Gesloten management vacatures Amsterdam

Als ervaren en proactieve directiesecretaresse met sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden lever je een belangrijke bijdrage aan een organisatie die integrale zorg verleent aan circa 400 bewoners. Je ondersteunt de directie optimaal door agenda’s te regelen, vergaderingen te coördineren en te zorgen dat processen vlekkeloos verlopen. Met jouw energieke en gestructureerde werkwijze ben je een onmisbare kracht die alles in goede banen leidt.

In deze veelzijdige functie ondersteun je twee directieleden van Lang Verblijf (LV): de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Zorg. Je beweegt soepel mee in de dynamiek van de zorg, schakelt snel en houdt overzicht in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. De functie vraagt om vertrouwelijkheid, proactief handelen en strategisch inzicht, omdat je nauw samenwerkt met de top van de organisatie en verder gaat dan regulier secretaressewerk. Je zorgt ervoor dat agenda’s kloppen, communicatie soepel verloopt en de directie zich volledig kan richten op strategische taken.

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Complex agendabeheer en proactieve planning.
• Mailboxmanagement: je leest mee, denkt vooruit, signaleert wat belangrijk is en ontlast waar mogelijk.
• Het plannen, voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten voor de directie en management Lang Verblijf.
• Het bewaken van deadlines, besluiten en actiepunten en het rapporteren hierover aan de directie.
• Het opstellen en uitwerken van verslagen, rapporten, beleidsnotities en presentaties.
• Het optreden als contactpersoon en brug tussen de directie en interne medezeggenschapsorganen (zoals de ondernemingsraad en cliëntenraad) en externe partijen, zoals zorgkantoor en adviesbureaus.
• Het coördineren en ondersteunen van projecten en onderzoeken, waaronder het cliëntenervaringsonderzoek.
• Het bijdragen aan beleidsvoorbereiding, inclusief het schrijven en redigeren van (beleids)stukken en teksten.
• Het zorgdragen voor een geordend digitaal archief en vertrouwelijk documentbeheer.
• Het optimaliseren van interne processen, signaleren van knelpunten en actief meedenken over oplossingen.

Daarnaast vervul je een signalerende en adviserende rol richting de directie en het management. Indien nodig geef je functioneel leiding aan medewerkers of externen die meewerken aan projecten. Je bent hierbij niet alleen de rechterhand van de directie, maar ook een zichtbaar boegbeeld dat bijdraagt aan een professionele en prettige werkomgeving.

Jij bent een energiek en open persoon die goed kan samenwerken en tegelijkertijd zelfstandig kan werken. Je combineert zakelijkheid met inlevingsvermogen en hebt oog voor de belangen van anderen, zowel binnen als buiten de organisatie. Met jouw ondernemende instelling, zorgvuldigheid en sterke sociale vaardigheden zorg je ervoor dat vergaderingen, acties en dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je krijgt energie van regelen, organiseren en verbinden, en je houdt van structuur zonder de dynamiek uit het oog te verliezen. Je bent professioneel, representatief en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.

Wat breng je mee?

• Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in een administratieve of managementondersteunende richting.
• Je hebt enkele jaren relevante werkervaring, bij voorkeur binnen de zorgsector of een vergelijkbare omgeving.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt goede sociale en contactuele vaardigheden en kunt effectief communiceren met verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie.
• Je werkt proactief, stelt prioriteiten en kunt meerdere taken tegelijk managen.
• Je bent flexibel, stressbestendig, tactvol en integer.
• Je hebt ruime ervaring met het MS Office-pakket en raakt snel vertrouwd met nieuwe systemen en procedures.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Werkdagen en werktijden worden in overleg bepaald. Incidenteel thuiswerken is mogelijk.

In deze functie werk je nauw samen met een collega directiesecretaresse, samen vormen jullie een hecht duo en het secretariaat van Lang Verblijf. Jullie verdelen de werkzaamheden en ondersteunen de twee directieleden, waarbij jullie zorgen dat alle processen soepel verlopen. Daarnaast heb je veel contact met de secretariaten van de Raad van Bestuur, Klinische Zorg en Ondersteunende Diensten, en werk je regelmatig samen met de stafadviseurs Lang Verblijf en adviseurs van HR en Communicatie. Binnen dit team zoeken jullie elkaar proactief op, stemmen jullie werkzaamheden goed af en is samenwerken met plezier een belangrijk onderdeel van het dagelijks werken.

• Afhankelijk van opleiding en ervaring ontvang je maximaal € 4177,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek overeenkomstig FWG schaal 45.
• Volgens de CAO-loonsverhogingen van 2025 volgt er een gegarandeerde verhoging van 2% per 1 februari en 1 augustus 2026.
• Vakantietoeslag en eindejaarsuitkering van elk 8,33%.
• In eerste instantie is een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar van toepassing, met na dat jaar de intentie tot een vast dienstverband.
• Het betreft een contract van 24-28 uur per week.
• Pensioenopbouw bij het Pensioenfonds Zorg en Welzijn en aantrekkelijke extra regelingen zoals een sport- en fietsplan.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en scholing, met name op het gebied van epilepsie. Trainingen kun je volgen wanneer je maar wilt via GoodHabitz.
• De arbeidsvoorwaarden zijn conform CAO Ziekenhuizen.

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Wil jij jouw secretariële expertise inzetten in een betekenisvolle omgeving, waar vernieuwing en zorgkwaliteit hand in hand gaan? Solliciteer via de sollicitatieknop

Wil je eerst meer informatie? Dat kan altijd. Neem contact op met:

• Martin Slaager directeur bedrijfsvoering 06 - 53 17 9171 | mslaager@sein.nl
• Erna Poldirectiesecretaresse06 - 82 55 3473| epol@sein.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!