Functieomschrijving
Een baan met variatie: van secretarieel werk en organiserende taken tot communicatie en administratie. Dat is waar jij van houdt. In deze functie komt dit allemaal samen. Binnen het ministerie Infrastructuur en Waterstaat ondersteun je de directie Algemeen Strategisch Advies. Zo doe je werk dat bij je past én draag je bij aan een veilige, leefbare én bereikbare leefomgeving. Hoe? Lees snel verder!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Als ondersteuner van de directie Algemeen Strategisch Advies (ASA) bied jij ondersteuning aan de medewerkers van onze directie. Dit doe je vanuit Den Haag en soms ook vanuit huis. Het is een rol met veel variatie in het takenpakket:
- je beheert telefoontjes, e-mails en post en reageert op een vriendelijke en tijdige manier
- je werkt aan intranetpagina's en helpt met het gebruik van het document management systeem Content Manager waarin je onder andere nota's doorzet
- je organiseert bijeenkomsten, regelt vergaderlocaties, catering en beheert bezoekersregistraties
- simpele opdrachtbrieven stel je zelfstandig op en ook het actueel houden van (werk)handleidingen behoort tot jouw taken
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij gaat voor het bieden van de optimale ondersteuning. De directie ASA ondersteun jij dan ook met plezier in gevoelige ambtelijke en politieke contexten. Het vertrouwelijk omgaan met informatie en nauwkeurig werken is daarbij voor jou een vanzelfsprekendheid. Spelling en grammatica controleer je altijd zorgvuldig in nota's, bijvoorbeeld voor de secretaris-generaal. Samen met collega's zorg jij dat het secretariaat soepel verloopt. Je springt in wanneer de managementondersteuner afwezig is. Je verzamelt gegevens en informatie die nodig zijn voor de organisatie en besluitvorming van de directie en stelt hiervoor overzichten en indien gevraagd verslagen op.
Naast deze secretariële ondersteunende taken haal jij voldoening uit het perfect organiseren van bijeenkomsten, masterclasses of jaarsessies voor het ministerie. Het is jouw tweede natuur om aan alle details rondom dit soort bijeenkomsten te denken: van financiën, het aanmelden van bezoekers, de deelnemerslijsten tot het ondersteunen zelf tijdens de bijeenkomsten. Dit betekent dat je veel contact hebt met onze inhoudelijke partners, zowel intern als extern en ook met directe collega's.
Tenslotte haal jij je voldoening uit het onderhouden van ons intranet: Plein IenW. Op deze online omgeving hebben wij verschillende pagina's. Deze pagina's gebruik jij om onze collega's te informeren over inhoudelijke onderwerpen, kennis te delen en te enthousiasmeren voor bijvoorbeeld evenementen.
Is jouw interesse gewekt? Solliciteer direct!
Of wil je meer inhoudelijke informatie over de functie of onze organisatie? Neem dan contact op met Erik Schmieman, plaatsvervangend directeur, via 06-15369337. Hij staat je graag te woord!
Functie-eisen
- bij voorkeur heb je al enige jaren ervaring in een soortgelijke functie met vergelijkbare ondersteunende werkzaamheden
- je zoekt samen met de klant naar de best passende oplossingen
- je zoekt de samenwerking op en stemt daarbij het eigen werk af op anderen
- je legt en onderhoudt contacten met voor de eigen functie relevante personen en organisaties
- je kunt gemakkelijk schakelen tussen onderwerpen of taken
Je herkent je in de volgende eigenschappen
- je werkt graag zelfstandig én samen met collega's, en bent in staat snel een goed netwerk op te bouwen
- je hebt een flexibele houding en kunt dan ook omgaan met veranderende eisen en deadlines
- je zoekt samen met anderen naar de best passende oplossingen
- je legt en onderhoudt contacten met voor de eigen functie relevante personen en organisaties
- je kunt gemakkelijk schakelen tussen onderwerpen of taken
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €2.902 - Max. €3.896 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.
Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
- bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
- om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
- het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Een assessment en het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
€2.902 - €3.896