Gesloten tijdelijk werk vacatures Arnhem

Als Projectsecretaris ben jij de spin in het web binnen onze projectorganisatie (projectbureau i.o.). Je werkt nauw samen met regisseurs ruimtelijke ontwikkeling, projectleiders openbare ruimte, beleidsadviseurs en vakspecialisten. Samen realiseren jullie projecten in de fysieke leefomgeving, zoals gebiedsontwikkelingen, infrastructurele werken en projecten in de openbare ruimte. Jij zorgt ervoor dat de administratieve, organisatorische en financiële processen soepel verlopen en dat er overzicht en structuur is binnen elk project.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
•Ondersteunen van regisseurs, projectleiders en adviseurs bij de planning, organisatie en uitvoering van projecten;•Zorgdragen voor het opstellen, actualiseren en bewaken van projectplannen, actielijsten en (financiële) voortgangsrapportages;•Organiseren en notuleren van project overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten, voorbereiden van besluitvorming en opvolgen van acties;
•Beheren van projectdossiers en zorgen voor overzichtelijke, toegankelijke documentatie (digitaal en fysiek);
•Verantwoordelijk voor interne en externe communicatie, zoals nieuwsbrieven, updates en presentaties;
•Ondersteunen bij inkoopprocedures, aanbestedingen, contractbeheer en subsidieaanvragen;
•Signaleren van knelpunten en kansen in de uitvoering en hierover adviseren;
•Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s en externe partijen binnen de projecten.

Jij brengt structuur, overzicht en continuïteit – en maakt zo het verschil in onze projecten.

De gemeente Neder-Betuwe bestaat uit drie afdelingen: Fysieke Pijler, Sociale Pijler en Bedrijfsvoering en een beperkte stafeenheid.
De Fysieke Pijler bestaat uit vier teams. Hierin zijn alle projectmatige- en procesmatige werkzaamheden binnen het fysiek-ruimtelijke domein gepositioneerd: van strategische advisering en ontwikkeling via realisatie naar beheer en onderhoud. Het betreft de teams Ruimtelijke Ontwikkeling, Civiel, Gebouwenbeheer en Vergunningverlening, toezicht en handhaving APV en BW (VTH).
De projectsecretaris is de organisatorische spil binnen de gehele keten van projectmatig werken en wordt geplaatst binnen de Fysieke pijler. De totale omvang van de afdeling bedraagt circa 65 fte (ruim 85 medewerkers, inclusief tijdelijk medewerkers). De lijnen zijn kort en er is veel betrokkenheid tussen de collega’s.