Vacatures coördinator Zaanstad

hhi 970. Gemeente Haarlemmermeer

Opdrachtomschrijving

De gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een stevige Kwartiermaker in de functie van Teammanager voor het verder professionaliseren van portfoliomanagement in het fysiek domein.

We zijn een ambitieuze gemeente met een grote ruimtelijke opgave. Als gevolg van de groeiopgave (20.000 woningen tot 2040) is het projectenvolume in de afgelopen jaren enorm toegenomen, net als de strategische risico's en complexiteit. Het tijdig en juist inzetten van de benodigde medewerkers die kunnen meebouwen aan de geprioriteerde initiatieven en projecten, is een uitdaging. Dat vraagt om uniform, 'up to date' en professioneel portfoliomanagement. 

Om ons portfoliomanagement in het fysieke domein verder te professionaliseren zetten we in op verbreding en versterking van (bestuurlijke) prioritering, capaciteitsprognose, projectbeheersing en projectcontrol. Dit zijn samenhangende ontwikkelrichtingen waarvoor een integrale kijk en een coherente aanpak noodzakelijk zijn. Voor deze opgave is een team nodig dat zich hier helemaal op kan gaan richten. Als Kwartiermaker/Teammanager bouw jij dit team op en stuur jij zowel jouw medewerkers als de inhoudelijke opgave aan.

We hebben al veel stappen gezet in het opstarten van portfoliomanagement in het fysieke domein bij Haarlemmermeer. Zo zijn we gestart met een nieuwe overlegstructuur en een methode voor strategische en tactische besluitvorming. Ook zijn diverse hierbij behorende rollen geworven, zoals Projectcontrollers (bij ons cluster Financiën), een Portefeuillemanager onderwijshuisvesting (bij ons cluster Grond en Vastgoedzaken), een Programmamanager strategische aanpak mobiliteit (bij ons cluster Ruimte, Economie en Duurzaamheid) en een Portfoliomanager (bij ons cluster Projecten). Nu is het zaak om deze bouwstenen te verbinden, te integreren en verder te ontwikkelen tot een uniforme, ondersteunende structuur voor portfoliomanagement in het fysiek domein. Op dit moment werven we ook een Senior Adviseur Portfoliomanagement om samen met jou deze opgave op te pakken en in te vullen.

De opgave

Als Kwartiermaker/Teamanager Portfoliomanagement ben je aanjager van een meervoudige ontwikkel- en veranderopgave. Je gaat aan de slag met de instrumenten, systemen en processen (werkwijzen), met gedrag, samenwerking en professionaliteit (cultuur) en leiderschap (sturing). Je bent een linking-pin tussen jouw team en de clusters in het ruimtelijk domein en zoekt nadrukkelijk de verbinding. Uiteraard krijg je hier ook de nodige ondersteuning bij vanuit onze adviseurs bij cluster Human Resource Management.

In algemene zin ben je als Kwartiermaker/Teammanager verantwoordelijk voor de volgende aspecten:

• De opzet, inrichting en implementatie van portfoliomanagement, capaciteitsprognose en projectbeheersing. Daarbij heb je oog voor de ontwikkeling van de daarvoor benodigde uniforme en gemeenschappelijke systemen, processen, instrumenten en werkwijzen.
• Het samen met de andere managers en directie stimuleren van een (cultuur)verandering naar meer gemeenschappelijk en samenhangend denken en doen in het fysieke domein. Dit vraagt aandacht voor (nieuwe vormen van) gedrag, leiderschap, aansturing en governance.
• Het vormgeven van en leidinggeven aan het nieuwe team portfoliomanagement. Dit betekent structuur aanbrengen, teamontwikkeling en profilering. Denk onder andere aan een (deels nog nieuw te werven) (senior) Adviseur portfoliomanagement, Projectplanner, Resourceplanner, Projectbeheerser en Bedrijfsvoeringadviseur. Ook hebben we enkele IT- en data-rollen voor ogen. In totaal geef je leiding aan circa 6 tot 10 fte. Onderdeel van jouw opdracht is om de meer precieze samenstelling van het nieuwe team te bepalen.
• Structurele borging. Na de Kwartiermakersfase is het belangrijk om te komen tot een beheerfase. Daarom zie jij toe op een zorgvuldige overgang naar en structurele integratie en borging van de nieuwe werkwijzen, systemen, functies en middelen in de lijnorganisatie.  

Een meer concrete opdrachtomschrijving in termen van doelen, aanpak, mensen, resultaten en producten is onderdeel van de Kwartiermakersopdracht. Daarvoor ben jij als Kwartiermaker aan zet, in samenspraak met de ambtelijk opdrachtgever en een (nog te werven) Senior Adviseur Portfoliomanagement. Deze werving verloopt gelijktijdig met deze uitvraag.

Het is onze ambitie dat jij na de Kwartiermakerfase als Teammanager van het gevormde team aanblijft. Dat is echter nog afhankelijk van de definitieve inrichting van het team in de beheerfase. De Kwartiermakersfase loopt tot begin 2026. Het college van B&W heeft de wens uitgesproken om bij de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 goed inzicht te willen hebben in het bestaande portfolio en de bijbehorende gegevens over capaciteit, planning en middelen. Dat geeft immers de handvatten om uiteindelijk tot bestuurlijke keuzes en prioritering te komen.

In de beheerfase is het belangrijk om de bestuurlijke besluitvorming te blijven ondersteunen met advies en actuele informatie over het portfolio. We gaan te zijner tijd graag met jou in gesprek hoe het profiel voor de Teammanager van de beoogde beheerorganisatie er uit ziet.

