van de (project)archieven binnen de gestelde richtlijnen zodat de post tijdig afgehandeld is en er een juist en inzichtelijk (project) archief is.

• Juiste en tijdige voorbereide en uitgevoerde ondersteuning activiteiten m.b.t. te houden vergaderingen, presentaties en besluitvorming teneinde een goed verloop van de activiteiten en besluitvorming mogelijk te maken.

• Geleverde uitgevoerde (personele) administratieve ondersteuning binnen de onderafdeling zodanig dat de administratieve processen ondersteund worden.

• Gerealiseerde opbouw en onderhoud van functionele contacten en samenwerking teneinde de actuele ontwikkelingen in het werkgebied te volgen en de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden te waarborgen.

• Het beheren van gereedschap, controleren of materialen nog gekeurd zijn, het opsturen van reparaties, het bijhouden van voorraden in de kasten, het ophalen van bestellingen en het uitgeven van gereedschap en ander materieel.

• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een correcte archivering en documentatie.

Functie-eisen:
Kennis van Digicall is een pré.
Je bent fulltime beschikbaar voor de genoemde periode, en flexibel qua werktijden
BHV is een pré

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.