De Assistant Front Office Manager is mede verantwoordelijk voor het coördineren en optimaliseren van de dagelijkse werkzaamheden aan de receptie, en fungeert als rechterhand van de Front Office Manager. In deze rol zorgt de assistent-manager ervoor dat de servicekwaliteit hoog blijft, wat bijdraagt aan een persoonlijke en gastgerichte ervaring. Als aanspreekpunt voor zowel gasten als het team, waarborgt de Assistant Front Office Manager een vlotte, efficiënte en gastvrije werking van de front office.
Dagelijkse werkzaamheden
Operationele taken
Mede verantwoordelijk voor de voortgang van collega’s door constante on-the-job trainingen
Mede-verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe collega’s
Toezicht houden op het controleren van no-shows en late annuleringen
Controleren van de netheid en orde in de lobby en desk
Behandelen van inkomende gastmail/reserveringen en collega’s hierbij begeleiden
Conciërge gerelateerde taken uitvoeren en medewerkers hierin faciliteren.
Verantwoordelijk voor correcte billing en dagelijkse cashflow
Administratie en communicatie
Mede- verantwoordelijkheid voor de aankomstlijst
Overdragen van belangrijke informatie aan de juiste collega’s
Briefing begeleiden met de ochtend/avondploeg
Verantwoordelijkheid voor de VIP/RG lijst en het correct uitdragen hiervan
Contact houden met de nachtreceptionisten en het rooster
Mede verantwoordelijk voor het rooster
Projecten
Implementeren van verbeteringen in het gastcontact en serviceprocessen
Meedenken aan en het uitbreiden van het VIP beleid en werkwijze
Initiëren van kwaliteitsverbeteringsprojecten in samenwerking met andere afdelingen
Teamwerk en samenwerking
Nauw samenwerken met F&B en housekeeping voor een optimale gastbeleving
Regelmatige communicatie met andere afdelingen voor coördinatie van taken en het oplossen van problemen
Vereiste werkervaring in een hotelomgeving, bij voorkeur in een vergelijkbare rol.
Uitstekende communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en in het Engels.
Ervaring met computerwerkzaamheden en pos systemen zoals Mews en Lightspeed is een pré.
Stressbestendig zijn en effectief kunnen handelen tijdens onverwachte situaties.
Sterk probleemoplossend vermogen.
Goede organisatievaardigheden en aandacht voor detail.
Uitstekende gastvrijheidsinstelling.
Specifieke opleidingen in hospitality management zijn een pré.
De functie vereist flexibiliteit in werkdagen en in werktijden. Weekenden en feestdagen vallen hier ook onder, dit is afhankelijk van de behoeften van de operatie.
Werktijden
Ochtenddiensten: 07:00 – 15:30
Avonddiensten: 14:30 – 23:00 (zaterdag en zondag 15:00 – 23:30)
Tussendiensten: 11.30 – 20:00
Werkomgeving is aan de receptie balie / lobby en hotel.