Kandidaatomschrijving

Van de Kwartiermaker/Teammanager verwachten we iemand:

• die wordt gezien als een bevlogen en resultaatgerichte leidinggevende die in staat is om de benodigde (team)ontwikkeling vorm te geven en medewerkers te begeleiden in de (verander)opgave;
• met ruime veranderkundige kennis en ervaring op het gebied van integrale samenwerking, alsook de ontwikkeling en professionalisering van de daarbij behorende processen;
• met kennis en ervaring op het gebied van het organiseren en inzetten van portfoliomanagement en integrale (capaciteit)prognoses;
• die een planmatige- en resultaatgerichte aanpak kan combineren met procesmatige- en leerinterventies;
• die meervoudig kan kijken en continu weet te schakelen op en tussen verschillende niveaus in de organisatie;
• die politiek- en organisatiesensitief is (weten wie je wanneer moet betrekken, wanneer je moet escaleren), communicatief sterk is en een energie heeft die aanstekelijk is.

Interviewplanning

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 22, op dinsdag 27 mei 2025. Aan kandidaten wordt vriendelijk verzocht bij inschrijving deze datum vrij te houden. De exacte tijdstippen worden na de selectie doorgegeven.

Toelichting op rooster

Voldoet aan de gevraagde inzet van 36 uur per week. Is flexibel ten aanzien van werktijden (eventueel uren buiten kantoortijden).

Eisen

Opleiding

De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, een relevante HBO of universitaire opleiding afgerond, bijvoorbeeld op het gebied van Veranderkunde, Organisatiewetenschappen of Bestuurskunde.

Werkervaring

De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring met organisatie-verandervraagstukken binnen de overheid, bijvoorbeeld in de rol van Kwartiermaker of Teammanager.

Motivatiebrief

De motivatiebrief heeft ten minste de helft van de score (10 van de 20) gekregen in de beoordeling door de toetsingscommissie.

Gunningscriteria

Weging prijsdeel:15 %

Motivatiebrief

Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

• Waarom wil je werken bij de gemeente Haarlemmermeer?
• Waarom spreekt de functie je aan?
• Waarom denk je geschikt te zijn voor deze functie?
• Hoe bewerkstellig je een verandering naar gemeenschappelijk en samenhangend denken?
• Heldere schrijfstijl;
• Mate van overtuigingskracht. 

Weging:20 %

Werkervaring portfoliomanagement

De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring als kwartiermaker, lijnmanager of coördinator op het gebied van portfoliomanagement.

• 1-4 jaar (5 %)
• 5-7 jaar (8 %)
• Minimaal 8 jaar (10 %)

Weging:10 %

Ervaring aansturing medewerkers portfoliosysteem

De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ervaring met het aansturen van een team dat een portfoliosysteem of -dashboard moet implementeren en gebruiken. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de trajecten in het CV.

• 1-3 jaar (5 %)
• 4-7 jaar (8 %)
• Minimaal 8 jaar (10 %)

Weging:10 %

Werkervaring vormgeven nieuw team

De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, veranderkundige ervaring met het vormgeven van en bouwen aan een nieuw team. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de trajecten in het CV.

• 1-5 jaar (5 %)
• 6-9 jaar (8 %)
• Minimaal 10 jaar (10 %)

Weging:10 %

Werkervaring ruimtelijk/fysiek domein gemeentelijke overheid

De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ervaring met het ruimtelijke/fysieke domein van een gemeentelijke overheid. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de werkzaamheden/functie in het CV.

• 1-3 jaar (5 %)
• 4-6 jaar (8 %)
• Minimaal 7 jaar (10 %)

Weging:10 %

Interview

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

• Mate van bevlogenheid en resultaatgerichtheid om veranderingen op gang te brengen;
• Manier van vormgeven en leidinggeven aan een nieuw medewerkersteam portfoliomanagement;
• Mate van kennis van dashboards of andere IT-oplossingen voor portfoliomanagement;
• Mate van aansluiting/ match met het team;
• Houding en gedrag;
• Flexibiliteit.

Weging:25 %

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen:

• 1. De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, een relevante HBO of universitaire opleiding afgerond, bijvoorbeeld op het gebied van Veranderkunde, Organisatiewetenschappen of Bestuurskunde.
  2. De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring met organisatie-verandervraagstukken binnen de overheid, bijvoorbeeld in de rol van Kwartiermaker of Teammanager.

  3. Bij deze opdracht wordt om een motivatiebrief gevraagd. Deze weegt mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze motivatiebrief wordt beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria.

     • Waarom wil je werken bij de gemeente Haarlemmermeer?
     • Waarom spreekt de functie je aan?
     • Waarom denk je geschikt te zijn voor deze functie?
     • Hoe bewerkstellig je een verandering naar gemeenschappelijk en samenhangend denken?
     • Heldere schrijfstijl;
     • Mate van overtuigingskracht. 
  4. De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, werkervaring als kwartiermaker, lijnmanager of coördinator op het gebied van portfoliomanagement.
  5. De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ervaring met het aansturen van een team dat een portfoliosysteem of -dashboard moet implementeren en gebruiken. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de trajecten in het CV.
  6. De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, veranderkundige ervaring met het vormgeven van en bouwen aan een nieuw team. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de trajecten in het CV.
  7. De kandidaat heeft, op CV aantoonbaar, ervaring met het ruimtelijke/fysieke domein van een gemeentelijke overheid. Benoem de opdrachtgever(s)/ werkgever(s), het aantal jaar werkervaring en de werkzaamheden/functie in het CV.
  8. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  9. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.