Officemanager

Halt zoekt per zo snel mogelijk een doortastende duizendpoot die stevig in zijn/haar schoenen staat voor de functie van  
 

Met jouw ondersteuning bij -  en coördinatie van facilitaire zaken, office management en het secretariaat ontzorg je medewerkers en management. Zo draag je bij aan de kerntaak van Halt: een kansrijke toekomst voor alle jongeren door fouten te voorkomen, ervan te leren en deze recht te zetten. 

Halt werkt landelijk met resultaatverantwoordelijke teams in vier regio’s, er zijn vier backoffices en een landelijk kantoor waar de staf en bedrijfsvoeringsdiensten zijn gehuisvest. Het merendeel van de medewerkers is - zonder coronavirus maatregelen - veel onderweg en voert gesprekken op satellietlocaties, bij ketenpartners en soms ook op de backoffices. In die dynamische omstandigheden is het jouw taak ervoor te zorgen dat huisvesting en werkplekken in orde zijn en alle medewerkers op het juiste moment over de juiste middelen en materialen kunnen beschikken. Je draait daarbij je hand ook niet om voor een project als een verhuizing of kleine verbouwing en het beheer van de verzekeringsportefeuille. En in een onvoorziene situatie zoals die zich bijvoorbeeld nu voordoet, speel je natuurlijk een belangrijke rol om de 1,5 meter maatschappij naar onze werkplekken te vertalen. 

Kortom, je bent een spilfiguur de organisatie. Je hebt een signalerende, beleidsvoorbereidende en uitvoerende rol. Je leert een heleboel mensen kennen want je legt actief verbinding met medewerkers, zorgt ervoor dat je weet wat nodig is en wat knelt en werkt samen met de backoffices, de medewerkers van het secretariaat, regiomanagers en de bedrijfsvoering om dat op te lossen. Je coördineert de secretariële ondersteuning op het landelijk kantoor (Utrecht) en je ondersteunt de bestuurssecretaris op diverse werkgebieden.
 
Resultaatgebieden

• Beleid is voorbereid, gecoördineerd en uitgevoerd zodat medewerkers ongestoord en optimaal gebruik kunnen maken van faciliteiten (gebouw, inventaris en kantoorartikelen).
• Informatie, rapportage, advies en ondersteuning wordt verstrekt, zodat zowel interne als externe belanghebbenden op tijd voorzien zijn van volledige, relevante en correcte informatie en continuïteit geborgd wordt.
• Activiteiten zijn projectmatig gecoördineerd en gerealiseerd, zodat werkzaamheden door intern en extern betrokkenen tijdig en conform kwalitatieve en kwantitatieve normen (waaronder budget) worden uitgevoerd en betrokkenen tijdig en voldoende zijn.
• Beleidsuitvoering en werkprocessen (op gebied van facilitaire zaken, office management en secretariële ondersteuning) zijn getoetst en geëvalueerd en van verbetervoorstellen voorzien, zodat de kwaliteit geborgd wordt en verbeteringen of aanpassingen kunnen worden doorgevoerd.

Plaats in de organisatie
Je valt hiërarchisch onder de directeur bestuurder, functioneel wordt je aangestuurd door de bestuurssecretaris. Je geeft functioneel leiding aan de secretarieel medewerkers en in voorkomende projecten kun je functioneel leidinggeven aan (in- en externe) projectleden. 
 
Functie-eisen

• Hbo-opgeleid op een relevant vakgebied, bijvoorbeeld facility management
• Actuele kennis van wet- en regelgeving, trends en ontwikkelingen in het vakgebied
• Aantoonbaar minimaal drie jaar ervaring in een soortgelijke functie
• Goed ontwikkelde plan, proces- en projectmatige vaardigheden
• Minimaal drie jaar ervaring met aansturen / leidinggeven
• Het is een pré als je organisatie en werkwijze van netwerkpartners zoals politie, justitie, onderwijs, instanties voor jeugdhulpverlening en gemeenten kent
• Je bent oplossingsgericht en doortastend
• Je bent een sterke gesprekspartner met overtuigingskracht en oog voor de relatie
• Resultaatgericht samenwerken, zelfreflectie en feedback geven en ontvangen zijn vanzelfsprekend in je werkwijze.

Competenties
Klantgericht, kwaliteitsgericht, analytisch, resultaatgericht, stressbestendig, vasthoudend.

Arbeidsvoorwaarden
Werken bij Halt betekent werken bij een organisatie die maatschappelijke waarde toevoegt, en zich juist daarom ondernemend en ambitieus opstelt. Je werkt met gedreven en betrokken professionals in een omgeving waar samenwerking en ruimte voor eigen initiatief hoog in het vaandel staan.
Arbeidsvoorwaarden zijn conform Cao Sociaal Werk. De functie van officemanager is ingeschaald in schaal 8. Aanstelling voor de duur van een jaar, met intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd.